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Citavi zu Zotero

Citavi-Projekte in Zotero importieren: Schritt-für-Schritt-Anleitung

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Diese Anleitung zeigt, wie bestehende Citavi-7-Projekte in Zotero 9 importiert werden können und worauf dabei zu achten ist.

Die Anleitung ist in folgende Abschnitte gegliedert:

Der Wechsel eines Literaturverwaltungsprogramms hat viele mögliche Auslöser: Eine Campuslizenz läuft aus (Laufzeit-Details Citavi-Campuslizenz an der TUHH), ein Jobwechsel führt in eine andere institutionelle Umgebung, oder die eigenen Anforderungen haben sich verändert. Etwa weil Kollaboration oder Betriebssystemunabhängigkeit wichtiger geworden sind (siehe auch Folie 8: No Stress, No Mess). Unabhängig vom konkreten Anlass: Ein solcher Umstieg gelingt besser ohne Zeitdruck. Dieser Beitrag zeigt, wie der Wechsel von Citavi zu Zotero Schritt für Schritt funktioniert und führt dabei auch bekannte Einschränkungen auf.

Hinweis:

  • Die nachfolgende Anleitung bezieht sich auf Citavi 7 (Desktop-Version). Der Export erfolgt über eine lokale Sicherungskopie im Citavi-eigenen Format („.ctv6“-Datei), das von Zotero direkt eingelesen werden kann.
  • Sie arbeiten mit Citavi Web? Eine separate Schritt-für-Schritt-Anleitung folgt in Kürze.

Was wird übernommen und was nicht?

Da Citavi und Zotero unterschiedliche Konzepte verfolgen, ist keine vollständige 1:1-Übertragung möglich. Citavi ist auf in sich geschlossene Projekte ausgelegt. Jedes Projekt ist eine eigene Einheit mit eigenen Titeln, Kategorien und Wissenselementen. Zotero hingegen arbeitet mit einer zentralen Bibliothek, in der alle Titel gemeinsam verwaltet und über Sammlungen strukturiert werden.

Ein Blick vorab spart spätere Überraschungen:

Was übernommen wird:

  • Literaturquellen mit allen bibliographischen Angaben
  • Anhänge (PDFs) inklusive Annotationen
  • Citavi-Kategorien werden als Untersammlungen in Zotero abgebildet
  • Schlagwörter werden zu Tags
  • Wissenselemente (Zitate, Kommentare) werden als Notizen gespeichert

Was nicht übernommen wird oder Nacharbeit erfordert:

  • Verweise zwischen Literaturquellen bleiben nicht erhalten
  • Sammelwerke und ihre Beiträge müssen neu verknüpft werden
  • Bei mehreren Standorten pro Titel wird nur ein Standort übernommen
  • Abbildungen gehen verloren, Bildzitate werden ohne Bilder übertragen
  • Der Typ eines Wissenselementes (wörtliches Zitat, indirektes Zitat, Kommentar etc.) wird nicht unterschieden
  • Aufgaben landen als Notiz mit dem Tag „#todo“ in Zotero, verlieren aber den Bezug zu Titel oder Projekt

Schritt 1: Citavi-Projekt sichern

Zunächst wird eine Sicherungskopie des Citavi-Projekts erstellt.

Cloud-Projekt in lokales Projekt umwandeln

Wer in Citavi mit einem Cloud-Projekt gearbeitet hat, muss dieses zunächst lokal speichern:

  1. In Citavi: „Datei“ > „Dieses Projekt“ > „Projektkopie speichern …“
  2. „Lokale Projektkopie erstellen“ wählen, einen Projektnamen vergeben und „Weiter“ klicken
  3. „Das Cloud-Projekt beibehalten“ auswählen und mit „Weiter“ bestätigen
  • Projektkopie speichern
    1. Projektkopie speichern
  • Projektkopie erstellen
    2. Lokale Projektkopie erstellen
  • Cloud-Projekt behalten
    3. Cloud-Projekt beibehalten

Anschließend öffnet Citavi automatisch die lokale Kopie. Ab hier läuft alles wie bei einem lokalen Projekt.

