Zotero TU-Cloud

Mehr Speicher für Literaturverwaltung: Zotero mit der TUHH-Cloud verbinden

Zotero ist eine kostenlose Open-Source-Software zur Literaturverwaltung. (Wissenschaftliche) Literatur, Notizen, Zitate und weitere Informationen lassen sich so effizient sammeln, organisieren und verwalten. Zotero bietet auch die Möglichkeit, Zitate direkt in ein Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Word einzufügen sowie automatisch Bibliografien zu generieren. Verfügbar ist die Desktopanwendung für Windows-, macOS- und Linux-Betriebssysteme.

Im tub.torials-Blog sind zu Zotero bereits Beiträge zum Einstieg in das Programm, den Funktionen des Notizeneditors, zur Auswahl von Zitierstilen und der Verbindung mit KI-Anwendungen erschienen. In diesem Blogbeitrag geht es um die Verbindung von Zotero mit der TUHH-Cloud, um die Speicherkapazität für Dateianhänge wie PDFs zu erhöhen. Angeboten wird der Cloud-Dienst allen TU-Angehörigen vom Rechenzentrum der TUHH zur Erleichterung der Zusammenarbeit und dem Dateienaustausch.

Das Synchronisationsfeature von Zotero

Mit der Synchronisationsfunktion von Zotero ist es möglich, über ein persönliches Zotero-Konto von verschiedenen Computern, Smartphones oder Tablets auf die eigene Bibliothek zuzugreifen. Alle Änderungen, die an einer Stelle vorgenommen werden, werden automatisch auf alle synchronisierten Geräte übertragen. Dabei erfolgt eine Unterscheidung zwischen Datensynchronisation und Dateiensynchronisation.

A.) Datensynchronisation (Data Syncing)
Bei der Datensynchronisation werden Informationen wie Literaturverweise, Notizen, Links und weitere Metadaten synchronisiert. Dokumente, die jeweils an den Datensätzen hängen (Volltexte, Snapshots von Webseiten), werden nicht synchronisiert. Der Zotero-Speicher für die Datensynchronisierung wird grenzen- und kostenlos zur Verfügung gestellt.

B.) Dateiensynchronisierung (File Syncing)
Bei dieser Art der Synchronisierung werden die in unserer (lokalen) Bibliothek hinzugefügten Dateien (Volltexte, Snapshots) synchronisiert. Der Speicherbedarf ist höher als im Vergleich zur Datensynchronisierung. Zur Verfügung stehen allen Nutzer*innen für diese Form der Synchronisierung zunächst 300 MB Zotero-Speicher. Kostenpflichtig kann der Zotero-Speicher direkt bei Zotero individuell oder für Gruppen erweitert werden. Wer mehr Speicherplatz für die eigene Bibliothek benötigt, muss aber nicht zwangsweise auf kostenpflichtigen Speicher von Zotero zurückgreifen. Eine Alternative bietet sich durch die Nutzung von Cloud-Speichern über das WebDAV-Protokoll an. WebDAV steht für „Web-based Distributed Authoring and Versioning“ und ist ein Standard zur Datenbereitstellung im Internet.

TUHH-Cloud mit Zotero verbinden

Da die Cloud der TUHH (Nextcloud) das WebDAV-Protokoll unterstützt, können TU-Angehörige mit nur wenigen Schritten den eigenen Zotero-Speicher erweitern (Beschreibung der Arbeitsschritte basierend auf Zotero 6.0.27 für macOS):

  1. Um die Synchronisation zu aktivieren, müssen wir zuerst einen (kostenlosen) Zotero-Account einrichten: https://www.zotero.org/user/register
  2. Anschließend rufen wir die TU-Cloud auf: http://cloud.tuhh.de
  3. Dort erfolgt die Authentifizierung von TUHH-Angehörigen über Shibboleth.
  4. Um die Verbindung zwischen Zotero und TU-Cloud herzustellen, gehen wir zum Menüpunkt „Dateien-Einstellungen“ unten links. Dort finden wir die benötigte URL für die Verbindung. Um diese zu kopieren, klicken wir in die Adressleiste unter „WebDAV“, führen einen Rechtsklick aus und wählen „Kopieren“. Alternativ kopieren wir die Adresse mit dem Tastaturkürzel Strg+C (Windows) bzw. Command+C (macOS).

  1. Mit der zuvor kopierten URL in der Zwischenablage wechseln wir zu Zotero. Die Synchronisationseinstellungen erreichen wir, indem wir auf „Einstellungen“ klicken (bei macOS unter dem Menüpunkt „Zotero“ am oberen Bildschirmrand, in der Windowsvariante unter dem Menüpunkt „Bearbeiten“). Es öffnet sich ein Einstellungsfenster, in dem wir den Reiter „Sync“ auswählen müssen.

