Illustration der Zugänglichmachung von Wissen

Mit 7 Tipps zu barrierearmen Powerpointfolien

Für viele Menschen ist es schwierig oder gar nicht möglich, Inhalte von Dokumenten gut zu erkennen. Ein Grund können unterschiedliche Beeinträchtigungen des Auges sein (bspw. Farbenblindheit). Oftmals fällt in diesem Zusammenhang der Begriff „Barrierefreiheit“. Letztere bedeutet, dass u. a. Gegenstände oder Medien so gestaltet sind, dass sie von allen Menschen unabhängig von einer Behinderung ohne Einschränkungen genutzt werden können. Zum Teil wird anstelle von „barrierefreien“ Inhalten auch von „barrierearmen“ Inhalten gesprochen. Fortan wird letzterer Begriff auch in diesem Beitrag überwiegend verwendet, da trotz aller Bemühungen meist nicht alle Hindernisse behoben werden können.

Gedacht wird beim Thema Barrierearmut nicht selten zunächst an technische Möglichkeiten bei der Umsetzung bzw. Nutzung von Webseiten. Hier spielen Kontraste, Schriftgrößen oder Optionen für Screenreader eine Rolle. Vergessen wird dabei häufig, dass dieses Thema auch viele weitere Inhalte und Kommunikationsmittel im Alltag abseits von Webseiten betrifft. Ob E-Mails, Tools zur Online-Kommunikation oder Präsentationen: Mit wenigen kleinen Maßnahmen lassen sich auch diese Inhalte ohne großen Aufwand verständlicher gestalten. Nachfolgend soll dies am Beispiel von Powerpointfolien mit Hilfe von sieben Tipps verdeutlicht werden.

Illustration der Zugänglichmachung von Wissen
Auch Powerpoint-Folien können von Barrieren befreit werden (Abbildung: „Accessible Knowledge“ von Kati Szilágyi for Wikimedia Deutschland e.V., Lizenz: CC-BY-SA-4.0)

Powerpoint dient in diesem Beitrag als Beispiel, da sich das Programm als Präsentationssoftware durchgesetzt hat und selbst abseits von Lehr-Lernkontexten in Hochschulen und Schulen nahezu überall eingesetzt wird. Zudem hat Powerpoint je nach Version bereits einige nützliche Funktionen eingebaut, die bei der barrierearmen Gestaltung unterstützen. Die Umsetzung ist nicht schwer und bietet auch für Personen ohne Beeinträchtigung durchaus einen Mehrwert. Viele der sieben Tipps für die Erstellung zugänglicherer Powerpoint-Inhalte lassen sich auch auf andere Programme übertragen.

Tipp 1: Eine „barrierefreie“ Designvorlage von PowerPoint verwenden

Bei PowerPoint kann gezielt nach „barrierefreien“ Foliendesigns gesucht werden (Datei > Neu > „barrierefrei“ eintippen > das Design, das gefällt auswählen). Es gibt viele verschiedene Designvorlagen zu vielen verschiedenen Themen. Außerdem hat man so bereits eine gute Grundlage und kann das entsprechende Foliendesign mit ein paar Mausklicks schnell und ohne großen Aufwand verwenden. Hier sind viele der Tipps bereits beherzigt und es hilft bei der Erstellung.

In Powerpoint lassen sich „barrierefreie“ Folienvorlagen suchen (Screenshot nicht unter freier Lizenz)

Tipp 2: Lesereihenfolge manuell festlegen und überprüfen

Häufig wird die Lesereihenfolge vom Programm automatisch so festgelegt, wie die Objekte auf einer Seite angelegt wurden. Dies macht nicht unbedingt immer Sinn, wenn die entsprechenden Folien von einem Bildschirmleseprogramm vorgelesen werden.

Besser ist es, die fertigen Folien noch einmal auf die korrekte Lesereihenfolge zu überprüfen und ggf. die Reihenfolge der Objekte anzupassen. Dann kann das Leseprogramm die Seite von oben nach unten in korrekter Logik so vorlesen, wie es auch sehende Personen lesen würden. Einer möglichen Verwirrung wird somit vorgebeugt.

Lesereihenfolge in Powerpoint
In Powerpoint lässt sich die Lesereihenfolge überprüfen (Screenshot nicht unter freier Lizenz)

Um die Lesereihenfolge überprüfen zu können, öffnet man bei der 365-Version von Office den Reiter „Überprüfen“ und wählt dort die Barrierefreiheitsprüfung aus. Dort lässt sich der Punkt „Lesereihenfolgebereich“ auswählen und man bekommt an der rechten Seite die Reihenfolge angezeigt, in der jede Folie gelesen werden würde. Dort lässt sich die Reihenfolge auch sehr leicht ändern.