Sicherungskopie eines lokalen Projekts erstellen

In Citavi: „Datei“ > „Dieses Projekt“ > „Sicherungskopie erstellen“

Die Sicherungsdatei liegt als „.ctv6bak“-Datei standardmäßig unter:

  • „C:\Users\<Benutzername>\Documents\Citavi7\Backup“
Sicherungskopie erstellen
Sicherungskopie erstellen

Hinweise:

  • Der Dateiname endet auch bei Citavi 7 noch mit „.ctv6bak“.
  • In Citavi lässt sich der Speicherort (siehe auch Punkt 2 „Sicherungskopie eines lokalen Projekts erstellen“) direkt aufrufen:
    • „Extras“ > „Optionen“ > „Speicherorte“ > „Sicherungskopien“ > „Ordner im Windows-Explorer öffnen“
Speicherort aufrufen
Speicherort der Sicherungskopie über Citavi aufrufen

Schritt 2: Sicherungsdatei entpacken

Die „.ctv6bak“-Datei ist ein ZIP-Archiv und kann beispielsweise mit 7-Zip entpackt werden:

  1. Rechtsklick auf die „.ctv6bak“-Datei > „7-Zip“ > „Dateien entpacken“
  2. Ggf. muss nach dem Rechtsklick zunächst „Weitere Optionen anzeigen“ gewählt werden
  3. Einen Speicherort auswählen und mit „OK“ bestätigen

Nach dem Entpacken befindet sich im gewählten Ordner eine „.ctv6“-Datei. Diese wird später für den Import in Zotero benötigt.

Zip-Datei entpacken
Zip-Datei entpacken

Schritt 3: Anhänge vorbereiten

Die Sicherungskopie enthält standardmäßig keine Anhänge wie PDF-Dokumente. Um sie mitzunehmen, sind ein paar weitere Handgriffe nötig:

  1. Die Anhänge finden sich standardmäßig unter:
    „C:\Users\<Benutzername>\Documents\Citavi 7\Projects\<Name Sicherungskopie>\Citavi Attachments“
  2. Den gesamten Inhalt dieses Ordners in den gleichen Ordner kopieren, in dem auch die zuvor entpackte „.ctv6“-Datei liegt

Erst wenn Sicherungsdatei und Anhänge im gleichen Verzeichnis liegen, werden die PDFs beim Import in Zotero korrekt zugeordnet.

Optional: Bei bestehenden Zotero-Bibliotheken empfiehlt sich vor dem Import eine Sicherung der Daten.

Schritt 4: Import in Zotero

Die aktuelle Version von Zotero kann unter https://www.zotero.org heruntergeladen werden.

Für den Import dann wie folgt vorgehen:

  1. Zotero öffnen
  2. „Datei“ anklicken > „Importieren“ wählen
  3. „Einer Datei“ (BibTeX, RIS, Zotero RDF, etc.) im Auswahlfenster wählen und mit „Weiter“ bestätigen
  4. Die entpackte „.ctv6“-Datei auswählen und öffnen
  5. Im folgenden Dialogfenster zunächst den Haken bei „Importierte Sammlungen und Einträge in neue Sammlung einstellen“ gesetzt lassen. Somit erscheint das Citavi-Projekt als eigene Untersammlung in Zotero und vermischt sich nicht mit bereits vorhandenen Einträgen
  6. Dann bei der Dateiverarbeitung im gleichen Dialogfenster die Option „Dateien in den Zotero-Speicherordner kopieren“ auswählen. Nun können die Originaldateien nach dem Import problemlos gelöscht werden
  7. Mit „Weiter“ bestätigen
  • Import
    „Importieren“ in Zotero auswählen
  • Auswahl im Importdialog
    „Einer Datei …“ auswählen
  • Weitere Importoptionen
    Optionen für den Import auswählen

Ein erfolgreicher Import wird durch ein weiteres Dialogfenster bestätigt:

Importbestätigung
Importbestätigung

Nach einem erfolgreichen Import sollte nun in der linken Spalte der Zotero-Oberfläche eine neue Sammlung mit dem Namen der importierten Citavi-Projektdatei aufgeführt werden, im Beispiel „Testexport“:

Importierte Sammlung
Neue Sammlung in Zotero nach dem Import

Schritt 5: Nacharbeiten in Zotero

Nach dem Import sollte ein gezielter Blick auf die übertragenen Daten geworfen werden.

