Einstieg in die Literaturverwaltung und Wissensorganisation mit Citavi

In diesem tub.torials-Beitrag soll ein kurzer Einblick in das Literaturverwaltungsprogramm Citavi gegeben werden. Die Anwendung ist an der TUHH lizenziert und kann von Angehörigen der Hochschule kostenlos verwendet werden. Als gute Alternative, auch für Mac- und Linux-Nutzer:innen, bietet sich die Open-Source-Anwendung Zotero an. Diese wurde bereits im Beitrag Einstieg in die Literaturverwaltung – Zotero in 7 Schritten vorgestellt.

Warum nur ein kurzer Einblick? Citavi ist ein umfangreiches Programm mit vielen Funktionen und dieser Beitrag ist in erster Linie als Einstiegshilfe konzipiert. Es würde den Rahmen einer Einführung sprengen, wenn viele oder gar alle Feinheiten von Citavi vorgestellt werden. Weiterführende Informationen und Anleitungen für eine Vertiefung der Citavi-Kenntnisse finden sich daher ergänzend am Ende des Beitrags.

Gegliedert ist der Beitrag in fünf 5 Kapitel:

  • 1. Schreibprozess – was alles dazugehört
  • 2. Citavi, nicht nur zum Zitieren …
  • 3. Programmoberfläche
    • 3.1 Ein Projekt anlegen und neue Titel aufnehmen
    • 3.2 Mehrere Wege der Literaturaufnahme
    • 3.3 Recherche direkt in Citavi
    • 3.4 Arbeiten mit PDFs – Import und Markierung
    • 3.5 Die große Stärke: Wissensmanagement
    • 3.6 Zitate direkt in Citavi erstellen
    • 3.7 Zitate in Word erstellen
    • 3.8 Alles muss raus: Literatur veröffentlichen (Literaturliste)
    • 3.9 Alles eine Frage des Stils – Zitationsstil einstellen
  • 4. Empfehlung? Ja!
  • 5. Weitere Informationen

1. Schreibprozess – was alles dazugehört

Zur Einstimmung ein Blick auf das, was alles zum wissenschaftlichen Schreiben gehört und welche Ansprüche daraus an ein Literaturverwaltungsprogramm entstehen können:

Schreiben und was dazu gehört (Abbildung: Detlev Bieler, CC BY 4.0)

Natürlich beginnt das Schreiben im Kopf mit einer Idee, aus der dann ein Konzept entsteht. Es folgt die Suche nach Literatur und die Sammlung von in Frage kommenden Quellen. Idealerweise wird das Gefundene dabei sortiert sowie (vielleicht) gegliedert und in Kategorien eingeteilt. Dies kann nach Themen oder vielleicht schon nach möglichen Unterteilungen eines geplanten Textes (Kapitel) sein. Mit dem Lesen der gefundenen Literatur beginnt auch die Auswertung oder Bewertung, um festzustellen, ob diese für den geplanten eigenen Text geeignet ist und zitiert werden sollte.

Wahrscheinlich muss weitere Literatur recherchiert werden und die Suche wird erweitert. So können weitere Themen in den Fokus geraten, an die vielleicht vorher noch nicht gedacht wurde. Manches geht dabei aber vielleicht auch zu sehr ins Detail, so dass diese Texte zumindest für das aktuell geplante Schreibprojekt wieder ausgeschlossen werden.

Nun endlich kann aus der gefundenen Literatur mit Quellenbelegen zitiert werden. Schluss ist dann allerdings noch nicht. Wenn der Text steht, geht es vor der Veröffentlichung ans Redigieren. In dieser auch aufwendigen Schreibphase wird das Schreibprojekt in Ordnung gebracht, in dem bspw. inhaltliche und formale Fehler behoben werden. Auch Layoutanpassungen vor der Veröffentlichung bzw. Abgabe können hier noch erforderlich sein genau wie Gedanken für eine wiederauffindbare Archivierung.

Zum Prozess des wissenschaftlichen Schreibens gehört also weitaus mehr als nur die Formulierung von Texten. Für möglichst viele Einzelschritte ist es daher natürlich schön, wenn Software manuelle Tätigkeiten abnehmen bzw. optimieren kann. Genau hier kommt ein Literaturverwaltungsprogramm ins Spiel, das eben weitaus mehr als das bloße Sammeln von Quellen ermöglicht.

2. Citavi, nicht nur zum Zitieren …

Mit der Literaturverwaltungsanwendung Citavi lassen sich nicht nur Literaturquellen sammeln. Die folgende Abbildung zeigt einige weitere Funktionen:

Literaturverwaltungsanwendungen bieten mehr als Sammeln (Abbildung: Detlev Bieler, CC BY 4.0)

Die Optionen rund um Wissensmanagement von Citavi sind zusammengefasst umfangreich. In den folgenden Kapiteln sollen einige dieser Funktionen bei einem Blick auf die Programmoberfläche kennengelernt werden.

3. Programmoberfläche

Die folgende Abbildung zeigt das Startfenster von Citavi. Zur Veranschaulichung ist bereits ein Projekt angelegt, sodass in der linken Spalte die bisher gesammelte Literatur aufgelistet wird. Zum markierten Titel „Vom Bild zur Erkenntnis?“ wird im rechten, größeren Fenster in einer Detailansicht angezeigt. Hier sehen Sie die Titeldaten, können aber später auch selbst angefertigte Zitate zur Veröffentlichung aufrufen.