  1. Im Sync-Reiter, unter „Datei-Synchronisierung“, wählen wir im Aufklappmenü („Dateianhänge in Meine Bibliothek synchronisieren mit“) die Option „WebDAV“ aus. In das URL-Feld fügen wir die zuvor in der TU-Cloud kopierte Adresse ein (wie in Schritt 4 beschrieben):

Ein Screenshot mit ausgefüllten Feldern nach Auswahl von „WebDAV“ kann auch unter Schritt 9 eingesehen werden.

Falls bisher noch kein Zotero-Benutzerkonto mit der eigenen Zotero-Bibliothek verknüpft wurde, sollte dies nun unter „Daten-Synchronisierung“ weiter oben im Fenster nachgeholt werden (siehe auch Schritt 1).

  1. Bevor wir „Benutzername“ und „Passwort“ in den Sync-Einstellungen von Zotero eintragen können, sollten wir ein anwendungsspezifisches Passwort in der TUHH-Cloud für Zotero festlegen. Dies ist sinnvoll, da bei regelmäßigen Änderungen von Authentifizierungspasswörtern an Hochschulen und anderen Einrichtungen auch die Synchronisation zwischen Zotero und Cloud regelmäßig aktualisiert werden muss.
  2. Wenn ein anwendungsspezifisches Passwort eingerichtet werden soll, wechseln wir an dieser Stelle in die TU-Cloud. Andernfalls kann direkt zu Schritt 10 übergegangen werden. In der TUHH-Cloud klicken wir am rechten Bildschirmrand auf unseren Profilnamen und anschließend auf „Einstellungen“. Es öffnet sich eine neue Menüleiste am linken Bildschirmrand.

In der linken Menüleiste klicken wir auf „Sicherheit“ und scrollen im geöffneten Fenster runter zu „Geräte & Sitzungen“. Hier tragen wir „Zotero“ in „App-Name“ ein und lassen ein Passwort generieren. Dieses kopieren wir, klicken neben dem Passwort auf „Erledigt“ und wechseln zurück in die Desktopanwendung von Zotero.

  1. In Zotero müssen wir nun neben der bereits eingefügten URL auch „Benutzername“ und „Passwort“ (ggf. das Passwort, dass wir zuvor in der TU-Cloud generiert haben) eingeben.

  1. Mit einem Klick auf „Server prüfen“ überprüfen wir, ob die Einrichtung der Synchronisation funktioniert. In der Cloud wird automatisch der Unterordner „zotero“ angelegt, in dem fortan die synchronisierten Dateien abgelegt werden.
  2. Die Einrichtung der Synchronisation zwischen Zotero und der TUHH-Cloud wurde erfolgreich eingerichtet.

Bei Fragen zur Verwendung von Zotero und seiner Synchronisierungsfunktion wenden Sie sich gerne an das Team für Literaturverwaltung der Universitätsbibliothek der TUHH oder besuchen unsere offene Onlinesprechstunde freitags ab 09:00 Uhr.


CC BY 4.0
Weiternutzung als OER ausdrücklich erlaubt: Dieses Werk und dessen Inhalte sind – sofern nicht anders angegeben – lizenziert unter CC BY 4.0. Nennung gemäß TULLU-Regel bitte wie folgt: Mehr Speicher für Literaturverwaltung : Zotero mit der TU-Cloud verbinden von Florian Hagen, Lizenz: CC BY 4.0. Der Beitrag und dazugehörige Materialien stehen auch im Markdownformat und als PDF zum Download zur Verfügung.

Schriftzug Excalidraw in blau auf hellrotem Untergrund

Kreativ zusammenarbeiten: Handgezeichnete Diagramme mit Excalidraw erstellen

Im Rahmen unseres Seminars Wissenschaftliches Arbeiten tauschen wir uns mit Studierenden regelmäßig zu Tools und Methoden aus, die im Studienalltag genutzt werden. Auch dieses Jahr ging es dabei um Werkzeuge zum Skizzieren und Weiterdenken von Ideen. Erwähnt wurde das eine oder andere Mal u. a. Excalidraw. Gehört habe ich den Namen schon öfters, über einen längeren Zeitraum ausprobiert hatte ich Excalidraw bisher aber noch nicht. Anlass genug, dies nun endlich nachzuholen.