Sammelwerke und Beiträge verknüpfen

Beiträge in Sammelwerken werden ohne Verknüpfung zum übergeordneten Werk importiert. Um diese nachzutragen:

  • Den entsprechenden Eintrag (Typ „Buchteil“) in Zotero aufrufen
  • Im rechten Bereich das Icon für „Zugehörig“ anklicken, auf „Eintrag hinzufügen“ („+“-Symbol) klicken und in der Bibliothek das passende Sammelwerk suchen und verknüpfen
  • Zugehörig-Option
    In Zotero auf „Zugehörig“ klicken
  • Verknüpfung bestätigen
    Zu verknüpfendes Sammelwerk suchen und auswählen

Wissenselemente als Notizen nutzen

Zitate und Kommentare aus Citavi landen in Zotero als Notizen, die der jeweiligen Referenz zugeordnet sind. Der Typ des Wissenselementes (wörtliches Zitat, indirektes Zitat etc.) wird dabei nicht übertragen. Wer den Bezug zum genauen Fundort im PDF herstellen möchte, kann das manuell nachholen:

  1. Das zugehörige PDF in Zotero über den integrierten PDF-Reader öffnen
  2. Im rechten Bereich auf das gelbe Notizen-Symbol klicken und anschließend auf das „+“-Symbol unter Eintragsnotizen
  3. Die gewünschte Annotation von der linken Seite der Zoterooberfläche per Drag & Drop in die Notiz auf der rechten Seite ziehen
  4. Das Wissenselement ist nun verknüpft und kann inklusive der Quellenangabe in das gewünschte Textdokument eingefügt werden
16_Annotation
Bezug zum genauen Fundort im PDF herstellen

Dubletten finden

Falls Titel mehrfach importiert wurden oder bereits in der Zotero-Bibliothek vorhanden waren, hilft der Eintrag „Eintragsdubletten“ in der linken Spalte von Zotero. Dubletten lassen sich dort mit wenigen Klicks zusammenführen.

Eintragsdubletten bereinigen
In der linken Spalte der Zotero-Oberfläche lassen sich ggf. generierte Dubletten bereinigen

Fazit

Der Umstieg von Citavi zu Zotero ist gut handhabbar, wenn man ihn mit etwas Vorbereitung angeht. Die technischen Schritte wie Sichern, Entpacken und Importieren sind überschaubar. Was etwas mehr Geduld erfordern kann, sind die Nacharbeiten: Sammelwerke verknüpfen, Wissenselemente prüfen und ggf. Strukturen anpassen. Wer diese Zeit investiert, hat danach eine sauber übertragene Literatursammlung, mit der direkt weitergearbeitet werden kann.

Bei Fragen zum Umstieg oder Anmerkungen zum Beitrag steht das Team Literaturverwaltung der Universitätsbibliothek TUHH gerne zur Verfügung.

CC BY 4.0
Weiternutzung als OER ausdrücklich erlaubt: Dieses Werk und dessen Inhalte sind – sofern nicht anders angegeben – lizenziert unter CC BY 4.0. Nennung gemäß TULLU-Regel bitte wie folgt: „Citavi-Projekte nach Zotero importieren: Schritt-für-Schritt-Anleitung“ von Florian Hagen und Detlev Bieler, Lizenz: CC BY 4.0. Der Beitrag und dazugehörige Materialien stehen auch in nachnutzbaren Formaten sowie als PDF zum Download zur Verfügung.
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Schreibtisch

Gedanken zum Semesterstart, oder: Was niemand laut sagt, aber viele irgendwie brauchen

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Das neue Semester steht vor der Tür. Und ich frage mich einmal mehr: Welche Dinge hätte ich mir gewünscht, früh zu wissen? Einfach und ohne lange Erklärungen.

Der Semesterstart an der Uni hat immer etwas Widersprüchliches. Einerseits: Aufbruchsstimmung. Neue Kurse, neue Themen, vielleicht sogar neue Vorsätze. Andererseits: dieses leise Gefühl, dass alle anderen irgendwie wissen, wie das hier funktioniert. Nur man selbst nicht so ganz. Zumindest fühlt es sich oft so an.

Ich arbeite seit einigen Jahren im Umfeld von Lehre und Bibliothek und begegne diesem Gefühl regelmäßig. Bei Studierenden, aber ehrlich gesagt auch bei mir selbst in verschiedenen Phasen. Deshalb schreibe ich das hier nicht als Ratgeber, sondern eher als das, was ich mir damals gewünscht hätte, einfach mal gesagt zu bekommen.

