ALPEN-Methode

In Fünf Schritten den Tagesablauf optimieren – Zeitpläne erstellen mit der ALPEN-Methode

Auch wenn der Begriff ALPEN viele vielleicht an das europäische Gebirge erinnert: Im Falle der ALPEN-Methode hat das Wort eine andere Bedeutung. Jeder Buchstabe steht für ein zu berücksichtigendes Kriterium bei der Aufstellung von Zeitplänen:

  • Aufgaben, Termine und Aktivitäten notieren,
  • Länge schätzen,
  • Pufferzeit einplanen,
  • Entscheidungen treffen,
  • Nachkontrolle.

Potenziell handelt es sich also um eine nützliche Methode für Schreibprojekte und andere Tätigkeiten des wissenschaftlichen Arbeitens.

A. Aufgaben, Termine und Aktivitäten notieren

Es ist wichtig, alle anstehenden Kernaufgaben zu notieren. Dies kann zum Beispiel durch das Erstellen einer To-do-Liste in einem Terminplaner oder mithilfe von speziellen Zeitverwaltungsanwendungen erfolgen. Auch formlose und zunächst ungeordnete Listen im Rahmen von Notizen können dieses Kriterium erfüllen. Dabei ist es wichtig, sowohl die Art und ggf. den Ort als auch den Beginn der Tätigkeit festzuhalten. Die Recherche nach Fachinformationen in unterschiedlichen Datenbanken sollte also auch jeweils explizit festgehalten werden („Recherche nach Veröffentlichungen im Zeitraum 2020 bis 2023 in Datenbank X“) und nicht zu unspezifisch unter dem Punkt „Recherche in Datenbanken“ aufgeführt werden.

L. Länge einschätzen

Die Einschätzung der Länge einzelner Arbeitsschritte scheint in der Theorie einfach zu sein. In der Praxis treten erfahrungsgemäß aber immer wieder Herausforderungen und Ungewissheit auf. Grundsätzlich gilt: Menschen arbeiten in der Regel fokussierter und schneller, wenn eine Aufgabe innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens abgeschlossen werden muss.

Zur Erleichterung der Abschätzung des Zeitaufwands gibt es unterschiedliche Möglichkeiten:

Aufbau auf Erfahrungswerten:

  • Wenn man ein Experiment selbst zum ersten Mal durchführt, kann man sich an Erfahrungswerten von Betreuenden und Kommiliton*innen orientieren;
  • Um den eigenen Schreibprozess langfristig besser einzuschätzen, kann man bspw. im Rahmen eines Semesters oder einer mehrwöchigen Schreibaufgabe Protokoll zu den eigenen Schreibgewohnheiten führen. Dabei notiert man u. a., wann man am liebsten schreibt oder wie viele Zeichen, Wörter oder Textabschnitte man zu welcher Zeit schafft;

60/40-Regel:

  • Man plant nur etwas 60 % der zur Verfügung stehenden Zeit konkret ein. Die restlichen 40 % werden als Zeitpuffer angesetzt (siehe auch „P. Pufferzeit einplanen“);
  • Mit diesem Vorgehen stellt man sicher, dass bei Formtief, Krankheit, benötigten Ruhephasen und anderen unplanmäßigen Situationen nicht direkt eine Drucksituation entsteht;
  • Falls keine unplanmäßigen Ereignisse auftreten: umso besser, man arbeitet dann quasi vor 🙂

P. Pufferzeit einplanen

Im Alltag ereignen sich regelmäßig unvorhersehbare Dinge wie Staus, Krankheit oder außerplanmäßige Öffnungs- bzw. Schließzeiten. Die Einplanung von Puffern bei Schreibprojekten ist eine Möglichkeit, um Druck von vornherein abzubauen. Bei der Pufferplanung sollte auch die persönliche Leistungskurve berücksichtigt werden. Im Rahmen der unter „L. Länge einschätzen“ vorgeschlagenen Protokollierung der eigenen Schreibgewohnheiten könnte also auch darauf geachtet werden, zu welcher Tageszeit bestimmte Tätigkeiten des wissenschaftlichen Arbeitens (Ideenfindung, Korrekturlesen, Recherche, Textarbeit, Schreibarbeit, etc.) am besten gelingen.