Kurz zusammengefasst ist Excalidraw ein Open-Source-Whiteboard. Alleine oder gemeinsam mit anderen können hier zum Beispiel Diagramme erstellt, Skizzen entworfen sowie Notizen zusammengefasst und visuell aufbereitet werden. Von den Studierenden wurden als Use Case neben dem Zeichnen von Diagrammen konkret Wireframes und die Abbildung von Softwarearchitektur erwähnt.

Ein Hauptunterscheidungsmerkmal gegenüber Programmen mit teilweise ähnlichen Funktionen wie zum Beispiel Diagrams.net (ehemals Draw.io) ist vor allem der handschriftliche Look von Visualisierungen. Mir persönlich gefällt die Handhabung von Excalidraw nach längerem Ausprobieren sehr. Auch die Möglichkeit, synchron ohne viel Aufwand gemeinsam an Inhalten zu arbeiten, funktioniert gut. Zu ausgewählten Basisfunktionen habe ich daher eine kurze Übersicht aufgeschrieben. Die Abbildungen lassen sich durch einen Mausklick vergrößern.

1. Grundfunktionen

Rufen wir https://excalidraw.com auf, so gelangen wir direkt auf die Oberfläche von Excalidraw. Es gibt keine umständliche Registrierung. Kein Warten auf Bestätigungsemails. Keine ausufernde virtuelle Einführungstour. Wir sehen ein leeres Whiteboard und können es direkt nutzen.

Leeres Excalidraw-Whiteboard
Leeres Excalidraw-Whiteboard

Mittig am oberen Fensterrand befindet sich die Werkzeugleiste. Ausgewählt werden können hier Einstellungen, Werkzeuge und vor allem Formen, die für die Arbeit auf dem Whiteboard genutzt werden können. Letztere lassen sich mit einem Klick auf das entsprechende Symbol oder das jeweilige Tastaturkürzel aktivieren.

Werkzeugleiste von Excalidraw

In der aktuellen Version (Stand: 17.08.2023) sind enthalten:

  • Auswahl (V oder 1)
  • Rechteck (R oder 2)
  • Raute (D oder 3)
  • Ellipse (O oder 4)
  • Pfeil (A oder 5)
  • Linie (L oder 6)
  • Zeichnen (P oder 7)
  • Text (T oder 8)
  • Bild einfügen (9)
  • Radierer (E oder 0)
  • Weitere Werkzeuge (Rahmenwerkzeuge Web-Einbettung)
Die Werkzeug- und Formenauswahl erfolgt per Klick oder Tastaturkürzel

Die Bedienoberfläche ist insgesamt sehr übersichtlich gestaltet. Solange noch keine Funktion ausgewählt wurde, weisen kurze Infotexte auf einige Optionen hin.

2. Erste Schritte

Die verschiedenen Formen lassen sich nach Auswahl per Klick und Ziehen des Elements – wie von vielen Computerprogrammen mit Formwerkzeugen gewohnt – auf dem Whiteboard platzieren. Gut veranschaulichen lassen sich die Anpassungsmöglichkeiten direkt mithilfe der Formwerkzeuge. Für diesen Beitrag nehme ich die in der Werkzeugliste zuerst aufgeführte Form Rechteck (R oder 2 auf der Tastatur). Dieses platziere ich in der gewünschten Größe auf dem Whiteboard mittels Maus. Das Rechteck lässt sich nun über das am linken Bildschirmrand erschienene Menü formatieren.

Eigenschaftenmenü der Rechteck-Form

Anpassen lassen sich hier u. a. neben der Farbe von Linien oder dem Hintergrundmuster der Form auch Strichstärke, Konturstil und Sauberkeit.

2.1 Strich (Stroke)

Die Farbe der von uns erstellten Form lässt sich über einen Klick auf „Strich“ am linken Bildschirmrand anpassen.

Anpassung der Formfarbe

2.2 Hintergrund (Background) & Füllung (Fill)

Die Formhintergründe lassen sich durch die Auswahl von „Hintergrund“ farblich füllen. Sobald wir eine Farbe gewählt haben, lässt sich auch die Form der Füllung anpassen. Als voreingestelltes Muster ist „Schraffiert“ (Hachure) ausgewählt. Über das Menü „Füllung“ an der linken Bildschirmseite stehen zusätzlich die Optionen „Kreuzschraffiert“ (cross-hatch) und „Deckend“ (solid) zur Verfügung. Die drei Optionen werden nachfolgend in unterschiedlichen Farben dargestellt:

Hintergrund- und Fülloptionen von Formen

2.3 Strichstärke & Konturstil (Stroke width & Stroke Style)

Die Strichstärke von Excalidraw bietet die Optionen „Dünn“, „Fett“ und „Extra Fett“. Beim Konturstil kann zwischen „Durchgezogen“, „Gestrichelt“ und „Gepunktet“ ausgewählt werden.