Zwölf konkrete Tipps für den (Ersti-)Semesterstart habe ich übrigens schon mal aufgeschrieben. Du findest sie im Beitrag „Wenn ich nochmal Ersti wäre …“. Heute geht es mir um etwas anderes.

Fang an, auch wenn du noch nicht bereit bist

Das klingt nach einem dieser Motivationssätze, die man auf vielen Webseiten oder Postkarten findet. Fast hätte ich ihn deshalb gestrichen. Aber es ist eher eine praktische Beobachtung.

Viele warten im Studium darauf, „fertig gedacht“ zu haben, bevor sie anfangen zu schreiben. Ein mögliches Problem: Das Denken passiert oft erst beim Schreiben. Ein erster Entwurf darf unrund sein. Vielleicht soll er das sogar. Wer das verinnerlicht, schreibt schneller, klarer und mit deutlich weniger Blockaden.

Dasselbe gilt für Fragen stellen. Nicht zu wissen, wie eine Literaturrecherche „richtig“ funktioniert, ist keine Schande. Es ist ein Ausgangspunkt. Viele haben das nie systematisch gelernt, tun aber trotzdem so, als wäre es selbstverständlich. Das führt dazu, dass man lieber schweigt, als nachzufragen. Dabei wäre die Frage oft der schnellste Weg nach vorne.

Drei Dinge, die selten jemand erklärt, aber einen echten Unterschied machen

Zitieren ist keine Pflichtübung

Wer eine Quelle nennt, sagt damit: Diese Idee stammt nicht von mir. Das ist nicht nur Formalität oder Bestandteil der Guten Wissenschaftlichen Praxis, sondern Respekt. Respekt gegenüber den Menschen, deren Arbeit man nutzt sowie gegenüber den Lesenden. Und auch gegenüber uns selbst. Denn nach ein paar Monaten haben auch wir, oder zumindest ich, oft schon vergessen, woher eine Information kam. Wer den Sinn dahinter versteht, hat automatisch weniger Stress mit Zitierstilen. Denn dann geht es nicht mehr ums Regelwerk, sondern ums Prinzip.

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Wenn du tiefer in das Thema Zitieren einsteigen möchtest:

Literatur suchen ist eine Fähigkeit, keine Selbstverständlichkeit

Google Scholar ist ein Anfang. Aber nur ein Anfang. Wer früh lernt, wie Datenbankrecherche funktioniert, welche Suchbegriffe helfen und wie man Quellen bewertet, spart sich später viel Zeit. Und noch mehr Nerven.

Was ich dabei selbst lange unterschätzt habe: wie viel leichter es ist, wenn man überhaupt erstmal weiß, wo man suchen kann. Abseits der bekannten Suchmaschinen. Angebote wie OpenAlex gab es zu meiner Studienzeit noch nicht. Oder ich kannte zumindest nichts Vergleichbares. Aber ich wünschte, es hätte sie gegeben. Mit OpenAlex kannst du heute ohne Zugangshürden einfach mal schauen, was in bestimmten Themenbereichen oder an deiner eigenen Hochschule eigentlich in der Forschung passiert.

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Wenn du mehr über die Literaturrecherche mit OpenAlex erfahren möchtest:

Schreiben ist Denken, kein Abschreiben fertiger Gedanken 

Das hat mich lange beschäftigt. Die Idee, dass man erst denkt und dann schreibt, klingt logisch. Funktioniert aber (bei mir) selten so. Oft entsteht Klarheit erst durch das Schreiben selbst.

Free Writing ist dafür eine einfache Methode: einfach drauflosschreiben, ohne zu werten, ohne zu korrigieren. Was dabei rauskommt, ist selten perfekt. Aber es ist ein Anfang. Und der zählt.

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Wenn du dich näher mit Free Writing oder deinen eigenen Schreibgewohnheiten beschäftigen möchtest:

Das eine Tool, das ich früher hätte kennen sollen: Zotero

Es gibt Tools, die man irgendwann entdeckt und denkt: Warum hat mir das niemand früher gezeigt? Zotero gehört für mich dazu. Zotero ist kostenlos, open source und hilft dir dabei, Literatur zu verwalten. Klingt erstmal nach etwas, das erst kurz vor der Abschlussarbeit relevant wird. Ist es aber nicht.

