Open Access Publishing at TUHH: Exemplary Step-by-step guide for a toolchain with TORE, GitLab, Sherpa Romeo and Zenodo

The following step-by-step guide is updated regularly and should be seen as a kind of living document. A more recent version, if available, can be viewed via the repository linked in the license note at the end of the post.

Publishing a paper as preprint would work as described in the following steps:

  1. You have to get an overview on possibilities to publish and open access sharing rights (further information on the websites of the TU library)
  2. Check the permissions of your journal or publisher where you would like to publish via Sherpa Romeo. Example for IEEE proceeding is:
Example for aggregated permissions of IEEE proceedings via Sherpa Romeo

Here you can see that preprints (research papers that are shared before peer review) are possible and which rules you have to follow. For example for CDC (Conference on Decision and Control) you can upload the preprint with a notice that this paper is submitted for review and afterwards you have to place a copyright notice and a DOI link of the IEEE finally published version. You are not allowed to publish the final version, just an author version with the copyright terms. See IEEE policy, section 3 for that.

  1. Create a repository for your publication in our gitlab instance: TUHH – Gitlab (private repo, a public repo can be seen here). In general you create

    • a repository for your paper
    • a repository for your software code (See Code Section)

Use the following scheme: Year-paper-conference-FirstSixWordsOfTitleOfYourPublication (e.g. 2021-paper-ECC-A-Gradient-Descent-Method-for-Finite) while the code is in the corresponding Year-code-TitleOfYourContribution repository.

  1. Have in mind to add references to supplimentary material in the readme.
  2. Add submission or copyright terms to your paper and create a prefinal pdf. You might keep some space (Where??) to place the preprint DOI for references.
  3. Open tore submission page with your personal account (more details via tore help).
  4. Select Publications with fulltext and click on manual submission
  5. The next pages collect metadata:
    • Title
    • Authors (Add an ORCID if possible, Add Prof Werner, for example). Clicking on the magnifier allows searching for entries. Validated entries are marked with a green arrow.
    • Select Language: English
    • Type: Preprint
    • Enter Abstract in English
    • Select TUHH Institute: Type E14 and by using the magnifier select the validated entry.
    • Go next
A click on the magnifier allows searching for entries
  1. Next page collects publisher metadata:
    • These information will be updated with the final version to be submitted for publication
    • Enter Date of issue: Todays date
    • Go next
  2. License details
    • License: Copyright should be selected
    • Supplemented by: Here you can add your Code DOI
    • Project: If you are working for a DFG program, you should reference it here
    • Funder: Here you should add DFG or BMWI as Funder
  3. Now you get your DOI.
    • Copy this DOI into your paper and compile it with this DOI. The DOI is booked but not finally registered. This will be done in the next steps
  4. Now, upload the pdf of your preprint
    • upload pdf
    • check filename (should be meaningful)
    • Set embargo date if neccessary
    • next
  5. Verfiy your submission and accept the license of TORE
  6. Your submission is nearly done. TUHH Library will check your submission. Either they accept it or ask you to change things. You will be emailed. Your entry is so to say, peer review on metadata level
  7. For now you are done. Further version have to be uploaded when the paper got accepted and you can upload the final author version to TORE. Please make sure that you reference the publisher DOI and add the correct credits to the paper.

Publish your software files related to your paper publication

You want to publish files like your source code, your data or videos in a save manner and cite them using a DOI?

The code you publish should be able to reproduce all figures you show in your publication by running one or multiple files which are than related to your figure. If your code uses special software or libraries to run, you should note them down in a dependancies and software section in a readme file of the repository. You should not include these files to your repository. Installation steps should be explained.