E. Entscheidungen treffen

Wenn es schwierig wird, alle geplanten Aufgaben am geplanten Tag zu erledigen, ist es ratsam, eine Einschätzung vorzunehmen, was wichtig(er) ist und was weniger Priorität hat. Prioritäten können zum Beispiel nach dem Eisenhower-Prinzip gesetzt werden, das im Beitrag Wichtig und dringend? Aufgaben priorisieren mit dem Eisenhower-Prinzip vorgestellt wird.

N. Nachkontrolle

Vor allem beim ersten Versuch ist es wahrscheinlich, dass die ALPEN-Methode (und generell neu ausprobierte Ansätze zur Optimierung der Selbstorganisation) noch nicht reibungslos funktionieren. Aber auch bei bereits guten Erfahrungen gilt es, den eigenen Planungsablauf zu reflektieren:

  • War der Zeitpuffer ausreichend?
  • Waren die Prioritäten angemessen gesetzt?

Wichtig ist auch, dass auf das eigene Bauchgefühl geachtet wird. Ließ sich das geplante Tagespensum ohne Stress bewältigen, sodass man abends mit einem guten Gefühl den (Arbeits-)Tag beenden konnte? Wenn ja, wurde auf jeden Fall vieles richtig gemacht. Sollte dies nicht der Fall gewesen sein, bietet das eigene Vorgehen höchstwahrscheinlich noch viel Raum für Anpassungen und Verbesserungen.

Für eine abschließende Überprüfung am Ende des Tages oder beim Abschluss der Aufgabenliste empfiehlt es sich, etwa 15-20 Minuten einzuplanen. In dieser Zeit kann auch ein Blick auf die To-dos des nächsten Tages geworfen werden. Auf diese Weise kann man häufig den Feierabend mit einem positiveren Gefühl antreten.

ALPEN-Methode
Die ALPEN-Methode stützt die Aufstellung von Zeitplänen (Florian Hagen, CC BY 4.0)

Ausprobieren der ALPEN-Methode

Auf dem Papier ist die ALPEN-Methode als eine effektive Methode zur Zeitoptimierung bekannt. Doch um herauszufinden, wie gut sie zum eigenen Arbeitsstil passt, ist es wichtig, sie aktiv auszuprobieren. Im Rahmen unseres Seminarangebots „Wissenschaftliches Arbeiten“ für Bachelorstudierende wird das Ausprobieren optional über eine kleine Fragestellung angeregt:

  • Stellen Sie sich einen Aufgabenplan für ihre kommende Schreibphase (Hausarbeit), ein Arbeitspaket zur kommenden Woche oder eine anstehende Posterpräsentation zusammen.
  • Stellen Sie Ihren Sitznachbarn, Freunden oder Bekannten die Aufgabenliste vor. Erläutern Sie Aspekte wie den Zeitrahmen, Prioritäten oder Formulierung der Aufgabenpakete und Tauschen sich über Unklarheiten und Unsicherheiten aus.

Zusammengefasst ergaben die bisherigen Rückmeldungen, dass Menschen mit Hang zu einer gut strukturierten Organisation die ALPEN-Methode als hilfreich für verschiedene Projekte betrachten. Insbesondere die Fähigkeit, Zeitfressern entgegenzuwirken, wurde dabei hervorgehoben. Allerdings wird auch angemerkt, dass die realistische Zeiteinplanung auch nach mehreren Anwendungen eine Herausforderung ist.