Literatur sammelt sich an. Leise, aber stetig. Ein Paper hier, ein Buchkapitel da, ein Link, den du schnell irgendwo abspeicherst und drei Wochen später nicht mehr wiederfindest. Was ich lange gemacht habe: mir Dinge selbst per Mail zu schicken oder dutzende Tabs offen zu lassen. Funktioniert kurzfristig. Aber nicht über Wochen. Bei mir entwickelte sich dann immer eine Art Druckgefühl.

Mit Zotero geht das deutlich einfacher. Mit wenigen Klicks kannst du Quellen direkt aus dem Browser speichern: strukturiert, wiederauffindbar und ohne Umwege. Und es sind genau diese kleinen Dinge, die den Unterschied machen: keine Texte mehr selbst irgendwo hinschicken, keine Tabs „für später“ offen lassen. Dinge landen direkt da, wo du sie später auch wiederfindest.

Was viele auch nicht wissen: Mit der Zotero-App (Zotero for mobile) kannst du die ISBN von Büchern scannen. Die bibliografischen Daten landen direkt in deiner Zotero-Sammlung. Synchronisiert über alle Geräte. Kein Abtippen, kein schnelles Foto mehr, das später in der sowieso schon viel zu schnell wachsenden Fotosammlung untergeht.

Das klingt nach Komfort. Und das ist es auch. Dabei habe ich hier nur ein paar der Features angesprochen. Zotero steckt voller kleiner und größerer Funktionen, die das Arbeiten mit Literatur deutlich erleichtern. Aber das Wichtigste bleibt: Wer seine Literatur im Griff hat, kann sich mehr auf das konzentrieren, was eigentlich zählt: das Lesen, Denken und Schreiben.

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Wenn du mehr über die Grundlagen und weitere Funktionen von Zotero erfahren möchtest:

Die Universitätsbibliothek TUHH bietet freitags in der Zeit von 09:00 bis 09:30 Uhr auch eine Sprechstunde zum Thema Literaturverwaltung an. Diese wird per Zoom angeboten.

Zugangsdaten:

  • Zugangslink: Zoom 
  • Meeting-ID: 832 9724 8626
  • Kenncode: 503035

Wenn du Zotero lieber einmal live und kompakt kennenlernen möchtest: Am 6. Mai 2026 biete ich bei der Langen Nacht des Lernens in der Universitätsbibliothek der TUHH einen Crashkurs an. Das Wichtigste in zwanzig Minuten. Alle Details zu den Sessions gibt es nach Ostern in einem eigenen Blogbeitrag der Universitätsbibliothek (Klicke hier).

Zum Schluss

Der Semesterstart ist kein Moment, in dem man schon alles wissen muss. Er ist ein Moment, in dem man anfangen kann. Mit dem Schreiben, mit den Fragen, mit den Tools, die einem das Arbeiten leichter machen.

Viele der Werkzeuge und Materialien, die dir dabei helfen können, sind frei zugänglich. Ganz im Sinne verschiedener Openness-Bewegungen wie Open Educational Resources, Open Access oder Open Source. Sie sind offen, nachnutzbar und darauf ausgelegt, Wissen zugänglich zu machen. Für alle, nicht nur für die, die Zugang haben.

Und noch etwas: Das Impostor-Gefühl, also das Gefühl, weniger zu wissen als alle anderen, ist weiter verbreitet, als man denkt. Vielleicht hilft es, das einfach mal laut zu sagen. Wenn du bei Recherche, beim Schreiben wissenschaftlicher Arbeiten oder bei der Literaturverwaltung nicht weiterkommst: Genau dafür sind wir als Universitätsbibliothek da.

Schreibtisch
Fang an, auch wenn es noch nicht alles perfekt ist

Was wäre deine ehrliche Ansage an dich selbst zu Semesterbeginn? Ich bin gespannt auf eure Gedanken in den Kommentaren, per Mail oder auch über Mastodon (@flohnsen@openbiblio.social).

CC BY 4.0
Weiternutzung als OER ausdrücklich erlaubt: Dieses Werk und dessen Inhalte sind – sofern nicht anders angegeben – lizenziert unter CC BY 4.0. Nennung gemäß TULLU-Regel bitte wie folgt: „Gedanken zum Semesterstart, oder: Was niemand laut sagt, aber viele irgendwie brauchen“ von Florian Hagen, Lizenz: CC BY 4.0. Der Beitrag und dazugehörige Materialien stehen auch in nachnutzbaren Formaten sowie als PDF zum Download zur Verfügung.
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