Effiziente Kommunikation im Arbeitsalltag erfordert nicht nur klare Kommunikationswege, sondern auch effektive Systeme zur Informationsverwaltung. In diesem Zusammenhang möchten wir unserer FaMI-Auszubildenden Ronja Schwardt für ihre Ideen und die erste Konzeption einer gemeinsamen Literatursammlung in der TUB danken. Diese kann nun intern gemeinsam weitergedacht werden.

Wo? Wann? Wie?

Wo waren nochmal die Notizen abgespeichert? Wie hieß die Datei doch gleich? Manchmal ist die eigene Festplatte der schlimmste Feind, wenn es um das Suchen und Finden von Dateien geht. Besonders in gemeinsamen Dateiablagen, wo mehrere Personen gleichzeitig Zugriff haben, kann die Flut an Ordnern und Dateien überwältigend sein.

Abhilfe kann hier ein gemeinsames Ordnungssystem schaffen, das klar definiert, wo welche Dateien abgelegt werden und wie die Struktur aussehen soll. So behalten alle Beteiligten den Überblick und vermeiden unnötiges Chaos. Wichtige Dokumente können auch Wochen oder Monate später zielgerichtet gefunden werden, ohne dass mühsam E-Mail-Fächer oder Chatverläufe durchforstet werden müssen.

Das erste Ausbildungsjahr: Viele Bereiche, viele Informationen

In meinem ersten Ausbildungsjahr war es besonders spannend, die vielen Arbeitsgruppen und Bereiche unserer Bibliothek kennenzulernen und bereits tiefere Einblicke zu gewinnen. Dazu gehören unter anderem:

• Benutzung
• Medienbearbeitung
• Verwaltungstätigkeiten
• Publikationsberatung
• Fachreferatstätigkeiten

Neben dem Tagesgeschäft spielen Entwicklungen und Trends in allen Bereichen eine wichtige Rolle. Was brauchen Menschen, wenn sie sich uneingeschränkt in der Bibliothek als Lernraum bewegen möchten? Wie können wir unsere Bibliothek möglichst attraktiv für unsere Nutzer*innen gestalten? Welche Auswirkungen hat KI auf unterschiedliche Services, die die Universitätsbibliothek anbietet? Dies sind nur einige der vielen Fragen, die uns beschäftigen und neue Herausforderungen mit sich bringen.

Während etablierte Arbeitsprozesse in unserem Wiki dokumentiert und in den entsprechenden Sitzungen besprochen werden, erfolgt der Austausch zusätzlicher Dokumente und Links oft über Chat (an der TUHH wird Mattermost genutzt) oder E-Mail. Dadurch ist eine schnelle Verbreitung von Informationen möglich, aber die starke Vernetzung der Arbeiten kann die Übersicht erschweren. Mit der Zeit wird es zunehmend schwieriger, bestimmte Dokumente oder Informationen wiederzufinden. Das verdeutlicht die Notwendigkeit, alternative Lösungen für das Teilen und Organisieren von Dokumenten zu entwickeln.

Literaturverwaltung für besseren Informationsfluss

Wie bereits angesprochen, nützen die besten Informationen wenig, wenn man nicht weiß, wo sie sich befinden. Sei es auf einem unübersichtlichen Server oder in einem unauffindbaren Chatverlauf. Da ein wichtiger Aspekt für die TUB auch das Thema Openness ist, wird für mein kleines Ausbildungsprojekt, dass durch die Bibliotheksleitung und die Ausbildung initiiert wurde, auf das Open-Source-Programm Zotero für die gemeinsame Literatursammlung gesetzt.

Mit Zotero lässt sich Literatur sammeln und strukturieren. Zudem kann hier mithilfe von Notizeneditor und PDF-Reader auch annotiert werden. Ideen und Gedanken zu verschiedenen Themen könnten alle Kolleg*innen so im Haus also auch gemeinsam nutzen und weiterdenken.

Erster Entwurf einer Struktur

In Zotero gibt es die Möglichkeit, innerhalb einer Bibliothek bzw. Gruppe Sammlungen und Untersammlungen zu erstellen (siehe auch Einstieg in die Literaturverwaltung – Zotero in 7 Schritten). Meine Idee für die TUB ist, dass diese als übergeordnete Gruppe fungiert. Die Untergruppen (bzw. Sammlungsordner) entsprechen den verschiedenen Abteilungen und Themen, die ich in meiner Ausbildung bislang kennengelernt habe. Dazu zählen:

• Direktion,
• Verwaltung,
• Benutzung,
• Digitale Dienste,
• Medienbearbeitung,
• Open Access,
• Fachreferat,
• Ausbildung.

Dabei sollten Dokumente nicht einfach ohne weitere Sortierung im Abteilungsordner abgelegt werden. Stattdessen werden relevante Dokumente und Informationen hier nochmals in einer Untersammlung abgelegt:

Ein praktisches Anwendungsbeispiel sind Berufsschulinhalte aus verschiedenen Lernfeldern, wie etwa die Erwerbung und Erschließung von Medien. Diese Themen könnten auch für Kolleg*innen in der Bibliothek von Interesse sein. Statt sie einfach zusammen mit anderen Dokumenten im Bereich „Ausbildung“ in einem allgemeinen Ordner abzulegen, werden sie in einem speziellen Ordner mit der Bezeichnung „Berufsschule“ organisiert:

• Bibliothek > Ausbildung > Berufsschule

Auf diese Weise wird die Orientierung für Kolleg*innen erleichtert, die nicht täglich in diesen Bereichen nach Informationen suchen.

Fazit

Aus meiner Arbeit am Konzept haben sich die Hauptgründe für die Einführung einer strukturierten gemeinsamen Literatursammlung für mich nochmals deutlich herauskristallisiert:

• Bessere Übersichtlichkeit: Alle relevanten Dokumente und Informationen sind leichter auffindbar. Man muss sich nicht mehr fragen, wo etwas abgelegt wurde.
• Zeitersparnis: Kein langes Suchen nach wichtigen Dateien an unterschiedlichen Orten. Bei konsequenter Nutzung weiß man genau, wo sich die Datei befindet. Tags und Ordner erleichtern innerhalb der Sammlung zusätzlich das Auffinden.
• Wissensmanagement: Wichtige Informationen und Ideen gehen nicht verloren und können von allen Kolleg*innen gemeinsam genutzt werden. Notizen und Dokumente sind zentral verfügbar.

Ich kann mir gut vorstellen, dass eine derartige Zotero-Gruppe das Arbeitsleben erleichtert. Mich interessiert nun, ob andere Bibliotheken, Kultureinrichtungen oder Arbeitsteams ähnliche Ansätze erfolgreich in der Praxis nutzen und welche Erfahrungen sie dabei gemacht haben. Besonders interessiert mich, wie die Implementierung in den Arbeitsalltag erfolgt ist und welche Herausforderungen dabei aufgetreten sind. Ich freue mich über Kommentare, E-Mails oder auch Gespräche, um Erfahrungen auszutauschen.

Weiternutzung als OER ausdrücklich erlaubt: Dieses Werk und dessen Inhalte sind – sofern nicht anders angegeben – lizenziert unter CC BY 4.0. Nennung gemäß TULLU-Regel bitte wie folgt: Wer ordnet der findet: Entwurf für eine gemeinsame Informationsammlung mit Zotero in der TUB von Ronja Schwardt, Lizenz: CC BY 4.0. Der Beitrag und dazugehörige Materialien stehen auch im Markdownformat und als PDF zum Download zur Verfügung.