Programmoberfläche von Citavi (Screenshot „Programmoberfläche“, nicht unter freier Lizenz)

Oben über der linken Spalte können Sie zwischen drei Kategorien wählen:

  • Literatur (ist gerade aktiv),
  • Wissen,
  • Aufgaben.

Die Kategorie Wissen ist eine Besonderheit von Citavi und einer der größten Unterschiede zu anderen Literaturverwaltungsprogrammen. Hiermit können Sie Wissenselemente wie Zitate direkt und indirekt als Paraphrase sortiert sammeln. Auch für Gedanken, Kommentare und Bewertungen zu Ihren Quellen bietet sich hier Platz. Die dritte Kategorie Aufgaben ermöglicht das Anlegen von an Sie selbst gestellten Aufgaben, an die Sie dann mit vom Programm erinnert werden. Dies können z.B. Abgabetermine oder Aufgaben, die noch zu erledigen sind (u.a. Experimente auswerten, Texte zu analysieren, oder Korrekturlesen), sein.

3.1 Ein Projekt anlegen und neue Titel aufnehmen

Projekte lassen sich in Citavi über den Menüpunkt Datei – Neues Projekt öffnen. Speichern können Sie Ihr Projekt entweder lokal auf ihrem Rechner oder in der Citavi-Cloud, so dass Sie von überall darauf zugreifen können. Um einen neuen Titel im Projekt aufzunehmen, rufen Sie über den Menüpunkt Titel ganz oben links in der Menüleiste (grünes Kreuz) ein Fenster auf, in dem Sie zwischen den gängigsten Dokumenttypen wählen können. Hervorgehoben sind links oben die Typen, die am häufigsten gebraucht werden:

  • Monographie (umgangssprachlich: Buch 😉 ),
  • Sammelwerk,
  • Zeitschriftenaufsatz.

Vorausgewählt ist immer der Dokumenttyp, der in der Liste bereits vorhandener Titel Ihres Projektes zuletzt markiert wurde. Im unten abgebildeten Beispiel ist es ein Zeitschriftenaufsatz. Gut sehen können Sie hier auch, wie groß die Auswahl an Formaten ist!

Titel in Citavi aufnehmen (Screenshot „Titel aufnehmen“, nicht unter freier Lizenz)

Nachdem Sie eine Auswahl getroffen haben und auf „ok“ klicken öffent sich die Eingabemaske für die Titeldaten:

Eingabemaske für einen Zeitschriftenaufsatz (Screenshot „Eingabemaske“, nicht unter freier Lizenz)

Praktisch ist, dass die Eingabemasken dem Dokumenttyp entsprechend angezeigt werden. Sie sehen also, welche der jeweils spezifischen Dokumentangaben eingetragen werden müssen. Diese Informationen können nun per Hand eingetragen werden, es gibt aber auch weitere Optionen für die Übernahme von Titel-Daten.

3.2 Mehrere Wege der Literaturaufnahme

Für die Literaturaufnahme bietet Citavi verschiedene Optionen an. Neben einer komfortablen automatischen Datenerfassung ist auch eine komplett händische Titelaufnahme möglich.

Vier Wege der Literaturaufnahme (Screenshot „Wege der Literaturaufnahme“, nicht unter freier Lizenz)

Weg 1
Dieser Weg bedeutet etwas Handarbeit, die manchmal aber auch einfach nicht zu vermeiden ist (z.B. wenn ein Buch nur als gedrucktes Exemplar erhältlich ist und die Daten online nicht ermittelbar sind).

Weg 2
Sie können den Titel einer Quelle auch direkt aus Citavi heraus recherchieren. Die gefundenen Daten werden automatisch eingetragen. Diese Form der Recherche wird weiter unten beschrieben.

Weg 3
Der dritte Weg ist die Eingabe einer ISBN oder eines DOIs: Citavi sucht dann Online nach den dazugehörigen Titeldaten und überträgt diese selbstständig in Ihr Projekt. Ab und an sind diese Daten nicht vollständig oder fehlerhaft. Es sollte daher immer ein zweiter Blick auf die automatisch erfassten Daten geworden werden.

Weg 4
Die vierte Möglichkeit ist die Nutzung des sog. Citavi-Pickers. Dieses Browser-Plug-in wertet Textdateien wie Webseiten, Fachdatenbanken, Bücher und PDF-Dokumente aus. Gesammelte Titeldaten können per Mausklick in ein Citavi-Projekt überführt werden können. Das Picker-Symbol ist in der obigen Abbildung „Vier Wege der Literaturaufnahme“ (Punkt „4“) zu sehen. Sollte ein Titel bereits im eigenen Citavi-Projekt erfasst worden sein, so wird dies durch ein grünes Häkchen kenntlich gemacht (siehe folgende Abbildung „Citavi-Picker“).