Than this is one way to go:

  1. Create a repository for your publication in our gitlab instance: TUHH – Gitlab. In general you create
    • a repository for your paper (See Paper Section)
    • a repository for your software code in (private repo) by using the following scheme: Year-code-conference-FirstSixWordsOfTitleOfYourPublication (e.g. 2021-code-ECC-A-Gradient-Descent-Method-for-Finite) while the paper is in the corresponding Year-paper-conference-TitleOfYourContribution repository.
  2. Upload your code by using git (You can use this repo already when starting to work on an idea: Repositories can be renamed and moved in the gitlab structure). Code should be cleaned up and except for dependancies and libraries selfcontaining. (Be careful on which branch to push, master gets automatically pushed to github, others not)
  3. Add a License file to the repo using templates: GPLv3 (Software) and CC-BY-SA (for all other media) and remove all lines after End of Terms and Conditions around line 625
  4. Add the following header lines to the beginning of each of your files. In references your refere to papers, software or tools you base on to cite them. Make sure that our license in compatible with the build on software/library/code.
% Project: Name and Link
% Copyright: 
% License: 
% References:
% Authors:

% For Paper, 
% "A Gradient Descent Method for Finite Horizon Distributed Control of Discrete Time Systems"
% by Simon Heinke and Herbert Werner
% Copyright (c) Institute of Control Systems, Hamburg University of Technology. All rights reserved.
% Licensed under the GPLv3. See LICENSE in the project root for license information.
% Uses an own implementation of the work of 
% "A. Vamsi and N. Elia, Design of distributed controllers realizable over arbitrary directed networks,
% IEEE Conference on Decision and Control, 2010."
% Author(s): Simon Heinke
  1. You also might want to enter a section in the Readme file on how to cite your work. Therefore you should include bibtex code for citing authors to reference your work in their publication. E.g.:
    Author = {Greg Brockman and Vicki Cheung and Ludwig Pettersson and Jonas Schneider and John Schulman and Jie Tang and Wojciech Zaremba},   Title = {OpenAI Gym},
    Year = {2016},
    Eprint = {arXiv:1606.01540},

Example for from Christian Hespe:

Example for a file
  1. Create a repository at
    • with the same name as in gitlab
    • Give a short meaningful description
    • Select public
    • Click on create repository
    • Ask Lennart Heeren or Patrick Göttsch to grant you maintainer rights in that particular repository
    • Copy the SSH url from github
  2. Enable mirroring in gitlab
    • Switch to your private gitlab repository
    • Left menu -> Settings -> Repository -> Expand Mirroring repositories
    • Paste your github url in Input the remote repository URL
    • Modify it this way: ssh:// at the beginning and replace the colon after with a slash. It should look like this now: ssh://
    • Klick on Detect host keys button
    • Select (although it does not seam to be clickable) in authentification method SSH Public Key
    • And select Mirror only protected branches. By default only the master branch will be pushed as it is.
    • Click on mirror repository to setup the mirror.
    • Now you have to click on the Copy ssh public key
Copy the ssh public key via mousclick on the copy item
  • After a click on the key…
    • go back to GitHub;, click on Settings > Deploy Keys > Add deploy key
    • Give it some title, paste the copied key in the key field and check Allow write access abd than click on Add key
    • Now you can trigger the mirroring by pushing or merging into the master branch in gitlab or manually in the gitlab repo mirroring settings page
  1. Uploading to Zenodo
    • Login to Zenodo using ** Log in with this credentials **
      • user:
      • passwd: JJ^Q?…
    • Click on setting->github (1),
    • Click on Sync now button (2),
    • and enable the repository (3, located at the end of the list),
    • Then we go back to github and create a new release (4):
  • give a version tag like v1.0
  • give a meaningful title
  • and some description (will also be published by zenodo)
  • click on Publish Release
Click on „Publish release“ after assigning a tag, a title and a description

This automatically generates a zip of the code and this zip gets uploaded to zenodo, also automatically.

  1. Creating a DOI/Publishing
  • Back in Zenodo click on upload at the top of the page
  • Here you find your software code already published
Published software code
  • Since not all metadata is available on github, you have to edit your entry
    • Click on the title opens the entry and shows a view as readers would see it.
    • You can click on edit to add or change metadata. The next view is organised in multiple sections:
      • Files: Here you can upload a new version manually. But normmaly you would choose a github release as the way to go.
      • Communities: Please select Hamburg University of Technology to reference this contribution to TUHH
      • Upload Type: Should already be Software
      • Basic Information:
        • Adjust the Title because the github repo name has been used. E.g.: Code for paper: Name of my marvellous paper
        • Authors: Clean up authors list; Lastname, Firstname – Hamburg University of Technology – Institute of Control Systems – ORCID
        • Add Prof Werner to this list: Werner, Herbert Hamburg University of Technology – Institute of Control Systems – 0000-0003-3456-5539
        • Add a meaningful Description
        • Version tag got automatically set
        • Language: Choose English
        • Give similar Keyword as you choose for your paper
      • License: All should be okay. The License is provided in the repository. Zenodo so far does not support GPLv3.
      • Funding: Select nothing
      • Save the changes. And when you think they can be published, hit the publish button.
  1. Cite code
    • use Zenodo Bibtex generator to get a bibtex entry of your code for your latex literature file – Export section (bottom right)
BibTeX code export via Zenodo

