Literaturverwaltung für unterwegs: Zotero auf dem iPad nutzen

In diesem Beitrag erfolgt ein kurzer Überblick über die Einrichtung und Verwendung des Literaturverwaltungsprogramms Zotero auf dem iPad. Für den Beitrag wurde auf die App in der Version 1.0.24 zurückgegriffen. Zotero bietet seit März 2022 eine iOS-App an. Am Rande haben wir über diese auch in den Beiträgen Einstieg in die Literaturverwaltung – Zotero in 7 Schritten und der Monatsnotiz April/Mai 2021 berichtet. Um Zotero mit dem iPad nutzen zu können, muss die App aus dem App Store heruntergeladen werden.

Der Text ist in sechs Abschnitte untergliedert:

1. Erster Start der App

Wird die App nach dem Download gestartet, kann entweder ein Log-in erfolgen oder ein neues Zotero-Konto erstellt werden:

Wählen Sie „Sign In“ um sich anzumelden, wenn Sie bereits ein Konto haben, das Sie nutzen möchten. Registrieren Sie sich über „Sign Up“, wenn Sie ein neues Zotero-Konto erstellen möchten. Achten Sie darauf, eine E-Mail-Adresse zu verwenden, auf die Sie zugreifen können, da nach Abschluss der Anmeldung eine Verifizierung erforderlich ist.

2. Oberfläche der App

Sobald Sie eingeloggt sind, sehen Sie Ihre in Zotero angelegten Ordner wie gewohnt auf der linken Seite des Bildschirms:

Auf der rechten Seite finden Sie die Anzeige Ihrer bisher gesammelten Literatur, darunter zum Beispiel Artikel:

Wenn Sie Zotero das erste Mal starten, werden Sie noch keine gespeicherten Artikel sehen.

3. Aufnahme von Literatur und Informationen in die Zotero-Datenbank

Dies können wir jedoch schnell ändern, indem wir uns die Aufnahme von Artikeln in unsere Zotero-Datenbank mithilfe des iPads anschauen. Öffnen Sie dazu einfach den Safari-Browser des iPads und rufen Sie einen Artikel auf, den Sie in Ihre Bibliothek überführen möchten. Für dieses Beispiel wird die Auswertung der Online-Umfrage zur Literaturverwaltung an der Technischen Universität Hamburg (TUHH) aufgerufen. Anschließend genügt ein Klick auf das „Teilen“-Symbol oben rechts im Browser.

Wir können jetzt das Zotero-Icon auswählen (1) und den Ordner wählen, in dem wir den ausgewählten Volltext speichern möchten (2). Das Speichern wird mit einem Klick auf „Save to Zotero“ bestätigt (3):

Sollte das Zotero-Symbol nicht aufgeführt werden, so klicken wir auf das „Mehr“-Symbol in der App-Liste, um aus einer erweiterten Liste die Zotero-App auszuwählen.

4. Überprüfung der Metadaten

Je nach Informationsquelle werden Metadaten gemeinsam mit dem Volltext geliefert. Überprüfen Sie, ob Zotero neben dem PDF auch relevante Informationen wie den Titel des Dokuments, Namen der Autor*innen oder zum Beispiel die URL der Quelle erfasst hat. Diese Überprüfung kann in der Zotero-Datenbank durch einen Klick auf das Symbol „I“ für Informationen umgesetzt werden. Hier lassen sich Metadaten auch manuell bearbeiten:

Falls kaum oder gar keine Metadaten angeliefert wurden, beispielsweise wenn ein PDF direkt aufgenommen wurde, gibt es verschiedene Möglichkeiten, die gewünschten Informationen ohne viel manuelle Handarbeit mit dem PDF in der eigenen Zotero-Bibliothek zu verbinden.

4.1 PDF einem Datenbankeintrag zuordnen

Ein Weg: In der App kann ein übergeordnetes Element erstellt werden. Dazu rufen wir die Webseite auf, die dem PDF übergeordnet ist. In unserem Beispiel im Beitrag ist dies die DOI (Digital Object Identifier) https://doi.org/10.15480/882.4281. Wie im Kapitel „Aufnahme von Artikeln in die Zotero-Datenbank“ beschrieben, kann nun das „Teilen“-Symbol verwendet werden. In unserer Datenbank wird ein Eintrag für die bibliografischen Informationen angelegt. Das allein stehende PDF kann dann mithilfe der gewohnten iPad-Gesten auf diesen Eintrag verschoben werden:

Metadaten hinzufügen
PDF-Volltext einem Eintrag zuordnen

4.2 Datenbankeintrag über Digital Object Identifier erstellen

Ein Datenbankeintrag können Sie aber, wie von der Desktop-Version von Zotero gewohnt, auch über Identifier wie eine DOI erstellen. Dazu wird auf das Symbol „+“ in der iOS-App getippt, „Add by Identifier“ ausgewählt und die entsprechende DOI in das aufpoppende Fenster eingegeben:

An dieser Stelle haben wir es geschafft: Mit Zotero für iOS haben wir einen Artikel erfolgreich in unsere Zotero-Bibliothek aufgenommen.

5. Arbeit in PDF-Volltexten

Öffnen wir einen heruntergeladenen PDF-Volltext in Zotero, so können wir diesen nicht nur lesen. Wie in der Desktop-Variante von Zotero können wir das jeweilige PDF mit Anmerkungen versehen. Dies ist zum einen über die Symbole der Werkzeugliste möglich, wo beispielsweise das Stift-Icon gewählt wird und eine Textstelle hervorgehoben werden kann:

Für iPad-Nutzer*innen aber besonders erfreulich: Sehr viele der gewohnten iPad-Gesten (Steuerelemente wie Tippen, Streichen, Scrollen und Zoomen) funktionieren auch innerhalb der Zotero-App. Selbst freihändiges Zeichnen und handschriftliche Notizen sind also möglich. Noch besser: Nicht nur alle bibliografischen Einträge, sondern auch alle Formen von Annotationen und Notizen werden quer über alle Geräte plattformunabhängig synchronisiert. Fachartikel, die also zum Beispiel auf einem iPad gelesen und annotiert wurden, lassen sich auf Windowsgeräten, Linux-Rechnern und macOS-Hardware einsehen und weiter bearbeiten und umgekehrt. Einzige Voraussetzung ist, dass die Datei- und Daten-Synchronisierung auf allen Geräten mit den identischen Informationen eingerichtet wurde:

  • Vergleichsbild Synchronisation
  • Handschriftliche Notizen im PDF

Im Beitrag Mehr Speicher für Literaturverwaltung: Zotero mit der TUHH-Cloud verbinden ist die Einrichtung des Synchronisationsfeatures von Zotero Schritt für Schritt erklärt.

6. Fazit

Manchmal bietet es sich für mich nicht an meinen Laptop mitzunehmen oder an meinem Desktop-Rechner zu arbeiten. Und da ich Zotero auf all meinen Arbeitsgeräten installiert habe und bibliografische Daten und PDFs recht konsequent in meiner Zotero-Datenbank speichere, habe ich fast jederzeit Zugriff auf meine gesamte Datenbank, unabhängig davon, welches Gerät ich gerade bei mir habe. Wenn ich also zum Beispiel nur mit meinem iPad zu einer Veranstaltung gehe, habe ich dennoch meine gesamte Zotero-Datenbank dabei. Hilfreich sind zudem neue Funktionen der App wie „Scan Barcode“, mit der nach einem Klick auf „+“ bspw. mühelos physische Bücher gescannt und in Zotero gespeichert werden können.

Auch für Bus und Bahn ist die Zotero-App ideal. Wenn ich einen interessanten Text auf dem Smartphone anlese, landet dieser auf Wunsch mit wenigen Handgriffen in Sekunden auf meinen anderen Geräten. Kein umständliches bzw. unübersichtliches Hin- und Herschicken von Links und Texten per E-Mail mehr. Und was wirklich cool ist: Alle Notizen oder Anmerkungen, die ich in einem PDF-Volltext unterbringe, werden ebenfalls automatisch mit meinen anderen Geräten synchronisiert. Egal ob getippt oder handgeschrieben.

Mit der Ergänzung der Zotero-Desktop-Version um Tablet- und Smartphone-Apps sind Aufbau und Nutzung einer gut organisierten Literaturdatenbank einfacher geworden. Meiner Erfahrung nach eignet sich Zotero sehr zum Speichern bibliografischer Daten, dazugehörigen Anmerkungen sowie zum Teilen all dieser Informationen auf verschiedenen Geräten. Daher kann ich allen Interessierten nur empfehlen, das Zusammenspiel von Desktop- und Mobilanwendungen im Rahmen des wissenschaftlichen Arbeitens zumindest einmal auszuprobieren, um herauszufinden, ob es auch die eigene Arbeit und Organisation von Informationen erleichtert.