Einsatz des Citavi-Pickers (Screenshot „Citavi-Picker“, nicht unter freier Lizenz)

3.3 Recherche direkt in Citavi

Es wurde unter „Weg 2“ bereits erwähnt, dass aus Citavi heraus in Bibliothekskatalogen recherchiert werden kann (Menü: Recherchieren). Hier lassen sich auch Datenbanken hinzufügen:

Recherchefenster (Screenshot „Recherchefenster“, nicht unter freier Lizenz)

Möchten Sie bspw. Datenbanken hinzufügen, die an Ihrer Hochschule lizenziert sind wie im abgebildeten Beispielprojekt die Angebote „Business Source Premier“ und „Web of Science“, so ist dies problemlos möglich. Auch eine erweiterte Recherche für eine gezielte Suche lässt sich durchführen.

Recherchetreffer (Screenshot „Recherchefenster“, nicht unter freier Lizenz)

Im Anschluss an eine Suche sind nur noch die gewünschten Treffer auszuwählen. Diese werden mit allen nötigen Daten in Ihr Citavi-Projekt eingetragen.

Recherchierter Titel neu im Projekt, markiert (Screenshot „Markierter Titel“, nicht unter freier Lizenz)

3.4 Arbeiten mit PDFs – Import und Markierung

Eine weitere sehr praktische Funktion ist das Sammeln und wahlweise Abspeichern von PDF-Dokumenten. Bei Ersterer werden nur die Dokumentdaten gespeichert sowie die Links für einen späteren Aufruf im Internet. Bei Letzterer wird das PDF im Projektordner abgelegt. Hierbei ist allerdings die Größe der Dateien zu berücksichtigen. Es muss ausreichend Cloudspeicher zur Verfügung stehen, wenn die Dateien nicht auf Ihrem Rechner gespeichert werden sollen.

PDF-Import per Drag-and-drop (Screenshot „PDF-Import“, nicht unter freier Lizenz)

Um PDF-Dokumente in Ihr Projekt zu importieren, brauchen Sie diese einfach nur aus dem Dateiexplorer in das Titelfenster ziehen. Den Rest erledigt Citavi. Oder Sie machen das ganz gezielt über das Menü (Titel – Importieren) und suchen die gewünschten Titel in Ihrer Dateiablage aus. Besonders schön ist hierbei, dass Citavi sogar aus unbenannten PDFs, wie sie manchmal beim Download von eBook-Kapiteln entstehen (bspw. „fulltext.pdf“) die Titeldaten aus den Eigenschaften des Dokuments generieren kann.

Und Sie können die PDFs auch auswerten, d.h. in Citavi direkt farbig markieren, ganz so, wie Sie es von ausgedruckten Fassungen kennen. Also kein Ausdruck und Markern nötig. Die Markierungen werden abgespeichert, so dass diese auch zukünftig erhalten bleiben. Hierzu muss allerdings das PDF in Citavi abgespeichert werden, dieses wird dadurch aber nicht verändert. Wie in der folgenden Abbildung zu sehen ist, sind die Farben hellblau und rosa dabei für wörtliche und paraphrasierte Zitate vorgesehen. Haben Sie eine Textstelle auf solche Art markiert, öffnet sich anschließend ein Formular, in dem Sie das Zitat weiterbearbeiten können (dazu später mehr). Es wird direkt der Quelle zugeordnet.

PDFs markieren (Quelle: Citavi-Handbuch)

3.5 Die große Stärke: Wissensmanagement

Eine besondere Stärke von Citavi sind viele Möglichkeiten im Beeich der Wissensorganisation. Hier unterscheidet sich die Anwendung auch von anderen Literaturverwaltungsprogrammen. Neben dem Sammeln der Zitate können Sie eine Struktur Ihres Textes anlegen, indem Sie Kategorien erstellen. Dies entspricht einer Gliederung in Kapiteln und Abschnitten, wie Sie das sonst in einem Textverarbeitungsprogramm machen würden. Den Kategorien können Sie Ihre gefundenen Literaturquellen zuordnen und so sehen, zu welchem Kapitel Sie wie viele Quellen recherchiert haben und wo noch welche fehlen. Auf diese Weise kann schon vor der Textarbeit eine detaillierte Skizze Ihres geplanten Textes abgebildet werden. Natürlich können Sie diese Gliederung aus Kategorien auch nach Word exportieren. Umgekehrt ist dies ebenfalls möglich.

Kategorien und Kategorie hinzufügen (Screenshot „Kategorien“, nicht unter freier Lizenz)

In der Kategorie „Wissen“ können Sie außerdem Ihre Gedanken und Ideen notieren, die Sie zu den verschiedenen Quellen/Zitaten haben.

Gedanke (Screenshot „Gedanke“, nicht unter freier Lizenz)

Und auch Kommentare, Bewertungen und Verweise lassen sich einfach hinzufügen. So ist auch Platz für Informationen zu anstehenden Aufgaben.

Kommentare in Citavi (Screenshot „Kommentar“, nicht unter freier Lizenz)

Nun aber zu einer der wichtigsten Funktionen in Citavi, der Erstellung und Verwaltung von Zitaten. Um mit Citavi zu zitieren, sind zwei Wege möglich. Diese möchte ich im Folgenden kurz zeigen. Welcher Weg für einen der Richtige ist, ist Geschmackssache. Ich empfehle, beide Möglichkeiten einmal auszuprobieren. Beide Ansätze lassen sich auch gut miteinander kombinieren.