Put a DOI patch into the readme -> Use latest version DOI by clicking on the DOI entry (1) and copying the markdown code (2) from the window. You can add a badge to your gitlab repo as well, either in the readme (2) or by adding a batch using (3a) and (3b)

Zendodo DOI Badge

You might want to change the DOI to the DOI for the latest version:

Adjust the DOI
  1. Updating
    • Create new release on github
    • update Description on zenodo
CC BY 4.0
Weiternutzung als OER ausdrücklich erlaubt: Dieses Werk und dessen Inhalte sind – sofern nicht anders angegeben – lizenziert unter CC BY 4.0. Nennung gemäß TULLU-Regel bitte wie folgt: Open Access Publishing at TUHH: Exemplary Step-by-step guide for a toolchain with TORE, GitLab, Sherpa Romeo and Zenodo von Patrick Göttsch, Christian Hespe, Adwait Datar, Simon Heinke und Lennart Heeren Lizenz: CC BY 4.0. Eine ggf. aktualisierte Version des Workflows kann über dieses GitLab-Repositorium abgerufen werden.

Einstieg in die Literaturverwaltung und Wissensorganisation mit Citavi

In diesem tub.torials-Beitrag soll ein kurzer Einblick in das Literaturverwaltungsprogramm Citavi gegeben werden. Die Anwendung ist an der TUHH lizenziert und kann von Angehörigen der Hochschule kostenlos verwendet werden. Als gute Alternative, auch für Mac- und Linux-Nutzer:innen, bietet sich die Open-Source-Anwendung Zotero an. Diese wurde bereits im Beitrag Einstieg in die Literaturverwaltung – Zotero in 7 Schritten vorgestellt.

Warum nur ein kurzer Einblick? Citavi ist ein umfangreiches Programm mit vielen Funktionen und dieser Beitrag ist in erster Linie als Einstiegshilfe konzipiert. Es würde den Rahmen einer Einführung sprengen, wenn viele oder gar alle Feinheiten von Citavi vorgestellt werden. Weiterführende Informationen und Anleitungen für eine Vertiefung der Citavi-Kenntnisse finden sich daher ergänzend am Ende des Beitrags.

Gegliedert ist der Beitrag in fünf 5 Kapitel:

  • 1. Schreibprozess – was alles dazugehört
  • 2. Citavi, nicht nur zum Zitieren …
  • 3. Programmoberfläche
    • 3.1 Ein Projekt anlegen und neue Titel aufnehmen
    • 3.2 Mehrere Wege der Literaturaufnahme
    • 3.3 Recherche direkt in Citavi
    • 3.4 Arbeiten mit PDFs – Import und Markierung
    • 3.5 Die große Stärke: Wissensmanagement
    • 3.6 Zitate direkt in Citavi erstellen
    • 3.7 Zitate in Word erstellen
    • 3.8 Alles muss raus: Literatur veröffentlichen (Literaturliste)
    • 3.9 Alles eine Frage des Stils – Zitationsstil einstellen
  • 4. Empfehlung? Ja!
  • 5. Weitere Informationen

1. Schreibprozess – was alles dazugehört

Zur Einstimmung ein Blick auf das, was alles zum wissenschaftlichen Schreiben gehört und welche Ansprüche daraus an ein Literaturverwaltungsprogramm entstehen können:

Schreiben und was dazu gehört (Abbildung: Detlev Bieler, CC BY 4.0)

Natürlich beginnt das Schreiben im Kopf mit einer Idee, aus der dann ein Konzept entsteht. Es folgt die Suche nach Literatur und die Sammlung von in Frage kommenden Quellen. Idealerweise wird das Gefundene dabei sortiert sowie (vielleicht) gegliedert und in Kategorien eingeteilt. Dies kann nach Themen oder vielleicht schon nach möglichen Unterteilungen eines geplanten Textes (Kapitel) sein. Mit dem Lesen der gefundenen Literatur beginnt auch die Auswertung oder Bewertung, um festzustellen, ob diese für den geplanten eigenen Text geeignet ist und zitiert werden sollte.