Einstellung von Strichstärke und Konturstil

2.4 Sauberkeit (Sloppiness)

Im Gegensatz zu anderen Anwendungen ist vor allem der Menüpunkt „Sauberkeit“ mit den Optionen „Architekt“, „Künstler“ und „Karikaturist“ ungewöhnlich. Hier können wir die Art, in welcher Formen gezeichnet werden, verändern. „Architekt“ sorgt für saubere, klare Linien, während „Künstler“ und „Karikaturist“ die Linien jeweils lockerer bzw. skizzenhafter wirken lassen.

Die Eigenschaft „Sauberkeit“ bietet die Optionen „Architekt“, „Künstler“ und „Karikaturist“

2.5 Kanten (Edges)

Bei der Auswahl von Objekten wie Rechteck, Linien und Pfeilen gibt es gegenüber der Ellipse noch die zusätzliche Option, Kanten auf „Scharfkantig“ oder „Rund“ zu setzen.

Über die genannten Möglichkeiten hinaus bietet das Menü an der linken Bildschirmseite auch noch Optionen für die Deckkraft von Objekten oder die Arbeit auf verschiedenen Ebenen.

Optionen für Kanten, Deckkraft und Ebenen einer Form

2.6 Weitere Werkzeuge

Excalidraw bietet in der Werkzeugleiste hinter der Option „Weitere Werkzeuge“ mit dem „Rahmenwerkzeug“ und „Web Embed“ noch weitere Optionen für das Whiteboard.

Das Rahmenwerkzeug ermöglicht u. a. zusätzliche Organisationsoptionen sowie künstlerisch kreative Möglichkeiten. Zum einen lassen sich zum Beispiel Inhalte wie Texte, Illustrationen oder Aufgaben, die in Abhängigkeit zueinanderstehen, einem Frame zuordnen. Wie eine Präsentationsfolie oder Karteikarte bleiben diese Elemente zusammen, können frei verschoben oder inhaltlich innerhalb des Frames weiter bearbeitet werden. Unterschiedliche Frames können auf dem Whiteboard auch miteinander verbunden werden. Eine Option, die also bspw. in Lehrveranstaltungen und Workshops unterstützen kann, den roten Faden nicht zu verlieren bzw. visuell zu verdeutlichen.

Gestalterisch ermöglicht die Frame-Option darüber hinaus auch „Cut-outs“. Dabei können Formen und Farben so übereinander gelegt, kombiniert oder abgeschnitten werden, dass zum Beispiel neue Muster, Bilder oder Designelemente entstehen. Nachfolgend ist diese Möglichkeit stark vereinfacht mithilfe einiger (abgeschnittener) Formen abgebildet:

Mit Frames lassen sich Formen innerhalb eines angelegten Rahmens anordnen

Durch Web Embed lassen sich die Einsatzmöglichkeiten des Whiteboards für weitere Szenarien erweitern. In der aktuellen Excalidraw-Browservariante (Stand: 17.08.2023) lassen sich bspw. bislang Inhalte von Youtube, Vimeo, Figma, Github oder eben Platzhalter einbinden. Plug-ins von Excalidraw sind hier zum Teil schon einen Schritt weiter. Innerhalb von Obsidian – ein Markdowneditor, der u. a. das Verlinken von Dokumenten hin zu einem Ideennetzwerk ermöglicht und durch Erweiterungen auf individuelle Bedürfnisse beim Wissensmanagement angepasst werden kann – kann mithilfe eines Excalidraw-Plug-ins bereits ohne (bisher zumindest von mir wahrgenommene) Einschränkungen jeder Webinhalt eingebunden werden. So lassen sich Videos, Texte, Webseiten oder auch interaktive Lehr-Lernmaterialien (bspw. H5P-Elemente) direkt auf dem Whiteboard nutzen. Ohne Excalidraw zu verlassen kann somit direkt ein externer Inhalt kommentiert und diskutiert werden. Hier ist zu hoffen, dass zukünftig auch in der Browserversion weitere Webangebote eingebunden werden können.

Web-Inhalte lassen sich in ein Whiteboard einbinden und direkt verwenden

3. Gemeinsam arbeiten

Um gemeinsam auf einem Whiteboard zu arbeiten, bietet Excalidraw oben rechts auf der Benutzeroberfläche die Option „Live Zusammenarbeit …“ (Personen-Symbol).

Über „Live-Zusammenarbeit …“ kann ein gemeinsames Whiteboard eingerichtet werden

Sobald ein Whiteboard über diesen Button gestartet wird, gibt es die Möglichkeit einen Zugangslink zu kopieren, der mit Personen geteilt werden kann.