3.6 Zitate direkt in Citavi erstellen

Citavi bietet die Möglichkeit, Zitate zu erstellen und den jeweiligen Quellen zugeordnet abzuspeichern. Dies können direkte (also wörtliche) oder indirekte Zitate (Paraphrasen) sein. Hierfür gibt es ein Formular, in dem neben dem eigentlichen Zitattext (und der Seitenangabe) auch ein Kerngedanke formuliert werden kann. Dies hilft, um sich schnell an den Inhalt zu erinnern und das Zitat in die Struktur des Textes einzufügen. Außerdem lassen sich Zitate hier den gewünschten Kategorien (oder Kapiteln) und somit gleich der richtigen Stelle im Text zuordnen.

Für dieses Beispiel habe ich in einem PDF-Dokument, das in meinem Projekt gespeichert ist, ein direktes und ein indirektes Zitat erstellt. Hierzu wird der gewählte Text mit dem Cursor markiert und anschließend über das Menü Wörtliches oder indirektes Zitat ausgewählt.

Markierung des Zitates im PDF (Screenshot „Markiertes PDF“, nicht unter freier Lizenz)

Anschließend kann das Zitat im Formular durch Anführungszeichen, Auslassungen, Hervorhebungen etc. bearbeitet und ergänzt sowie fertig formatiert werden:

Zitatformular (Screenshot „Zitatformular“, nicht unter freier Lizenz)

Schließlich lassen sich sowohl wörtliche Zitate als auch Paraphrasen, aus Citavi heraus in Word einfügen. Dazu muss nur der Mauscursor im Text an der vorgesehenen Stelle des Dokumentes positioniert sein.

3.7 Zitate in Word erstellen

Wenn man Zitate lieber im eigentlichen Textdokument direkt formulieren möchte, bietet das Citavi Word Add-in die Möglichkeit, die dazugehörigen Quellen-Belege in den Text einzufügen. Diese werden mit einer Feldfunktion versehen. Sollten Literatureinträge an zentraler Stelle in Citavi angepasst werden, so können die Belege im Textdokument nun einfach aktualisiert werden.

Worddokument mit Citavi-Arbeitsbereich (Screenshot „Citavi und Word“, nicht unter freier Lizenz)

3.8 Alles muss raus: Literatur veröffentlichen (Literaturliste)

Einer der schönsten Momente bei der Arbeit mit einem Literaturverwaltungsprogamm ist das Erstellen der Literaturliste, die sich durch einen einfachen Knopfdruck erzeugen lässt. Die Wahl des Menüpunktes Literaturliste generiert zunächst eine Druckvorschau. Die Liste kann dann abgespeichert werden, um später im Dokument eingefügt zu werden.

Literaturliste drucken, Menü (Screenshot „Literaturliste drucken“, nicht unter freier Lizenz)

So wie in der folgenden Abbildung kann die Liste aussehen. Der Wechsel des verwendeten Zitationsstils lässt sich schnell umsetzen und wird im nächsten Abschnitt beschrieben.

Auszug einer Literaturliste (Screenshot „Literaturliste“, nicht unter freier Lizenz)

3.9 Alles eine Frage des Stils – Zitationsstil einstellen

Es gibt zwar mehrere Tausend Zitationsstile, aber diese lassen sich vereinfacht als Variationen von eigentlich nur zwei Haupt-Zitationsmethoden zu betrachten:

  • Autor-Jahr- Belegmethode,
  • Ziffern-Belegmethode.

Erstere ist auch als Harvard oder Anglo-Amerikanische Belegmethode bekannt. Letztere als Oxford-Methode oder deutsche Belegmethode. Die folgende Grafik dient zur Verdeutlichung:

Die zwei wichtigsten Zitationsmethoden (Abbildung: Detlev Bieler, CC BY 4.0)

Im abgebildeten stilisierten Text muss man sich die dunklen Textteile als Zitat vorstellen. Im linken Beispiel wird die Quelle in Form vom Namen des Autors oder der Autorin sowie Jahres- und Seitenzahl direkt im Text angegeben. Das rechte Beispiel arbeitet stattdessen mit einer Ziffer (manchmal als Hochzahl) und den Quellenangaben in der Fußnote. Manchmal erfolgt die Umsetzung als Kurzbeleg, manchmal als Vollbeleg. Hier fangen die Variationen also schon an.

Citavi hat über 11.000 Zitierstile „auf Lager“ und man kann diese ganz leicht auswählen. Auch eine gezielte Stilsuche ist möglich. Hierzu muss unter dem Menüpunkt Zitation – Zitationsstile, Zitationsstil wechseln aufgerufen werden:

Zitationsstil wechseln (Screenshot „Zitationsstil“, nicht unter freier Lizenz)

Anschließend kann nach Wahl von Zitationsstil hinzufügen ein Stil gesucht werden. Hierzu kann sowohl nach Fachgebiet, Sprache, Hauptmethode (Kurzbeleg oder Ziffer) als auch nach einem Namen (beispielsweise einer Fachzeitschrift) gesucht werden.

Zitierstil suchen (Screenshot „Stil suchen“, nicht unter freier Lizenz)

In der Vorschau im rechten Teil wird passend zum ausgewählten Stil die Zitationsweise im Text selbst und die Darstellung der Quellen im Literaturverzeichnis als Vorschau angezeigt.