Wahrscheinlich muss weitere Literatur recherchiert werden und die Suche wird erweitert. So können weitere Themen in den Fokus geraten, an die vielleicht vorher noch nicht gedacht wurde. Manches geht dabei aber vielleicht auch zu sehr ins Detail, so dass diese Texte zumindest für das aktuell geplante Schreibprojekt wieder ausgeschlossen werden.

Nun endlich kann aus der gefundenen Literatur mit Quellenbelegen zitiert werden. Schluss ist dann allerdings noch nicht. Wenn der Text steht, geht es vor der Veröffentlichung ans Redigieren. In dieser auch aufwendigen Schreibphase wird das Schreibprojekt in Ordnung gebracht, in dem bspw. inhaltliche und formale Fehler behoben werden. Auch Layoutanpassungen vor der Veröffentlichung bzw. Abgabe können hier noch erforderlich sein genau wie Gedanken für eine wiederauffindbare Archivierung.

Zum Prozess des wissenschaftlichen Schreibens gehört also weitaus mehr als nur die Formulierung von Texten. Für möglichst viele Einzelschritte ist es daher natürlich schön, wenn Software manuelle Tätigkeiten abnehmen bzw. optimieren kann. Genau hier kommt ein Literaturverwaltungsprogramm ins Spiel, das eben weitaus mehr als das bloße Sammeln von Quellen ermöglicht.

2. Citavi, nicht nur zum Zitieren …

Mit der Literaturverwaltungsanwendung Citavi lassen sich nicht nur Literaturquellen sammeln. Die folgende Abbildung zeigt einige weitere Funktionen:

Literaturverwaltungsanwendungen bieten mehr als Sammeln (Abbildung: Detlev Bieler, CC BY 4.0)

Die Optionen rund um Wissensmanagement von Citavi sind zusammengefasst umfangreich. In den folgenden Kapiteln sollen einige dieser Funktionen bei einem Blick auf die Programmoberfläche kennengelernt werden.

3. Programmoberfläche

Die folgende Abbildung zeigt das Startfenster von Citavi. Zur Veranschaulichung ist bereits ein Projekt angelegt, sodass in der linken Spalte die bisher gesammelte Literatur aufgelistet wird. Zum markierten Titel „Vom Bild zur Erkenntnis?“ wird im rechten, größeren Fenster in einer Detailansicht angezeigt. Hier sehen Sie die Titeldaten, können aber später auch selbst angefertigte Zitate zur Veröffentlichung aufrufen.

Programmoberfläche von Citavi (Screenshot „Programmoberfläche“, nicht unter freier Lizenz)

Oben über der linken Spalte können Sie zwischen drei Kategorien wählen:

  • Literatur (ist gerade aktiv),
  • Wissen,
  • Aufgaben.

Die Kategorie Wissen ist eine Besonderheit von Citavi und einer der größten Unterschiede zu anderen Literaturverwaltungsprogrammen. Hiermit können Sie Wissenselemente wie Zitate direkt und indirekt als Paraphrase sortiert sammeln. Auch für Gedanken, Kommentare und Bewertungen zu Ihren Quellen bietet sich hier Platz. Die dritte Kategorie Aufgaben ermöglicht das Anlegen von an Sie selbst gestellten Aufgaben, an die Sie dann mit vom Programm erinnert werden. Dies können z.B. Abgabetermine oder Aufgaben, die noch zu erledigen sind (u.a. Experimente auswerten, Texte zu analysieren, oder Korrekturlesen), sein.

3.1 Ein Projekt anlegen und neue Titel aufnehmen

Projekte lassen sich in Citavi über den Menüpunkt Datei – Neues Projekt öffnen. Speichern können Sie Ihr Projekt entweder lokal auf ihrem Rechner oder in der Citavi-Cloud, so dass Sie von überall darauf zugreifen können. Um einen neuen Titel im Projekt aufzunehmen, rufen Sie über den Menüpunkt Titel ganz oben links in der Menüleiste (grünes Kreuz) ein Fenster auf, in dem Sie zwischen den gängigsten Dokumenttypen wählen können. Hervorgehoben sind links oben die Typen, die am häufigsten gebraucht werden:

  • Monographie (umgangssprachlich: Buch 😉 ),
  • Sammelwerk,
  • Zeitschriftenaufsatz.