CC BY 4.0
Weiternutzung als OER ausdrücklich erlaubt: Dieses Werk und dessen Inhalte sind – sofern nicht anders angegeben – lizenziert unter CC BY 4.0. Nennung gemäß TULLU-Regel bitte wie folgt: In Fünf Schritten den Tagesablauf optimieren – Zeitpläne erstellen mit der ALPEN-Methode von Florian Hagen, Lizenz: CC BY 4.0. Der Beitrag und dazugehörige Materialien stehen auch im Markdownformat und als PDF zum Download zur Verfügung.
Eisenhower-Matrix

Wichtig und dringend? Aufgaben priorisieren mit dem Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip (auch: Eisenhower-Matrix, Eisenhower-Methode) wurde im tub.torials-Blog bereits im Rahmen des Beitrags „9 Zeitfresser und wie wir sie ganz einfach loswerden“ erwähnt. Aktuell hilft mir diese Methode auch im Arbeitsalltag wieder häufiger, um vergessenen Terminen, versehentlich unerledigten Aufgaben und organisatorischem Chaos vorzubeugen.

Ursprung und Ziel des Eisenhower-Prinzips

Das Eisenhower-Prinzip ist eine – auch in der Fachliteratur oftmals aufgeführte – Methode, um anstehende Aufgaben in Kategorien einzuteilen und so eine Priorisierung für die Bearbeitung vorzunehmen.

Häufig wird eine Verbindung zum ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower über dessen Aussage aus dem Jahr 1954 hergestellt: „I have two kinds of problems, the urgent and the important”.

Das Ziel des Prinzips besteht darin, sicherzustellen, dass die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigt werden. Weniger wichtige Aufgaben werden ggf. delegiert oder auch mal komplett gestrichen. Über insgesamt vier Kategorien wird die Entscheidung zur Priorisierung von Arbeits- und Aufgabenschritten erleichtert.

Kriterien und Kategorien des Eisenhower-Prinzips

Um nach dem Eisenhower-Prinzip vorzugehen, listen wir zunächst unsere Aufgaben bspw. in Listenform auf. Zur Einteilung stehen uns nun zwei Kriterien zur Verfügung:

Wichtigkeit: Eine Aufgabe ist wichtig, wenn diese zur Erreichung unserer Ziele beiträgt. Wenn die Aufgabe uns keinem unserer Ziele näher bringt, so ist diese unwichtig.

Dringlichkeit: Eine Aufgabe hat eine hohe Dringlichkeit, wenn sie zu einem bestimmten Zeitpunkt in nächster Zukunft erledigt werden muss. Sie ist weniger oder gar nicht dringlich, wenn es (in nächster Zeit) keine Rolle spielt, wann sie erledigt wird.

Um uns die Einordnung unserer Aufgaben zu erleichtern, können einige Leitfragen helfen:

Wichtigkeit:

  • Ist die Aufgabe nötig, um unser Ziel zu erreichen?
  • Sind andere Personen von der Erledigung unserer Aufgabe abhängig?

Dringlichkeit:

  • Besteht eine (baldige) Deadline für die Aufgabe?
  • Kann jemand anders diese Aufgabe übernehmen?

A-, B-, C- und D-Aufgaben am Beispiel von Studium/Abschlussarbeit

Haben wir alle unsere Aufgaben den Kriterien „Wichtigkeit“ und „Dringlichkeit“ entsprechend eingeschätzt, so lassen sich diese nun in insgesamt vier Aufgabenkategorien unterteilen:

  • A-Aufgaben (wichtig und dringend),
  • B-Aufgaben (wichtig, weniger dringend),
  • C-Aufgaben (dringend, nicht wichtig),
  • D-Aufgaben (nicht dringend, nicht wichtig).
Eisenhower-Prinzip
Standardmatrix Eisenhower-Prinzip (Florian Hagen, CC BY 4.0).

A-Aufgaben: wichtig und dringend

A-Aufgaben sind für uns der relevanteste Aufgabentyp, um unsere Gesamtziele zu erreichen. Diese Aufgaben sollten wir möglichst als Erstes selbst erledigen. So stellen wir sicher, dass die Aufgabe zu unserer eigenen vollsten Zufriedenheit abgehakt werden kann.

