Zotero ist eine kostenlose Open-Source-Software zur Literaturverwaltung. (Wissenschaftliche) Literatur, Notizen, Zitate und weitere Informationen lassen sich so effizient sammeln, organisieren und verwalten. Zotero bietet auch die Möglichkeit, Zitate direkt in ein Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Word einzufügen sowie automatisch Bibliografien zu generieren. Verfügbar ist die Desktopanwendung für Windows-, macOS- und Linux-Betriebssysteme.

Im tub.torials-Blog sind zu Zotero bereits Beiträge zum Einstieg in das Programm, den Funktionen des Notizeneditors, zur Auswahl von Zitierstilen und der Verbindung mit KI-Anwendungen erschienen. In diesem Blogbeitrag geht es um die Verbindung von Zotero mit der TUHH-Cloud, um die Speicherkapazität für Dateianhänge wie PDFs zu erhöhen. Angeboten wird der Cloud-Dienst allen TU-Angehörigen vom Rechenzentrum der TUHH zur Erleichterung der Zusammenarbeit und dem Dateienaustausch.

Das Synchronisationsfeature von Zotero

Mit der Synchronisationsfunktion von Zotero ist es möglich, über ein persönliches Zotero-Konto von verschiedenen Computern, Smartphones oder Tablets auf die eigene Bibliothek zuzugreifen. Alle Änderungen, die an einer Stelle vorgenommen werden, werden automatisch auf alle synchronisierten Geräte übertragen. Dabei erfolgt eine Unterscheidung zwischen Datensynchronisation und Dateiensynchronisation.

A.) Datensynchronisation (Data Syncing)
Bei der Datensynchronisation werden Informationen wie Literaturverweise, Notizen, Links und weitere Metadaten synchronisiert. Dokumente, die jeweils an den Datensätzen hängen (Volltexte, Snapshots von Webseiten), werden nicht synchronisiert. Der Zotero-Speicher für die Datensynchronisierung wird grenzen- und kostenlos zur Verfügung gestellt.

B.) Dateiensynchronisierung (File Syncing)
Bei dieser Art der Synchronisierung werden die in unserer (lokalen) Bibliothek hinzugefügten Dateien (Volltexte, Snapshots) synchronisiert. Der Speicherbedarf ist höher als im Vergleich zur Datensynchronisierung. Zur Verfügung stehen allen Nutzer*innen für diese Form der Synchronisierung zunächst 300 MB Zotero-Speicher. Kostenpflichtig kann der Zotero-Speicher direkt bei Zotero individuell oder für Gruppen erweitert werden. Wer mehr Speicherplatz für die eigene Bibliothek benötigt, muss aber nicht zwangsweise auf kostenpflichtigen Speicher von Zotero zurückgreifen. Eine Alternative bietet sich durch die Nutzung von Cloud-Speichern über das WebDAV-Protokoll an. WebDAV steht für „Web-based Distributed Authoring and Versioning“ und ist ein Standard zur Datenbereitstellung im Internet.

TUHH-Cloud mit Zotero verbinden

Da die Cloud der TUHH (Nextcloud) das WebDAV-Protokoll unterstützt, können TU-Angehörige mit nur wenigen Schritten den eigenen Zotero-Speicher erweitern (Beschreibung der Arbeitsschritte basierend auf Zotero 6.0.27 für macOS):

1. Um die Synchronisation zu aktivieren, müssen wir zuerst einen (kostenlosen) Zotero-Account einrichten: https://www.zotero.org/user/register
2. Anschließend rufen wir die TU-Cloud auf: http://cloud.tuhh.de
3. Dort erfolgt die Authentifizierung von TUHH-Angehörigen über Shibboleth.
4. Um die Verbindung zwischen Zotero und TU-Cloud herzustellen, gehen wir zum Menüpunkt „Dateien-Einstellungen“ unten links. Dort finden wir die benötigte URL für die Verbindung. Um diese zu kopieren, klicken wir in die Adressleiste unter „WebDAV“, führen einen Rechtsklick aus und wählen „Kopieren“. Alternativ kopieren wir die Adresse mit dem Tastaturkürzel Strg+C (Windows) bzw. Command+C (macOS).

5. Mit der zuvor kopierten URL in der Zwischenablage wechseln wir zu Zotero. Die Synchronisationseinstellungen erreichen wir, indem wir auf „Einstellungen“ klicken (bei macOS unter dem Menüpunkt „Zotero“ am oberen Bildschirmrand, in der Windowsvariante unter dem Menüpunkt „Bearbeiten“). Es öffnet sich ein Einstellungsfenster, in dem wir den Reiter „Sync“ auswählen müssen.

6. Im Sync-Reiter, unter „Datei-Synchronisierung“, wählen wir im Aufklappmenü („Dateianhänge in Meine Bibliothek synchronisieren mit“) die Option „WebDAV“ aus. In das URL-Feld fügen wir die zuvor in der TU-Cloud kopierte Adresse ein (wie in Schritt 4 beschrieben):

Ein Screenshot mit ausgefüllten Feldern nach Auswahl von „WebDAV“ kann auch unter Schritt 9 eingesehen werden.

Falls bisher noch kein Zotero-Benutzerkonto mit der eigenen Zotero-Bibliothek verknüpft wurde, sollte dies nun unter „Daten-Synchronisierung“ weiter oben im Fenster nachgeholt werden (siehe auch Schritt 1).

7. Bevor wir „Benutzername“ und „Passwort“ in den Sync-Einstellungen von Zotero eintragen können, sollten wir ein anwendungsspezifisches Passwort in der TUHH-Cloud für Zotero festlegen. Dies ist sinnvoll, da bei regelmäßigen Änderungen von Authentifizierungspasswörtern an Hochschulen und anderen Einrichtungen auch die Synchronisation zwischen Zotero und Cloud regelmäßig aktualisiert werden muss.
8. Wenn ein anwendungsspezifisches Passwort eingerichtet werden soll, wechseln wir an dieser Stelle in die TU-Cloud. Andernfalls kann direkt zu Schritt 10 übergegangen werden. In der TUHH-Cloud klicken wir am rechten Bildschirmrand auf unseren Profilnamen und anschließend auf „Einstellungen“. Es öffnet sich eine neue Menüleiste am linken Bildschirmrand.

In der linken Menüleiste klicken wir auf „Sicherheit“ und scrollen im geöffneten Fenster runter zu „Geräte & Sitzungen“. Hier tragen wir „Zotero“ in „App-Name“ ein und lassen ein Passwort generieren. Dieses kopieren wir, klicken neben dem Passwort auf „Erledigt“ und wechseln zurück in die Desktopanwendung von Zotero.

9. In Zotero müssen wir nun neben der bereits eingefügten URL auch „Benutzername“ und „Passwort“ (ggf. das Passwort, dass wir zuvor in der TU-Cloud generiert haben) eingeben.

10. Mit einem Klick auf „Server prüfen“ überprüfen wir, ob die Einrichtung der Synchronisation funktioniert. In der Cloud wird automatisch der Unterordner „zotero“ angelegt, in dem fortan die synchronisierten Dateien abgelegt werden.
11. Die Einrichtung der Synchronisation zwischen Zotero und der TUHH-Cloud wurde erfolgreich eingerichtet.

Bei Fragen zur Verwendung von Zotero und seiner Synchronisierungsfunktion wenden Sie sich gerne an das Team für Literaturverwaltung der Universitätsbibliothek der TUHH oder besuchen unsere offene Onlinesprechstunde freitags ab 09:00 Uhr.

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