CC BY 4.0
Weiternutzung als OER ausdrücklich erlaubt: Dieses Werk und dessen Inhalte sind – sofern nicht anders angegeben – lizenziert unter CC BY 4.0. Nennung gemäß TULLU-Regel bitte wie folgt: Literaturverwaltung für unterwegs: Zotero auf dem iPad nutzen von Florian Hagen, Lizenz: CC BY 4.0. Der Beitrag und dazugehörige Materialien stehen auch im Markdownformat und als PDF zum Download zur Verfügung.
Zotero TU-Cloud

Mehr Speicher für Literaturverwaltung: Zotero mit der TUHH-Cloud verbinden

Zotero ist eine kostenlose Open-Source-Software zur Literaturverwaltung. (Wissenschaftliche) Literatur, Notizen, Zitate und weitere Informationen lassen sich so effizient sammeln, organisieren und verwalten. Zotero bietet auch die Möglichkeit, Zitate direkt in ein Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Word einzufügen sowie automatisch Bibliografien zu generieren. Verfügbar ist die Desktopanwendung für Windows-, macOS- und Linux-Betriebssysteme.

Im tub.torials-Blog sind zu Zotero bereits Beiträge zum Einstieg in das Programm, den Funktionen des Notizeneditors, zur Auswahl von Zitierstilen und der Verbindung mit KI-Anwendungen erschienen. In diesem Blogbeitrag geht es um die Verbindung von Zotero mit der TUHH-Cloud, um die Speicherkapazität für Dateianhänge wie PDFs zu erhöhen. Angeboten wird der Cloud-Dienst allen TU-Angehörigen vom Rechenzentrum der TUHH zur Erleichterung der Zusammenarbeit und dem Dateienaustausch.

Das Synchronisationsfeature von Zotero

Mit der Synchronisationsfunktion von Zotero ist es möglich, über ein persönliches Zotero-Konto von verschiedenen Computern, Smartphones oder Tablets auf die eigene Bibliothek zuzugreifen. Alle Änderungen, die an einer Stelle vorgenommen werden, werden automatisch auf alle synchronisierten Geräte übertragen. Dabei erfolgt eine Unterscheidung zwischen Datensynchronisation und Dateiensynchronisation.

A.) Datensynchronisation (Data Syncing)
Bei der Datensynchronisation werden Informationen wie Literaturverweise, Notizen, Links und weitere Metadaten synchronisiert. Dokumente, die jeweils an den Datensätzen hängen (Volltexte, Snapshots von Webseiten), werden nicht synchronisiert. Der Zotero-Speicher für die Datensynchronisierung wird grenzen- und kostenlos zur Verfügung gestellt.

B.) Dateiensynchronisierung (File Syncing)
Bei dieser Art der Synchronisierung werden die in unserer (lokalen) Bibliothek hinzugefügten Dateien (Volltexte, Snapshots) synchronisiert. Der Speicherbedarf ist höher als im Vergleich zur Datensynchronisierung. Zur Verfügung stehen allen Nutzer*innen für diese Form der Synchronisierung zunächst 300 MB Zotero-Speicher. Kostenpflichtig kann der Zotero-Speicher direkt bei Zotero individuell oder für Gruppen erweitert werden. Wer mehr Speicherplatz für die eigene Bibliothek benötigt, muss aber nicht zwangsweise auf kostenpflichtigen Speicher von Zotero zurückgreifen. Eine Alternative bietet sich durch die Nutzung von Cloud-Speichern über das WebDAV-Protokoll an. WebDAV steht für „Web-based Distributed Authoring and Versioning“ und ist ein Standard zur Datenbereitstellung im Internet.

TUHH-Cloud mit Zotero verbinden

Da die Cloud der TUHH (Nextcloud) das WebDAV-Protokoll unterstützt, können TU-Angehörige mit nur wenigen Schritten den eigenen Zotero-Speicher erweitern (Beschreibung der Arbeitsschritte basierend auf Zotero 6.0.27 für macOS):

  1. Um die Synchronisation zu aktivieren, müssen wir zuerst einen (kostenlosen) Zotero-Account einrichten: https://www.zotero.org/user/register
  2. Anschließend rufen wir die TU-Cloud auf: http://cloud.tuhh.de
  3. Dort erfolgt die Authentifizierung von TUHH-Angehörigen über Shibboleth.
  4. Um die Verbindung zwischen Zotero und TU-Cloud herzustellen, gehen wir zum Menüpunkt „Dateien-Einstellungen“ unten links. Dort finden wir die benötigte URL für die Verbindung. Um diese zu kopieren, klicken wir in die Adressleiste unter „WebDAV“, führen einen Rechtsklick aus und wählen „Kopieren“. Alternativ kopieren wir die Adresse mit dem Tastaturkürzel Strg+C (Windows) bzw. Command+C (macOS).