Oftmals ist es so, dass natürlich alle Aufgaben, die von außen an uns herangetragen werden, immer je nach Perspektive „unheimlich wichtig“ und „eilig“ sind. Die A-Kategorie ist also schnell überladen. Wir müssen uns daher vor allem selbst fragen:

  • Was passiert, wenn ich die Aufgabe erst später erledige (Dringlichkeit)?
  • Kann jemand anders diese Aufgabe eventuell übernehmen (Wichtigkeit)?

Beispiele für A-Aufgaben:

  • Wenn mit Betreuenden unserer Abschlussarbeit abgesprochen ist, dass für den gemeinsamen Austausch bis zur kommenden Woche ein Exposé vorliegt, so ist die Fertigstellung des Exposés eine A-Aufgabe
  • Lernen in der Klausurphase
  • Die Hausarbeit mit der naheliegendsten Deadline oder ein Arbeitspaket dieser Arbeit fertigstellen

B-Aufgaben: wichtig, weniger dringend

B-Aufgaben sind ebenfalls wichtig, aber im Vergleich zu A-Aufgaben weniger dringend. Auch um B-Aufgaben sollten wir uns selbst kümmern, da sie für unser Hauptziel wichtig sind. Allerdings müssen wir sie nicht sofort erledigen und können eine (eigene) spätere Deadline festlegen. Es ist ratsam, regelmäßig zu kontrollieren, ob B-Aufgaben in der Zwischenzeit dringlicher geworden sind und somit in die Kategorie der A-Aufgaben rutschen.

Beispiele für B-Aufgaben:

  • Ein Exposé weit vor dem eigentlichen Abgabetermin fertigstellen
  • Lernen für Klausuren der Klausurenphase, die erst zum Ende der Prüfungswochen anstehen
  • Eine Hausarbeit oder ein Arbeitspaket einer Hausarbeit fertigstellen, bei der/dem noch genügend Zeit bis zur Abgabe vorhanden ist

C-Aufgaben: dringend, aber nicht wichtig

C-Aufgaben sind zwar schnell bzw. dringend zu erledigen, aber im Vergleich zu A- und B-Aufgaben nicht so wichtig. Nach Möglichkeit können wir diese Punkte unserer To-do-Liste also bspw. an Freunde, Bekannte oder Familie delegieren.

Beispiele für C-Aufgaben:

  • Die Abgabefrist für ein Buch der Bibliothek läuft ab
  • Eine weitere Korrekturlesung unserer Texte
  • Um das Gesamtbild unserer Haus-/Abschlussarbeit zu verbessern, könnten Grafiken nochmals überarbeitet oder nachgeschärft werden

D-Aufgaben: nicht dringend, nicht wichtig

D-Aufgaben haben keine oder nur eine geringe Bedeutung für unser Hauptziel. Zudem ist es bei einer D-Aufgabe oft nicht relevant, wann diese erledigt wird. Wenn wir unter Zeitdruck stehen, können wir D-Aufgaben komplett außen vorlassen oder verschieben. Wenn ausreichend Zeit und Energie vorhanden ist, können wir uns um diese Aufgaben kümmern. Wichtig ist vor allem, dass D-Aufgaben uns nicht von Aufgaben der Kategorien A, B und C ablenken.

Beispiele für D-Aufgaben:

  • Lernmaterial für die Klausurenphase durchgehen, das wir schon in- und auswendig beherrschen
  • Unsere Abgabefrist für ausgeliehene Bücher läuft ab, wir liegen aber krank im Bett (Je nach Bibliothek helfen ein Attest und eine Vorabinfo per E-Mail)
Eisenhower-Prinzip Handlungen
Darstellung des Eisenhower-Prinzips mit konkreten Handlungen (Florian Hagen, CC BY 4.0).