Hierbei kann vor allem auch helfen, das vorgegebene Titelfeld der Folien als solches zu nutzen und kein eigenes Eingabefeld einzufügen. Wenn das Feld als Titelfeld definiert ist, kann es sehbeeinträchtigen Personen bei der Navigation durch die Präsentation helfen, da es als Orientierung durch den Foliensatz dient.

Microsoft-Hilfe: Lesereihenfolge festlegen

Tipp 3: Bilder mit aussagekräftiger Bildunterschrift und Alternativtext

Wenn in Präsentationen verwendete Bilder nicht erkannt werden können, ist es schwierig, die Aussagekraft dahinter zu beurteilen. Deshalb sollten Abbildungen möglichst mit einem prägnanten Alternativtext belegt werden, um sehbeeinträchtigte Menschen bzw. Personen mit Leseprogramm die Möglichkeit zu geben, diese im Kopf visualisieren zu können. Eine kurze Beschreibung des Bildes, seiner Absicht und das, was an dem Bild wichtig ist, reicht hier bereits aus.

  • Beim Einfügen eines Alternativtextes gibt es auch die Möglichkeit, einen Titel einzufügen. Diese Möglichkeit sollte nur genutzt werden, wenn der eingefügte Alternativtext sehr lang ist. Außerdem sollte darauf verzichtet werden, hier den identischen Text einzufügen, der als Alternativtext bereits verwendet wurde. Wenn Titel und Alternativtext denselben Text enthalten, wird dieser doppelt vorgelesen, ohne seine Aussagekraft zu vergrößern.
  • Ab der Officeversion von 2019 können Bilder auch als „Dekoration“ gekennzeichnet werden. Dies sollte man tun, wenn die eingefügten Abbildungen lediglich der visuellen Gestaltung dienen. Personen mit Bildschirmleseprogrammen wird somit signalisiert, dass keine wichtigen Informationen fehlen. Hierzu öffnet man den Reiter „Überprüfen“ und das Feld „Barrierefreiheitsprüfung“. Dort kann man den Punkt „Alternativtext“ auswählen. Sollte ein genutztes Foto keinen inhaltlichen Kontext haben, gibt es hier auch die Möglichkeit, das Kästchen mit „Als dekorativ markieren“ auszuwählen. So wird das Bild vom Leseprogramm ignoriert.
Bild als dekoratives Element markieren
In Office 2019 und neueren Versionen lassen sich Abbildungen als dekorative Elemente markieren (Screenshot nicht unter freier Lizenz)

Leseprogramme können häufig auch Linklisten durchsuchen. Hier ist es hilfreich, wenn die einzelnen Links zusätzlich mit einer „QuickInfo“ belegt sind. Dies sind kleine Fenster, in denen ein beschreibender Text angezeigt wird, sobald mit dem Mauszeiger auf einen Link gezeigt wird. So kann eingeschätzt werden, was sich hinter den einzelnen Links verbirgt, ohne jeden einzeln anklicken zu müssen. Der Hyperlink alleine ist in den wenigsten Fällen aussagekräftig und trifft keine Aussage über den Inhalt der Webseite.

Um eine QuickInfo für einen Link zu hinterlegen, wählt man den Link aus, macht einen Rechtsklick mit der Maus und wählt „Link bearbeiten“. Es öffnet sich ein Feld und man hat oben Rechts die Möglichkeit, eine QuickInfo zu hinterlegen. Diese wird dann ebenfalls angezeigt, wenn man mit der Maus über den entsprechenden Link fährt. Hier ist es ebenfalls sinnvoll, einen möglichst prägnanten Text einzugeben.

Tipp 4: Neben Farben weitere Möglichkeiten für inhaltliche Bewertung nutzen

Von einigen Menschen können gewisse Farben oder Farbkontraste nicht richtig erkannt werden und es fällt ihnen u. a. schwer, in einzelnen Diagrammen die Torten- oder Balken-Formen zu unterscheiden. Hilfreich ist es hier, diesen Formen neben unterschiedlichen Farben auch unterschiedliche Muster zuzuordnen. Hilfreich ist dies auch, wenn man sich die Folien später bspw. in schwarz-weiß ausdrucken möchte und aufgrund der fehlenden Farben eine andere Möglichkeit der Unterscheidung benötigt.