4. Empfehlung? Ja!

Ich arbeite gern mit Citavi. Insbesondere die Möglichkeiten der Wissensorganisation schätze ich sehr. So lässt sich schnell mal eine Skizze für ein Schreibprojekt erstellen, indem über das Anlegen von Kategorien (entspricht Kapiteln) ein Gerüst eines möglichen Textes sichtbar wird. Dies muss dann nur noch befüllt werden, wobei hier die gefundene Literatur gleich zugeordnet werden kann. Es ist natürlich Geschmackssache, ob man einen Text in einem Textverarbeitungsprogramm beginnt oder in Citavi. Ich empfehle, dies einfach einmal auszuprobieren.

Citavi ist ein sehr umfangreiches Programm. Die Einarbeitung braucht dementsprechend Zeit, aber die Möglichkeiten sind dafür auch zahlreich. Leider ist Citavi kein Open-Source-Produkt. In diesem Bereich ist Zotero eine empfehlenswerte Alternative. Es ist auch schade, dass die Free-Version von Citavi abgeschafft wurde, da diese einen guten ersten Einblick in die zahlreichen Features ermöglichte. Abzuwarten ist auch, wie sich der Support von Citavi weiterentwickelt. Aktuell findet der Support nach unternehmerischer Umstrukturierung nicht auf dem hohen Level vergangener Jahre statt. Sehr erfreulich: An der TUHH wird die Citavi-Lizenz Studierenden und Mitarbeiter*innen kostenlos zur Verfügung gestellt.

5. Weitere Informationen

Für weitere Fragen rund um Citavi stehen Ihnen gerne unsere Ansprechpartner für Literaturverwaltung an der tub. zur Verfügung. Auf den Service-Seiten der Bibliothekt gibt es auch weitere Informationen zu Citavi.

Citavi selbst bietet ein sehr gutes Manual für den Umgang mit der Anwendung an, im Internet finden sich aber auch zahlreiche Kurz-Tutorials zu allen Feinheiten des Programmes. Mir persönlich gefallen die Kurzvideos der TU München (Video 1 und Video 2) sowie das Angebot der Kolleg*innen der Uni Konstanz sehr gut.


CC BY 4.0
Weiternutzung als OER ausdrücklich erlaubt: Dieses Werk und dessen Inhalte sind – sofern nicht anders angegeben – lizenziert unter CC BY 4.0. Nennung gemäß TULLU-Regel bitte wie folgt: Einstieg in die Literaturverwaltung und Wissensorganisation mit Citavi von Detlev Bieler, Lizenz: CC BY 4.0. Beitragsbild „Kürbisse“ von Detlev Bieler (CC BY 4.0). Der Beitrag und dazugehörige Materialien stehen auch im Markdownformat und als PDF zum Download zur Verfügung.

Einstieg in die Literaturverwaltung – Zotero in 7 Schritten

Du arbeitest an einer Haus-, Projekt- oder Abschlussarbeit? Bücher stapeln sich auf dem Schreibtisch und elektronisch? Der Überblick geht mehr und mehr verloren? In diesem Beitrag möchte ich die Literaturverwaltung Zotero vorstellen. Zotero ist eine Open-Source-Anwendung mit der Literatur, Informationen, Notizen und zugehörige Dokumente effektiv gesammelt, organisiert und verwaltet werden können. Zotero ist kostenlos verfügbar und kann mit Windows-, macOS- und Linux-Betriebssystemen in der Desktopanwendung genutzt werden.

1. Inhalte dieses Beitrags

In diesem Beitrag geht es um folgende Fragen und Inhalte:

  • Warum bietet sich der Einsatz einer Literaturverwaltungsanwendung an?
  • Wo kann Zotero und der Connector heruntergeladen werden?
  • Wie kann mit Zotero Literatur gesammelt werden?
  • Grundfunktionen der Zotero-Oberfläche
  • Wie kommen die gesammelten Quellen als Referenzen in einen Text?

Die einzelnen Schritte stehen auch in Videoform (siehe Kapitel 6) zur Verfügung.

2. Warum Literaturverwaltung?

Es gibt einige Gründe, die für Literaturverwaltungsanwendungen wie Zotero sprechen. So wollen wir natürlich die Quellen unserer wissenschaftlichen Arbeit nachvollziehbar organisieren, damit diese schnell auffindbar sind. Wichtiger Bestandteil des wissenschaftlichen Arbeitens ist zudem die möglichst fehlerfreie und einheitliche Anwendung des gewählten Zitierstils. Zum einen machen Texte so einen „sauberen“ Eindruck, andererseits zeugt diese Sauberkeit auch für gewissenhaftes wissenschaftliches Arbeiten.

Ein weiterer Vorteil ist das Offenhalten von Möglichkeiten, die man gerade zu Studienbeginn oftmals noch gar nicht in Betracht zieht. Wenn wir eine ambitionierte Arbeit geschrieben haben, so bietet sich hier später eventuell auch eine Veröffentlichung an. Je nach Verlag kann es dabei nötig sein, dass der Zitierstil dem der ausgewählten Publikation entspricht. Ist nun beispielsweise ein Umstieg von Fußnoten auf die Direktbelegmethode erforderlich, so lässt sich dies mit Zotero prinzipiell mit wenigen Mausklicks umsetzen. Man arbeitet also von Beginn an gewissermaßen publikationsorientiert und hält sich somit Optionen offen.