Vorausgewählt ist immer der Dokumenttyp, der in der Liste bereits vorhandener Titel Ihres Projektes zuletzt markiert wurde. Im unten abgebildeten Beispiel ist es ein Zeitschriftenaufsatz. Gut sehen können Sie hier auch, wie groß die Auswahl an Formaten ist!

Titel in Citavi aufnehmen (Screenshot „Titel aufnehmen“, nicht unter freier Lizenz)

Nachdem Sie eine Auswahl getroffen haben und auf „ok“ klicken öffent sich die Eingabemaske für die Titeldaten:

Eingabemaske für einen Zeitschriftenaufsatz (Screenshot „Eingabemaske“, nicht unter freier Lizenz)

Praktisch ist, dass die Eingabemasken dem Dokumenttyp entsprechend angezeigt werden. Sie sehen also, welche der jeweils spezifischen Dokumentangaben eingetragen werden müssen. Diese Informationen können nun per Hand eingetragen werden, es gibt aber auch weitere Optionen für die Übernahme von Titel-Daten.

3.2 Mehrere Wege der Literaturaufnahme

Für die Literaturaufnahme bietet Citavi verschiedene Optionen an. Neben einer komfortablen automatischen Datenerfassung ist auch eine komplett händische Titelaufnahme möglich.

Vier Wege der Literaturaufnahme (Screenshot „Wege der Literaturaufnahme“, nicht unter freier Lizenz)

Weg 1
Dieser Weg bedeutet etwas Handarbeit, die manchmal aber auch einfach nicht zu vermeiden ist (z.B. wenn ein Buch nur als gedrucktes Exemplar erhältlich ist und die Daten online nicht ermittelbar sind).

Weg 2
Sie können den Titel einer Quelle auch direkt aus Citavi heraus recherchieren. Die gefundenen Daten werden automatisch eingetragen. Diese Form der Recherche wird weiter unten beschrieben.

Weg 3
Der dritte Weg ist die Eingabe einer ISBN oder eines DOIs: Citavi sucht dann Online nach den dazugehörigen Titeldaten und überträgt diese selbstständig in Ihr Projekt. Ab und an sind diese Daten nicht vollständig oder fehlerhaft. Es sollte daher immer ein zweiter Blick auf die automatisch erfassten Daten geworden werden.

Weg 4
Die vierte Möglichkeit ist die Nutzung des sog. Citavi-Pickers. Dieses Browser-Plug-in wertet Textdateien wie Webseiten, Fachdatenbanken, Bücher und PDF-Dokumente aus. Gesammelte Titeldaten können per Mausklick in ein Citavi-Projekt überführt werden können. Das Picker-Symbol ist in der obigen Abbildung „Vier Wege der Literaturaufnahme“ (Punkt „4“) zu sehen. Sollte ein Titel bereits im eigenen Citavi-Projekt erfasst worden sein, so wird dies durch ein grünes Häkchen kenntlich gemacht (siehe folgende Abbildung „Citavi-Picker“).

Einsatz des Citavi-Pickers (Screenshot „Citavi-Picker“, nicht unter freier Lizenz)

3.3 Recherche direkt in Citavi

Es wurde unter „Weg 2“ bereits erwähnt, dass aus Citavi heraus in Bibliothekskatalogen recherchiert werden kann (Menü: Recherchieren). Hier lassen sich auch Datenbanken hinzufügen:

Recherchefenster (Screenshot „Recherchefenster“, nicht unter freier Lizenz)

Möchten Sie bspw. Datenbanken hinzufügen, die an Ihrer Hochschule lizenziert sind wie im abgebildeten Beispielprojekt die Angebote „Business Source Premier“ und „Web of Science“, so ist dies problemlos möglich. Auch eine erweiterte Recherche für eine gezielte Suche lässt sich durchführen.