  1. Mit der zuvor kopierten URL in der Zwischenablage wechseln wir zu Zotero. Die Synchronisationseinstellungen erreichen wir, indem wir auf „Einstellungen“ klicken (bei macOS unter dem Menüpunkt „Zotero“ am oberen Bildschirmrand, in der Windowsvariante unter dem Menüpunkt „Bearbeiten“). Es öffnet sich ein Einstellungsfenster, in dem wir den Reiter „Sync“ auswählen müssen.

  1. Im Sync-Reiter, unter „Datei-Synchronisierung“, wählen wir im Aufklappmenü („Dateianhänge in Meine Bibliothek synchronisieren mit“) die Option „WebDAV“ aus. In das URL-Feld fügen wir die zuvor in der TU-Cloud kopierte Adresse ein (wie in Schritt 4 beschrieben):

Ein Screenshot mit ausgefüllten Feldern nach Auswahl von „WebDAV“ kann auch unter Schritt 9 eingesehen werden.

Falls bisher noch kein Zotero-Benutzerkonto mit der eigenen Zotero-Bibliothek verknüpft wurde, sollte dies nun unter „Daten-Synchronisierung“ weiter oben im Fenster nachgeholt werden (siehe auch Schritt 1).

  1. Bevor wir „Benutzername“ und „Passwort“ in den Sync-Einstellungen von Zotero eintragen können, sollten wir ein anwendungsspezifisches Passwort in der TUHH-Cloud für Zotero festlegen. Dies ist sinnvoll, da bei regelmäßigen Änderungen von Authentifizierungspasswörtern an Hochschulen und anderen Einrichtungen auch die Synchronisation zwischen Zotero und Cloud regelmäßig aktualisiert werden muss.
  2. Wenn ein anwendungsspezifisches Passwort eingerichtet werden soll, wechseln wir an dieser Stelle in die TU-Cloud. Andernfalls kann direkt zu Schritt 10 übergegangen werden. In der TUHH-Cloud klicken wir am rechten Bildschirmrand auf unseren Profilnamen und anschließend auf „Einstellungen“. Es öffnet sich eine neue Menüleiste am linken Bildschirmrand.

In der linken Menüleiste klicken wir auf „Sicherheit“ und scrollen im geöffneten Fenster runter zu „Geräte & Sitzungen“. Hier tragen wir „Zotero“ in „App-Name“ ein und lassen ein Passwort generieren. Dieses kopieren wir, klicken neben dem Passwort auf „Erledigt“ und wechseln zurück in die Desktopanwendung von Zotero.

  1. In Zotero müssen wir nun neben der bereits eingefügten URL auch „Benutzername“ und „Passwort“ (ggf. das Passwort, dass wir zuvor in der TU-Cloud generiert haben) eingeben.

  1. Mit einem Klick auf „Server prüfen“ überprüfen wir, ob die Einrichtung der Synchronisation funktioniert. In der Cloud wird automatisch der Unterordner „zotero“ angelegt, in dem fortan die synchronisierten Dateien abgelegt werden.
  2. Die Einrichtung der Synchronisation zwischen Zotero und der TUHH-Cloud wurde erfolgreich eingerichtet.

Bei Fragen zur Verwendung von Zotero und seiner Synchronisierungsfunktion wenden Sie sich gerne an das Team für Literaturverwaltung der Universitätsbibliothek der TUHH oder besuchen unsere offene Onlinesprechstunde freitags ab 09:00 Uhr.


CC BY 4.0
Weiternutzung als OER ausdrücklich erlaubt: Dieses Werk und dessen Inhalte sind – sofern nicht anders angegeben – lizenziert unter CC BY 4.0. Nennung gemäß TULLU-Regel bitte wie folgt: Mehr Speicher für Literaturverwaltung : Zotero mit der TU-Cloud verbinden von Florian Hagen, Lizenz: CC BY 4.0. Der Beitrag und dazugehörige Materialien stehen auch im Markdownformat und als PDF zum Download zur Verfügung.

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