Vor allem aber ermöglicht Zotero uns, dass wir Zeit und Energie für die Inhalte unserer Arbeit aufbringen können und nicht noch viel Zeit in formale Aspekte investieren müssen.

Um das etwas zu konkretisieren, stellen Sie sich einfach mal vor, dass Sie Ihre Abschlussarbeit vor Abgabe noch auf Konsistenz überprüfen (immer empfehlenswert). Wenn Sie feststellen, dass Sie bei den genutzten Quellen die Namen einiger Autor:innen falsch geschrieben haben, müssen Sie nun sowohl im Literaturverzeichnis als auch an den jeweiligen Stellen im Text überprüfen, ob die jeweilige Schreibweise korrekt angesetzt wurde oder ggf. eine Korrektur erforderlich ist. Mit Zotero müssen wir lediglich in unserer Datenbank korrigieren, in unserem Dokument reicht ein Klick auf den Button „Refresh“, um alle entsprechenden Stellen automatisiert zu korrigieren. Die manuelle Pflege kann hier sehr zeitintensiv sein und viel Energie kosten.

Darüber hinaus ist auch der Zeitaufwand für das Einpflegen von Metadaten der Quellen mit Zotero geringer im Vergleich zur komplett manuellen Einarbeitung per Hand. Wie man es also dreht und wendet: Wir sparen mit einer Literaturverwaltungsanwendung mittel- und langfristig Zeit und Energie. Und auch die Fehlerquote bei Belegen und Quellen ist niedriger als per händischer Literaturpflege.

3. Download und Browserwahl

Herunterladen können wir Zotero sowie den Zotero-Connector über www.zotero.org. Zotero selbst ist die Desktopanwendung, mit der wir die Einträge unserer Literatursammlung verwalten. Alle gängigen Betriebssysteme werden unterstützt.

Zotero Webseite

Der Download von Zotero ist über www.zotero.org möglich.

Der Connector ist eine komfortable Möglichkeit bibliografische Angaben von Webseiten in Zotero zu importieren. Derzeit werden die Browser Chrome, Edge, Firefox und Safari unterstützt.

Zotero-Webseite

Der Connector von Zotero ist für verschiedene Browser verfügbar.

4. Literatur sammeln

Wenn wir Zotero öffnen, sehen wir drei Spalten. In der abgebildeten (neuen) Sammlung haben wir noch keine Einträge vorgenommen.

Zotero Oberfläche

Die Oberfläche von Zotero besteht aus drei Hauptspalten.

Diese Sammlung können wir nun gemeinsam füllen. Die Annahme für unsere Kurzrecherche ist, dass wir folgende Informationen suchen:

  • Veröffentlichungen zum wissenschaftlichen Arbeiten (da wir unsere erste Hausarbeit schreiben)
  • Wir interessieren uns für das Marketing in den Bereichen Sport und E-Sport und wollen hier einen Vergleich erarbeiten (zum parallelen mitmachen kann natürlich auch nach anderen Themen recherchiert werden).

Da wir schon grobe Themen haben, können wir uns zugunsten einer besseren Übersicht mit Klick auf „Neue Sammlung“ (Ordnersymbol mit grünem Plus-Zeichen) die Ordner „Sport“ und „Wissenschaftliches Arbeiten“ anlegen.

Neue Sammlung anlegen

Mit Klick auf „Neue Sammlung“ können wir Ordner anlegen.

Weitere Unterordner können mit Rechtsklick auf den jeweiligen Ordner angelegt werden. Für unser Beispiel erhält der Ordner Sport die Unterordner „E-Sport“ und „Klassischer Sport“.

Neue Untersammlung

Neue Untersammlung anlegen.

4.1 Zufügen über „Hinzufügen“-Schaltfläche

Um unserer Sammlung Titel hinzuzufügen, können wir verschiedene Wege einschlagen. Einer ist die Schaltfläche „Hinzufügen“ (grünes Plus-Symbol über der mittleren Spalte).

Mit Klick auf dieses Symbol haben wir unterschiedliche Auswahlmöglichkeiten an Medientypen. Der Titel beziehungsweise die Veröffentlichung muss bei diesem Weg dann händisch eingepflegt werden. Sinn ergibt diese Option also vor allem dann, wenn wir keine digitalen Quellen haben, sondern beispielsweise ein Buch, das uns vorliegt. Bei mir ist das jetzt gerade folgender Titel:

  • „Wissenschaftliches Arbeiten : Erfolgreich bei Bachelor- und Masterarbeit“,
  • Autor: Manuel René Theisen,
  • ISBN: 978-3-8006-5382-9.

Hinzufügen-Icon

Hinzufügen über „Neuer Eintrag“(grünes Plus-Symbol).

4.2 Zufügen über „Identifier“-Schaltfläche

Bei diesem Fall gibt es bereits eine Möglichkeit, sich Schreibarbeit zu sparen. Dazu können wir zum Hinzufügen den Weg über den Identifier ISBN nutzen. Für diesen klicken wir über der mittleren Spalte auf den Zauberstab mit dem grünen Plussymbol („Eintrag über Identifier hinzufügen“) und geben bspw. die oben aufgeführte ISBN ein.