  • Um zu überprüfen, ob die Folien auch für farbenblinde Menschen identifizierbar sind, kann in Powerpoint unter „Ansicht – Graustufe“ das gesamte Design auf Graustufen umgestellt werden – so lässt sich leicht prüfen, ob einzelne Aspekte noch unterscheidbar sind. Wie in dem angefügten Beispiel lassen sich die Balken farblich nicht länger unterscheiden.
  • Balkendiagramm mit Farben
  • Balkendiagramm in Grautönen

Tipp 5: Farbkontrast und Schriftart

PowerPoint-Folien sollten generell nicht mit zu viel Text gestaltet werden. Dies ist auch bei barrierearmen Folien wichtig. Zudem ist für gute Lesbarkeit der beste Weg, einen Schriftgrad von 18 pt. (oder größer) und eine serifenlose Schriftart wie Arial oder Calibri zu verwenden. Serifenlos bedeutet hier, dass möglichst wenig Schnörkel an den einzelnen Buchstaben vorhanden ist. So können die Folien auch in den hinteren Reihen und gerade von Personen mit Sehbeeinträchtigung möglichst gut gesehen werden. Auch bei Text sollte darauf geachtet werden, dass wichtige Informationen nicht ausschließlich durch Farbe, sondern möglicherweise zusätzlich durch Unterstreichungen gekennzeichnet werden sollten.

Zudem sollte auf die entsprechenden Farbkontraste zwischen Text und Hintergrund geachtet werden.

Beispielsweise:

… weiße Schrift auf möglichst dunklem Hintergrund

…alternativ: schwarze Schrift auf weißem oder sehr hellem Hintergrund

Hier hilft die Regel: je geringer der Kontrast, umso schwieriger ist es, den Text zu entziffern und zu lesen. Je höher der Kontrast zwischen Schrift und Hintergrund, desto besser ist die Schrift am Ende lesbar. An dieser Stelle können die Designvorschläge von PowerPoint unterstützen. Dort sind häufig schon entsprechende Kontraste eingestellt.

Tipp 6: Gendern – ein Problem

Von vielen Leseprogrammen wird das Gendersternchen wie auch der Doppelpunkt als solches wörtlich ausgesprochen.

Beispiel:

  • (Dozent – Sternchen – innen).

Dies stört natürlich das Zuhören und ist nicht förderlich für das Verstehen des Vorgelesenen. Die TUHH und auch der Deutsche Blinden- und Sehbehindertenverband e.V. empfehlen, das Gendersternchen zu nutzen, da dies die meist verwendete Form ist und somit möglicherweise im Leseprogramm zum Vorlesen ausgestellt werden kann. Zudem bildet das Gendersternchen insgesamt die größte Geschlechtervielfalt ab. Generell ist eine erstrebenswerte Lösung, möglichst Wörter zu finden, die ohne Genderstern oder Doppelpunkt auskommen und hierbei zeitgleich kein Geschlecht ausschließen („Unternehmen“ statt „Arbeitgeber“ – „Studierenden“ statt „Studenten“). Hier kann möglicherweise auch ein Wörterbuch zur genderneutralen Sprache Abhilfe schaffen, wenn kein geeignetes Wort einfallen möchte.

Tipp 7: „Barrierefreiheitsprüfung“ von Microsoft

Ein letztes Mittel, um sicher zu sein, dass die erstellten Folien möglichst barrierearm sind, ist die „Barrierefreiheitsprüfung“ von Microsoft. Die Folien werden hier noch einmal abschließend auf Barrieren überprüft. Zudem werden Schwachstellen, die einem möglicherweise im Vorfeld nicht aufgefallen sind, noch einmal aufgelistet. So bietet sich hier dann die Möglichkeit, diese noch einmal zu ändern, wenn das Verständnis der Folien dies zulässt. In der Version von 2016 kann man die Barrierefreiheitsprüfung am einfachsten oben in die Suchleiste eingeben, um die einzelnen Folien prüfen zu lassen.

In neueren Versionen ist die Barrierefreiheitsprüfung über den Reiter „Überprüfen“ und dann „Barrierefreiheitsprüfung“ zu finden. Es öffnet sich an der rechten Seite eine Spalte, in der angezeigt wird, wenn etwas nicht barrierearm sein sollte. Microsoft gibt zudem auch gleich Änderungsvorschläge vor, um die Hürden möglichst schnell korrigieren zu können, wenn man den kleinen Pfeil öffnet, der neben den einzelnen Objekten zu sehen ist.

Ergebnis Barriereueberpruefung
Die Ergebnisse der Überprüfung von Barrieren werden in Powerpoint am rechten Bildschirmrand angezeigt (Screenshot nicht unter freier Lizenz)

Sollte noch mehr Hilfe nötig sein, kann man auf der Microsoft-Hilfe-Seite die Barrierefreiheitsprüfung aktivieren.