Recherchetreffer (Screenshot „Recherchefenster“, nicht unter freier Lizenz)

Im Anschluss an eine Suche sind nur noch die gewünschten Treffer auszuwählen. Diese werden mit allen nötigen Daten in Ihr Citavi-Projekt eingetragen.

Recherchierter Titel neu im Projekt, markiert (Screenshot „Markierter Titel“, nicht unter freier Lizenz)

3.4 Arbeiten mit PDFs – Import und Markierung

Eine weitere sehr praktische Funktion ist das Sammeln und wahlweise Abspeichern von PDF-Dokumenten. Bei Ersterer werden nur die Dokumentdaten gespeichert sowie die Links für einen späteren Aufruf im Internet. Bei Letzterer wird das PDF im Projektordner abgelegt. Hierbei ist allerdings die Größe der Dateien zu berücksichtigen. Es muss ausreichend Cloudspeicher zur Verfügung stehen, wenn die Dateien nicht auf Ihrem Rechner gespeichert werden sollen.

PDF-Import per Drag-and-drop (Screenshot „PDF-Import“, nicht unter freier Lizenz)

Um PDF-Dokumente in Ihr Projekt zu importieren, brauchen Sie diese einfach nur aus dem Dateiexplorer in das Titelfenster ziehen. Den Rest erledigt Citavi. Oder Sie machen das ganz gezielt über das Menü (Titel – Importieren) und suchen die gewünschten Titel in Ihrer Dateiablage aus. Besonders schön ist hierbei, dass Citavi sogar aus unbenannten PDFs, wie sie manchmal beim Download von eBook-Kapiteln entstehen (bspw. „fulltext.pdf“) die Titeldaten aus den Eigenschaften des Dokuments generieren kann.

Und Sie können die PDFs auch auswerten, d.h. in Citavi direkt farbig markieren, ganz so, wie Sie es von ausgedruckten Fassungen kennen. Also kein Ausdruck und Markern nötig. Die Markierungen werden abgespeichert, so dass diese auch zukünftig erhalten bleiben. Hierzu muss allerdings das PDF in Citavi abgespeichert werden, dieses wird dadurch aber nicht verändert. Wie in der folgenden Abbildung zu sehen ist, sind die Farben hellblau und rosa dabei für wörtliche und paraphrasierte Zitate vorgesehen. Haben Sie eine Textstelle auf solche Art markiert, öffnet sich anschließend ein Formular, in dem Sie das Zitat weiterbearbeiten können (dazu später mehr). Es wird direkt der Quelle zugeordnet.

PDFs markieren (Quelle: Citavi-Handbuch)

3.5 Die große Stärke: Wissensmanagement

Eine besondere Stärke von Citavi sind viele Möglichkeiten im Beeich der Wissensorganisation. Hier unterscheidet sich die Anwendung auch von anderen Literaturverwaltungsprogrammen. Neben dem Sammeln der Zitate können Sie eine Struktur Ihres Textes anlegen, indem Sie Kategorien erstellen. Dies entspricht einer Gliederung in Kapiteln und Abschnitten, wie Sie das sonst in einem Textverarbeitungsprogramm machen würden. Den Kategorien können Sie Ihre gefundenen Literaturquellen zuordnen und so sehen, zu welchem Kapitel Sie wie viele Quellen recherchiert haben und wo noch welche fehlen. Auf diese Weise kann schon vor der Textarbeit eine detaillierte Skizze Ihres geplanten Textes abgebildet werden. Natürlich können Sie diese Gliederung aus Kategorien auch nach Word exportieren. Umgekehrt ist dies ebenfalls möglich.

Kategorien und Kategorie hinzufügen (Screenshot „Kategorien“, nicht unter freier Lizenz)

In der Kategorie „Wissen“ können Sie außerdem Ihre Gedanken und Ideen notieren, die Sie zu den verschiedenen Quellen/Zitaten haben.

Gedanke (Screenshot „Gedanke“, nicht unter freier Lizenz)

Und auch Kommentare, Bewertungen und Verweise lassen sich einfach hinzufügen. So ist auch Platz für Informationen zu anstehenden Aufgaben.