Identifier-Icon

Hinzufügen über die Option „Identifier“ (Zauberstab-Symbol).

Den eben noch von Hand eingetragenen Titel können wir unserer Sammlung so mit wenigen Klicks und ohne Schreibaufwand unserer Sammlung hinzufügen.

Zu beachten ist, dass auch automatisch mitgelieferte Angaben immer auf Richtig- und Vollständigkeit überprüft werden sollten. Hier haben wir nun auch eine Dublette, also eine Mehrfacheintragung eines Titels, vorgenommen. Um diese kümmern wir uns später, wenn wir uns die Oberfläche von Zotero nochmals genauer anschauen.

4.3 Zufügen über den Connector

Nun schauen wir uns an, wie wir Medien aus dem Netz in unsere Zotero-Sammlung bekommen. Beispielhaft ziehen wir dazu drei Quellen heran:

Wir gehen auf die Webseite der TU-Bibliothek. Hier führen wir folgende Suchanfrage durch:

  • „Wissenschaftliches Schreiben AND Abschlussarbeit“,
  • Einschränkung der Treffermenge nach Erscheinungsjahr (ab 2017).

Zotero erkennt nun, das ich diverse Titel in einer Trefferanzeige habe und verdeutlicht dies durch ein Symbol (1: oben rechts im Browser). Mit einem Klick können wir nun alle Titel oder eine Titelauswahl (2: Bildmitte) in unsere Zoterosammlung übernehmen, in dem wir die Auswahl mit „OK“ bestätigen (3).

Trefferlisten in Zotero überführen

Zotero bietet bei Trefferanzeigen die Möglichkeit eine Titelauswahl oder alle Titel in die eigene Datenbank zu überführen.

Im Anschluss erscheint das Speichermenü, so dass wir die gewählten Titel gezielt unseren angelegten Ordnern zufügen können.

Auswahlmenü Ablageort

Auswahl des Ablageortes.

Als Beispiel für das Hinzufügen eines Blogbeitrags haben wir den Beitrag Schreiben mit Zettlr verwendet. Hier ist nun oben rechts beim Zotero-Connector das Symbol für einen Blogbeitrag zu erkennen.

Connector Symbole

Medienformen werden vom Zotero-Connector durch unterschiedliche Symbole gekennzeichnet.

Literatur zum wissenschaftlichen Arbeiten haben wir nun gesammelt. Uns fehlen noch Publikationen zu den Themen „Sport“ sowie „E-Sport“ im Kontext von Marketing. Zum Thema Sport haben wir eine Suche im Katalog der TU-Bibliothek durchgeführt („sport and marketing“). Den Titel „Sport-Branding“ fügen wir unserer Literatursammlung zu.

Buch Icon

Hinzufügen eines Buches über den Zotero-Connector.

Nun gehen wir in die Fachdatenbank „Web of Science“ (https://www.tub.tuhh.de > Finden > Datenbanken > Web of Science) und führen eine Suche mit den Suchbegriffen „esport and marketing“ durch. Filtern wir hier nach Open Access, so lässt sich beispielsweise am Titel „eSport: Construct specifications…“ sehen, das je nach Informationsanbieter und Titel auch direkt PDF-Dateien mitgeliefert werden können.

PDF-Übertragung

Das PDF wird je nach Titel auch an Zotero übertragen.

Sollte es hier einmal haken, so können wir das PDF auch nachträglich per Drag-and-drop dem entsprechenden Eintrag in Zotero hinzufügen.

4.4 Zufügen über bereits gesammelte elektronische Dokumente

Generell können wir auch über ein PDF eine Eintragung in Zotero generieren. Dazu müssen wir die jeweilige Datei nur per Drag-and-drop in unsere Zoterodatenbank „ziehen“.

5. Grundfunktionen der Zotero-Oberfläche

Nachdem wir nun einiges an Literatur gesammelt haben, werfen wir einen erneuten Blick auf die Zotero-Oberfläche. Wir sehen unsere drei Spalten.

In der linken Spalte sehen wir „Meine Bibliothek“. Hier sind alle Zotero-Einträge enthalten. Je mehr Literatur wir sammeln, desto unübersichtlicher kann dieser Ordner werden. Daher haben wir in Abschnitt 4 bereits Ordner angelegt.

Im Rahmen einer wissenschaftlichen Arbeit ist es z. B. auch denkbar, sich die geplante Gliederung der Arbeit in Zotero als Struktur anzulegen.

Eine nützliche Funktion, die ebenfalls in der linken Spalte verortet ist, ist „Eintragsdubletten“. Haben wir mehrfach den gleichen Titel aufgenommen – beispielsweise kann dies schnell durch die Recherche in unterschiedlichen Datenbanken passieren – können Dubletten über diese Funktion auf Knopfdruck zusammengeführt werden.

In der Mitte wird uns jeweils der Inhalt des ausgewählten Ordners angezeigt. Haben wir „Meine Bibliothek“ ausgewählt, so werden alle gesammelten Informationen abgebildet. Die Wahl eines anderen Ordners zeigt dann lediglich die diesem Ordner zugeordneten Einträge. Diese Spalte können wir uns auch nach weiteren Kriterien wie „hinzugefügt am“ sortieren lassen.