Habt Ihr weitere Tipps, Anregungen oder Informationen zu barrierearmen Materialien? Teilt diese doch gerne über die Kommentarfunktion.


Über die Autorin:

Frauke Wienert arbeitet seit September 2022 als Bibliothekarin in der Abteilung der Medienbearbeitung der Universitätsbibliothek der Technischen Universität Hamburg. Sie hat Bibliotheks- und Informationsmanagement an der HAW Hamburg studiert und währenddessen unter anderem für die Helmut-Schmidt-Universität sowie für das Hamburger Zentrum für Universitäres Lehren und Lernen der Uni Hamburg gearbeitet. Hier hat sie bereits Workshopmaterialien zum Thema „Barrierefreiheit“ zusammengestellt.


CC BY 4.0
Weiternutzung als OER ausdrücklich erlaubt: Dieses Werk und dessen Inhalte sind – sofern nicht anders angegeben – lizenziert unter CC BY 4.0. Nennung gemäß TULLU-Regel bitte wie folgt: Mit 7 Tipps zu barrierearmen Powerpointfolien von Frauke Wienert, Lizenz: CC BY 4.0. Der Beitrag und dazugehörige Materialien stehen auch im Markdownformat und als PDF zum Download zur Verfügung.

Schnell und einfach Screencasts erstellen – Kurzanleitung zur Bildschirmaufzeichnung mit Powerpoint

Lehrende stehen derzeit vor der Herausforderung, die eigene Lehre innerhalb kürzester Zeit in digitale Formen zu übertragen. Zunächst geht es vor allem darum, die Inhaltsvermittlung für das Sommersemester 2020 sicherzustellen. In zahlreichen Kommunikationskanälen wird diskutiert. Tools und Anwendungen werden verglichen, Ideen gesammelt, Pläne gemacht und mitunter auch schnell wieder verworfen. Datenschutz, und die Überlastung von Diensten spielen eine Rolle. Viele Überlegungen drehen sich dabei rund um Seminar- bzw. Vorlesungsaufzeichnungen. Hier muss neben didaktischen Überlegungen das Überangebot an Software zur Erstellung von Screencasts gebändigt werden. Vielleicht empfiehlt es sich hier zunächst einfach mal durchzuatmen und auf Anwendungen zurückzugreifen, die bereits im regelmäßigen Einsatz sind? So kann ein Screencast beispielsweise auch mit Powerpoint erstellt werden.

Während Anwendungen wie das kommerzielle Camtasia von Techsmith oder die Open-Source-Software OBS (Open Broadcaster Software) zahlreiche Features haben, die langfristig sicher einen Blick wert sind, ist Powerpoint nicht zuletzt dank der gewohnten Umgebung und einer soliden Aufnahmefunktion ein guter Ausgangspunkt für einen schnellen Einstieg in die Erstellung von Screencasts. Hinzu kommt, dass nicht alle auf zusätzliche Software zugreifen können.

Im Folgenden soll eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Aufzeichnung eines Screencasts mit Powerpoint 2016 den Einstieg erleichtern:

1. Erstellung eines Foliensatzes

Um einen Screencast mit Powerpoint zu erstellen, benötigen wir zunächst einen Foliensatz. Hier können wir natürlich bestehende Foliensätze nutzen und öffnen diese wie gewohnt. Sollten keine Folien zur Hand sein, erstellen wir uns für einen Testlauf schnell eine Platzhalterpräsentation. Textbausteine können wir uns mit dem Blindtextgenerator erstellen, Bilder mit einer offenen CC-Lizenz gibt es beispielsweise über die Mediensuche beim OERhörnchen (ganz nach unten scrollen). Offen lizenzierte Illustrationen und Videos rund um Open Access, Wissenschaftskommunikation, Publikationen oder Forschungsprozesse gibt es auf Zenodo.

Mediensuche mit dem OERhörnchen

Über OERhörnchen können offene Materialien gesucht werden.

2. Aufnahmeeinstellungen überprüfen

Bevor wir mit der Bildschirmaufzeichnung beginnen, sollten wir zunächst über den Reiter „Bildschirmpräsentation“ und Klick auf „Bildschirmpräsentation einrichten“ unsere Grundeinstellungen auswählen. Hierzu zählt u.a. ob wir alle Folien oder nur einen Teil des Foliensatzes bei der Bildschirmaufzeichnung berücksichtigen wollen (siehe „Folien anzeigen“). Letztere Option eignet sich zum Beispiel, wenn wir einen umfassenden Foliensatz in mehrere kurze, thematisch fokussierte Screencasts einteilen wollen.