Kommentare in Citavi (Screenshot „Kommentar“, nicht unter freier Lizenz)

Nun aber zu einer der wichtigsten Funktionen in Citavi, der Erstellung und Verwaltung von Zitaten. Um mit Citavi zu zitieren, sind zwei Wege möglich. Diese möchte ich im Folgenden kurz zeigen. Welcher Weg für einen der Richtige ist, ist Geschmackssache. Ich empfehle, beide Möglichkeiten einmal auszuprobieren. Beide Ansätze lassen sich auch gut miteinander kombinieren.

3.6 Zitate direkt in Citavi erstellen

Citavi bietet die Möglichkeit, Zitate zu erstellen und den jeweiligen Quellen zugeordnet abzuspeichern. Dies können direkte (also wörtliche) oder indirekte Zitate (Paraphrasen) sein. Hierfür gibt es ein Formular, in dem neben dem eigentlichen Zitattext (und der Seitenangabe) auch ein Kerngedanke formuliert werden kann. Dies hilft, um sich schnell an den Inhalt zu erinnern und das Zitat in die Struktur des Textes einzufügen. Außerdem lassen sich Zitate hier den gewünschten Kategorien (oder Kapiteln) und somit gleich der richtigen Stelle im Text zuordnen.

Für dieses Beispiel habe ich in einem PDF-Dokument, das in meinem Projekt gespeichert ist, ein direktes und ein indirektes Zitat erstellt. Hierzu wird der gewählte Text mit dem Cursor markiert und anschließend über das Menü Wörtliches oder indirektes Zitat ausgewählt.

Markierung des Zitates im PDF (Screenshot „Markiertes PDF“, nicht unter freier Lizenz)

Anschließend kann das Zitat im Formular durch Anführungszeichen, Auslassungen, Hervorhebungen etc. bearbeitet und ergänzt sowie fertig formatiert werden:

Zitatformular (Screenshot „Zitatformular“, nicht unter freier Lizenz)

Schließlich lassen sich sowohl wörtliche Zitate als auch Paraphrasen, aus Citavi heraus in Word einfügen. Dazu muss nur der Mauscursor im Text an der vorgesehenen Stelle des Dokumentes positioniert sein.

3.7 Zitate in Word erstellen

Wenn man Zitate lieber im eigentlichen Textdokument direkt formulieren möchte, bietet das Citavi Word Add-in die Möglichkeit, die dazugehörigen Quellen-Belege in den Text einzufügen. Diese werden mit einer Feldfunktion versehen. Sollten Literatureinträge an zentraler Stelle in Citavi angepasst werden, so können die Belege im Textdokument nun einfach aktualisiert werden.

Worddokument mit Citavi-Arbeitsbereich (Screenshot „Citavi und Word“, nicht unter freier Lizenz)

3.8 Alles muss raus: Literatur veröffentlichen (Literaturliste)

Einer der schönsten Momente bei der Arbeit mit einem Literaturverwaltungsprogamm ist das Erstellen der Literaturliste, die sich durch einen einfachen Knopfdruck erzeugen lässt. Die Wahl des Menüpunktes Literaturliste generiert zunächst eine Druckvorschau. Die Liste kann dann abgespeichert werden, um später im Dokument eingefügt zu werden.

Literaturliste drucken, Menü (Screenshot „Literaturliste drucken“, nicht unter freier Lizenz)

So wie in der folgenden Abbildung kann die Liste aussehen. Der Wechsel des verwendeten Zitationsstils lässt sich schnell umsetzen und wird im nächsten Abschnitt beschrieben.

Auszug einer Literaturliste (Screenshot „Literaturliste“, nicht unter freier Lizenz)

3.9 Alles eine Frage des Stils – Zitationsstil einstellen

Es gibt zwar mehrere Tausend Zitationsstile, aber diese lassen sich vereinfacht als Variationen von eigentlich nur zwei Haupt-Zitationsmethoden zu betrachten:

  • Autor-Jahr- Belegmethode,
  • Ziffern-Belegmethode.