Wenn wir einen Titel anklicken, so erhalten wir in der rechten Spalte zu diesem die bibliographischen Angaben angezeigt.

Zotero-Oberfläche

Ansicht Zotero-Oberfläche.

Hier ist es auch möglich Notizen anzulegen oder Tags zu vergeben. Tags können uns helfen, gesuchte Informationen noch gezielter wiederzufinden. Neben inhaltlichen Tags, die je nach Quelle oftmals bereits mitgeliefert werden, können wir hier auch individuelle Struktur schaffen mit Tags wie „noch lesen“. Ich persönlich nutze eine kleine Emoji-Taxonomie mit Informationen wie „wird aktuell gelesen“, „als nächstes lesen“, „bereits gelesen“ und „noch zu lesen“.

Emojis als Tags

Tags können auch in Emoji-Form angelegt werden.

Nun schauen wir uns an, wie wir die gesammelten Quellen in unseren Text einbinden können.

6. Wie kommt die gesammelte Literatur in unsere Schreibanwendung?

Microsoft Word ist wohl eine der am häufigsten verwendeten Schreibanwendungen. Da viele Menschen im Rahmen wissenschaftlicher Arbeiten auf Word zurückgreifen, wird im Folgenden Word zur Veranschaulichung der Verbindung von Schreibanwendung und Literaturverwaltung genutzt. Die Funktionsweise ist bei Open-Source-Alternativen wie Open Office oder LibreOffice aber ähnlich.

Nach Installation der Zotero-Anwendungen und Öffnen unseres Schreibprogramms folgt in der Regel ein Hinweis, dass es nun auch eine Zotero-Funktion gibt. Diese Installation erfolgt automatisch. Erkennbar ist die gelungene Installation am neuen Reiter „Zotero“.

Zotero-Tab

Zotero erhält einen eigenen Reiter in Schreibanwendungen wie Word.

Wollen wir nun in einem Text eine Quelle einbinden, so benötigen wir dafür lediglich die neue Werkzeugleiste am linken Bildschirmrand von Word. Im Beispiel nutze ich als Text einen Platzhaltertext, der über den Blindtextgenerator erstellt wurde. Wir gehen an die gewünschte Textstelle und klicken auf „Add Citation“. Über das Suchfeld können wir Autor:innen in unserer Zoterodatenbank suchen, auswählen und den Literaturhinweis, über einen erneuten Klick auf den Namen von Autor:innen, um Informationen wie Seitenzahlen ergänzen.

Um die gewünschte Literatur einzufügen, kann mit Klick auf das „Z“ zudem auch eine klassische Ansicht genutzt werden.

Ähnlich einfach ist die Umsetzung des Literaturverzeichnisses. Alle Quellen, die wir im Text eingebunden haben, können wir über „Add Bibliography“ in einem automatisierten Literaturverzeichnis abbilden.

Zotero-Schaltflächen in Word

Über die Optione „Add Citation“ und „Add Bibliography“ können Referenzen aus Zotero mit Texten verbunden werden.

Genauer veranschaulicht werden die beschriebenen Arbeitsschritte auch im folgenden Video:

Startbild Zotero-Video

Das Zotero-Video zeigt in knapp 23 Minuten einige Grundfunktionen.

7. Ausblick

Die Literaturanwendung Zotero ist nach kurzer Eingewöhnung gut nutzbar. Über die hier gezeigten Funktionen hinaus sei auch noch das sehr praktische Feature der gemeinsamen Literaturverwaltung (es können beispielsweise in Schreibprojekten mit Kolleg:innen gemeinsame Literaturlisten geführt werden), die Möglichkeit des offenen Teilens von Literaturlisten über Zotero.org (ein kostenloser Zotero-Account ist Voraussetzung) und die iOS-App (kommt meinen Arbeitsgewohnheiten sehr entgegen und befindet sich aktuell in der Beta-Testphase) hervorgehoben. Auch ein stark verbesserter PDF-Reader wird in zukünftigen Zotero-Versionen eingebunden sein. Spannend rund um Zotero sind auch Entwicklungen wie Zocurelia (annotierte Leselisten). Zu diesen Themen lohnt sich auch immer ein Blick in die Zotero-Foren

Das Zotero eine Open-Source-Anwendung ist, die auf allen gängigen Betriebssystemen läuft, ist ein weiterer Pluspunkt. Falls diese Form der Literaturverwaltung nach wie vor zu aufwändig erscheint oder erst einmal nur ein kurzes Reinschnuppern ohne Registrierung und Installationsprozesse in die Welt der Literaturverwaltung gewünscht ist, so kann dafür die Internetvariante Zoterobib empfohlen werden. Weitere Fragen zu Zotero oder auch Tipps zur Literaturverwaltung sind bei uns im Blog wie immer gerne willkommen 🙂

CC BY 4.0
Weiternutzung als OER ausdrücklich erlaubt: Dieses Werk und dessen Inhalte sind – sofern nicht anders angegeben – lizenziert unter CC BY 4.0. Nennung gemäß TULLU-Regel bitte wie folgt: Einstieg in die Literaturverwaltung – Zotero in 7 Schritten“ von Florian Hagen, Lizenz: CC BY 4.0. Der Beitrag steht auch als Markdowndatei und PDF zur Verfügung