Über einen Link können weitere Personen eingeladen werden

Alle aktiven Personen auf einem Board sind durch Farben und frei wählbare Namen unterscheidbar. Ein gezielter Sprung zur Position einer Person ist über einen Klick auf das jeweilige Namenskürzel am oberen rechten Bildschirmrand möglich.

Aktive Personen auf einem gemeinsamen Whiteboard

Wenn eine Person ein kollaboratives Excalidraw-Whiteboard verlässt, nimmt diese den aktuellen Status des gemeinsam bearbeiteten Whiteboards mit und kann lokal weiter an den Inhalten arbeiten.

4. Eigene Beispiele

Für den Einstieg in Excalidraw habe ich zunächst eine Abbildung aus älteren Powerpoint-Foliensätzen von mir als Vorlage genommen (Thema Selbstmanagement). So wollte ich ohne viel Aufwand sehen, wie schnell und im Vergleich ggf. ansehnlich sich Mindmaps mit Excalidraw umsetzen lassen:

Mindmaps zum Thema „Umgang mit Zeit“

Als zweiten Testballon habe ich eine eigene Abbildung der Eisenhower-Matrix genutzt (Methode zur Priorisierung von Aufgaben nach Kategorien), die ich in Corona-Zeiten kurzfristig für eine Veranstaltung erstellt hatte. Diese wollte ich schon länger gerne in einer saubereren, aber dennoch eher „handgemachten“ Form haben. Zum Vergleich kann in der nachfolgenden Abbildung der Regler nach links und rechts verschoben werden:

Schnelle Überarbeitung einer Eisenhower-Matrix-Abbildung

Da die Erstellung der Matrix sehr gut von der Hand ging, ist neben der theoretischen Abbildung des Eisenhower-Prinzips auch eine zusätzliche Abbildung mit konkreteren Handlungsschritten entstanden, die auch im Blogbeitrag Wichtig und dringend? Aufgaben priorisieren mit dem Eisenhower-Prinzip verwendet wurde.

5. Fazit

Wie bereits eingangs erwähnt, mir gefällt Excalidraw. Überlegungen zu einem Thema oder reduzierte Zeichnungen lassen sich schnell und einfach umsetzen. Auch die Arbeit im Team hat bisher ohne Verzögerungen oder andere technische Probleme geklappt. Fairerweise muss aber gesagt werden, dass wir in einer Gruppe mit bis zu vier Leuten „natürlich“ gearbeitet haben. Einen gezielten Stresstest durch das Einbinden unzähliger Videos oder Ähnliches haben wir also nicht durchgeführt.

Darüber hinaus gibt es viele weitere (hier nicht genannte oder nur angedeutete) Features und Möglichkeiten, Excalidraw einzusetzen. Dazu zählen u. a. eine aktive Community, gute Funktionalität über Smartphone und Tablet, eine Element-Bibliothek mit brauchbaren Formvorlagen oder auch ein integrierter Color-Picker. Inhalte lassen sich lokal im Excalidraw-Format speichern, per Link teilen oder als PNG bzw. SVG exportieren. Schade finde ich allerdings, dass das (optionale) Speichern und Organisieren von Whiteboardinhalten im Programm selbst Nutzer*innen des kostenpflichtigen Excalidraw+ vorbehalten zu sein scheint.

Alles in allem kann ich allen (auch nur entfernt) interessierten Menschen guten Gewissens empfehlen, Excalidraw zumindest einmal mit einem einfachen Sketch auszuprobieren. Der Einstieg ist unkompliziert und eine Mindmap zu typischen To-dos eines Arbeitstages, die Abbildung von regelmäßigen Arbeitsschritten und Prozessketten oder eine einfache Pro-Contra-Liste zu Ideen/gelesenen Texten ist schnell umgesetzt. Im Idealfall ist die eigene Toolbox für Arbeit und Studium so ohne großen Aufwand am Ende um ein nützliches Open-Source-Werkzeug reicher.


CC BY 4.0
Weiternutzung als OER ausdrücklich erlaubt: Dieses Werk und dessen Inhalte sind – sofern nicht anders angegeben – lizenziert unter CC BY 4.0. Nennung gemäß TULLU-Regel bitte wie folgt: Kreativ zusammenarbeiten: Handgezeichnete Diagramme mit Excalidraw erstellen von Florian Hagen, Lizenz: CC BY 4.0. Der Beitrag und dazugehörige Materialien stehen auch im Markdownformat und als PDF zum Download zur Verfügung.
1 3 4 5 6 7 47