Erstere ist auch als Harvard oder Anglo-Amerikanische Belegmethode bekannt. Letztere als Oxford-Methode oder deutsche Belegmethode. Die folgende Grafik dient zur Verdeutlichung:

Die zwei wichtigsten Zitationsmethoden (Abbildung: Detlev Bieler, CC BY 4.0)

Im abgebildeten stilisierten Text muss man sich die dunklen Textteile als Zitat vorstellen. Im linken Beispiel wird die Quelle in Form vom Namen des Autors oder der Autorin sowie Jahres- und Seitenzahl direkt im Text angegeben. Das rechte Beispiel arbeitet stattdessen mit einer Ziffer (manchmal als Hochzahl) und den Quellenangaben in der Fußnote. Manchmal erfolgt die Umsetzung als Kurzbeleg, manchmal als Vollbeleg. Hier fangen die Variationen also schon an.

Citavi hat über 11.000 Zitierstile „auf Lager“ und man kann diese ganz leicht auswählen. Auch eine gezielte Stilsuche ist möglich. Hierzu muss unter dem Menüpunkt Zitation – Zitationsstile, Zitationsstil wechseln aufgerufen werden:

Zitationsstil wechseln (Screenshot „Zitationsstil“, nicht unter freier Lizenz)

Anschließend kann nach Wahl von Zitationsstil hinzufügen ein Stil gesucht werden. Hierzu kann sowohl nach Fachgebiet, Sprache, Hauptmethode (Kurzbeleg oder Ziffer) als auch nach einem Namen (beispielsweise einer Fachzeitschrift) gesucht werden.

Zitierstil suchen (Screenshot „Stil suchen“, nicht unter freier Lizenz)

In der Vorschau im rechten Teil wird passend zum ausgewählten Stil die Zitationsweise im Text selbst und die Darstellung der Quellen im Literaturverzeichnis als Vorschau angezeigt.

4. Empfehlung? Ja!

Ich arbeite gern mit Citavi. Insbesondere die Möglichkeiten der Wissensorganisation schätze ich sehr. So lässt sich schnell mal eine Skizze für ein Schreibprojekt erstellen, indem über das Anlegen von Kategorien (entspricht Kapiteln) ein Gerüst eines möglichen Textes sichtbar wird. Dies muss dann nur noch befüllt werden, wobei hier die gefundene Literatur gleich zugeordnet werden kann. Es ist natürlich Geschmackssache, ob man einen Text in einem Textverarbeitungsprogramm beginnt oder in Citavi. Ich empfehle, dies einfach einmal auszuprobieren.

Citavi ist ein sehr umfangreiches Programm. Die Einarbeitung braucht dementsprechend Zeit, aber die Möglichkeiten sind dafür auch zahlreich. Leider ist Citavi kein Open-Source-Produkt. In diesem Bereich ist Zotero eine empfehlenswerte Alternative. Es ist auch schade, dass die Free-Version von Citavi abgeschafft wurde, da diese einen guten ersten Einblick in die zahlreichen Features ermöglichte. Abzuwarten ist auch, wie sich der Support von Citavi weiterentwickelt. Aktuell findet der Support nach unternehmerischer Umstrukturierung nicht auf dem hohen Level vergangener Jahre statt. Sehr erfreulich: An der TUHH wird die Citavi-Lizenz Studierenden und Mitarbeiter*innen kostenlos zur Verfügung gestellt.

5. Weitere Informationen

Für weitere Fragen rund um Citavi stehen Ihnen gerne unsere Ansprechpartner für Literaturverwaltung an der tub. zur Verfügung. Auf den Service-Seiten der Bibliothekt gibt es auch weitere Informationen zu Citavi.

Citavi selbst bietet ein sehr gutes Manual für den Umgang mit der Anwendung an, im Internet finden sich aber auch zahlreiche Kurz-Tutorials zu allen Feinheiten des Programmes. Mir persönlich gefallen die Kurzvideos der TU München (Video 1 und Video 2) sowie das Angebot der Kolleg*innen der Uni Konstanz sehr gut.

CC BY 4.0
Weiternutzung als OER ausdrücklich erlaubt: Dieses Werk und dessen Inhalte sind – sofern nicht anders angegeben – lizenziert unter CC BY 4.0. Nennung gemäß TULLU-Regel bitte wie folgt: Einstieg in die Literaturverwaltung und Wissensorganisation mit Citavi von Detlev Bieler, Lizenz: CC BY 4.0. Beitragsbild „Kürbisse“ von Detlev Bieler (CC BY 4.0). Der Beitrag und dazugehörige Materialien stehen auch im Markdownformat und als PDF zum Download zur Verfügung.
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