Übung zum Eisenhower-Prinzip

Auch wenn das Eisenhower-Prinzip in der Theorie einfach zu verstehen ist: Ob die Methode individuell geeignet ist, sollte vor allem vor den heißen Phasen von Haus- oder Abschlussarbeiten ausprobiert werden, da die Gewichtung der einzelnen Kategorien von individuellen Vorlieben und Zielen abhängig ist. Dazu drei Beispiele:

  • Je nachdem, ob ich mein Studium (oder Semester) schnell und mit Bestnoten abschließen oder währenddessen Praxis- und Auslandserfahrungen sammeln möchte, variiert meine Priorisierung der täglichen Aufgaben.
  • Zu Semesterbeginn setze ich bei meinen täglichen Aufgaben andere Schwerpunkte als während der Prüfungsphasen oder dem Endspurt bei meiner Abschlussarbeit.
  • Wenn ich mich aktuell auf Prüfungen vorbereite, die erst in einigen Wochen stattfinden (wichtig, nicht dringend), aber bereits im Lernfluss bin, muss ich nicht unbedingt meine Lernphase unterbrechen, um bspw. ausgeliehenen Fachliteratur wegen Leihfristende zurückzugeben. Stattdessen kann ich abwägen, welche Aufgabe für meinen Studienerfolg langfristig einen höheren Nutzen hat (unmittelbarer Lernerfolg, weitere Lernaufgaben oder ggf. einige Euro Mahngebühren) und entsprechend handeln (bspw. Tausch von Aufgabenkategorien).

Eine mögliche Übung:

Das Eisenhower-Prinzip ist ein vielseitiger Ansatz, der sich sowohl für die Aufgaben-Priorisierung im Studium als auch die Organisation von Projekten im Beruf oder das Erledigen von Alltagsaufgaben anbietet. Um das Eisenhower-Prinzip im Studium auszuprobieren, eignet sich ein kleineres Schreibprojekt.

  • Zu Beginn sollten alle unsere Aufgaben aufgelistet werden (bspw. Ideenfindung, Themeneingrenzung, Recherche, Textbearbeitung und -auswertung, Erstellung eines Exposés, Fertigstellung einzelner Kapitel etc.). Alternativ kann auch eine bereits bestehende To-do-Liste genutzt werden.
  • Die Aufgaben sollten hinsichtlich Wichtigkeit und Dringlichkeit bewertet werden und im Anschluss Aufgabenkategorien A, B, C und D zugeordnet werden.
  • Nun werden die Aufgaben entsprechend abgearbeitet. Die A-Aufgaben werden von uns selbst zeitnah erledigt, für B-Aufgaben planen wir ein konkretes Zeitfenster und bearbeiten diese ebenfalls selbst. C-Aufgaben delegieren wir und D-Aufgaben streichen wir, es sei denn, es ist noch Zeit zur Bearbeitung vorhanden.
  • Zum Abschluss wird überprüft, wie viel Zeit für jede Aufgabenkategorie aufgebracht wurde, wie man eventuell mehr Zeit für A- und B-Aufgaben schaffen kann und was beim Einsatz der Eisenhower-Matrix besonders herausfordernd war.

Zusammenfassung

Das Eisenhower-Prinzip bietet eine klare Struktur, mit der wir unsere Aufgaben schnell und einfach sortieren können. So können wir unwichtigere Aufgaben aussortieren oder zumindest hinten anstellen, sodass wir uns auf wichtigere Aufgaben mit größerer Aufmerksamkeit konzentrieren können. Für eine simple Matrix benötigen wir lediglich Stift und Papier. Anschließend bewerten wir die anstehenden Aufgaben hinsichtlich ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit und können potenziellen Organisationsproblemen proaktiv entgegenwirken. Nutzt ihr Methoden abseits des Eisenhower-Prinzips, die euch bei der Organisation eurer Aufgaben immer wieder helfen? Teilt diese doch gerne offen über die Kommentarfunktion.


CC BY 4.0
Weiternutzung als OER ausdrücklich erlaubt: Dieses Werk und dessen Inhalte sind – sofern nicht anders angegeben – lizenziert unter CC BY 4.0. Nennung gemäß TULLU-Regel bitte wie folgt: Wichtig und dringend? Aufgaben priorisieren mit dem Eisenhower-Prinzip von Florian Hagen, Lizenz: CC BY 4.0. Der Beitrag und dazugehörige Materialien stehen auch im Markdownformat und als PDF zum Download zur Verfügung.
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