Icon Aufnahmeeinstellungen

Vor Aufzeichnungsbeginn sollten die Aufnahmeeinstellungen überprüft werden.

3. Aufzeichnungsbildschirm aufrufen

Um nun aus einer Standard-Präsentation einen Screencast zu machen wollen wir parallel unsere Folien und unsere Stimme aufnehmen. Dies machen wir über das Icon „Bildschirmpräsentation aufzeichnen“.

Icon zum Start der Bildschirmaufzeichnung

Beginn der Aufnahme über „Bildschirmpräsentation aufzeichnen“.

Nach der Bestätigung über die Schaltfläche „Aufzeichnung starten“ öffnet sich der Aufzeichnungsbildschirm. Die Aufnahme startet bei Powerpoint 2016 direkt. Am oberen linken Bildschirmrand deutet ein kleines Informationsfenster darauf hin, dass die Aufzeichnung läuft.

4. Aufzeichnungsnavigation

Falls statt Powerpoint 2016 eine neuere Version genutzt wird: Das Aufzeichnungsfenster bzw. die Aufzeichnungsnavigation von Powerpoint 2016 unterscheidet sich von den 2019er-Versionen. Der Ablauf zum Aufnahmestart ist ähnlich, die Menüführung während der Aufzeichnung ist in den neueren Versionen jedoch übersichtlicher (siehe Bildvergleich mit Slider).

Bei Powerpoint 2016 halten wir die Aufnahme durch einen Klick auf das Pausezeichen im Informationsfenster an (kleines Fenster, links oben). Über den Klick auf das „X“ (alternativ „Esc“-Taste) wird die Aufnahme beendet. Der Folienwechsel erfolgt über Klick auf die linke Maustaste oder die Nutzung der Pfeiltasten auf der Tastatur. Ein Sprung in die Gesamtfolienübersicht erfolgt über die „-“ oder „G“-Taste.

5. Zusatzoptionen für die Aufzeichnung

Neben der Standardnavigation bietet auch Powerpoint einige Zusatzfunktionen für die Videoaufzeichnung. So können Folieninhalte bei Bedarf mit Laserpointer, Textmarker, Zeichenstift und Zoomfunktion hervorgehoben werden (siehe Bildergalerie).

Diese Funktionen lassen sich durch einen Rechtsklick mit der Maus und Auswahl von „Zeigeroptionen“ bzw. „Vergrößern“, über die Auswahl des Pinsel- oder Lupen-Icons am unteren linken Bildschirmrand nutzen:

Alternativ können auch die folgenden Tastenkürzel verwendet werden:

Funktion Tastenkürzel
Laserpointer Strg + L
Textmarker Strg + I
Zeichenstift Strg + P
Zeichnung löschen L
Radiergummi Strg + E

6. Aufzeichnung abspeichern

Achtung! Durch das beenden der Aufnahme ist der Screencast noch nicht abgespeichert. Dem Foliensatz wurde zunächst eine Video- und eine Audioaufnahme hinzugefügt. Das abspeichern erfolgt nun in drei Schritten:

  • Wir klicken im Powerpointmenü auf „Datei“ und anschließend auf „Speichern unter“;
  • Nun wird ein Speicherort ausgewählt und ein Dateiname vergeben;
  • Im Dropdown-Menü wählen wir unter „Datetyp“ beispielsweise „.mp4″aus und klicken auf „Speichern“.

Menü zur Speicherung der Datei

Die Aufnahme muss noch über „Datei“ gespeichert werden.

Nun ist es vollbracht. Der Screencast ist erstellt und kann an geeigneter Stelle als Video eingebunden werden.

Was haltet ihr von Screencasts und der Screencastfunktion von Powerpoint? Sind Screencasts vielleicht auch eine geeignete Möglichkeit, um Studierenden die Möglichkeit zu geben bereits geplante Präsentationen in Online-Lehre und Online-Lernen einzubringen? Wir freuen uns über eure Meinungen.

 

CC BY 4.0
Weiternutzung als OER ausdrücklich erlaubt: Dieses Werk und dessen Inhalte sind – sofern nicht anders angegeben – lizenziert unter CC BY 4.0. Nennung gemäß TULLU-Regel bitte wie folgt: Schnell und einfach Screencasts erstellen – Kurzanleitung zur Bildschirmaufzeichnung mit Powerpoint“ von Florian Hagen, Lizenz: CC BY 4.0. Dieser Beitrag ist auch als Markdowndatei verfügbar.