Zeit, wo bist du? Mehr Organisation und Struktur mit GanttProject

Ein Blick in den Kalender: Am 15. Juni muss die Semesterarbeit abgegeben werden. Die Zeit ist knapp. Ein schneller Blick in die Anforderungsliste der Dozierenden zeigt: Der Text soll nicht nur hochgeladen, sondern auch noch gedruckt werden. Wohlmöglich gibt es auch noch Vorgaben für die Bindung. Wo kann ich meine Arbeit überhaupt binden lassen und wie lange braucht der Copy Shop? Fertigstellung am gleichen Tag, Betriebsferien, Krankheit? Und wie sieht es mit dem Ausdruck aus – habe ich an der Hochschule direkt die Möglichkeit oder mache ich das zuhause? All diese Schritte – und noch mehr – können anfallen, nachdem wir die Arbeit fertig verfasst haben. Und schon hier wird deutlich: „Murphys Law“ (der US-amerikanische Raumfahrtingenieur formulierte 1949: „Alles, was schiefgehen kann, wird auch schiefgehen“) hat reichlich Spielraum, um zuzuschlagen.

Um das Risiko derartiger Druckphasen von vorn herein zu minimieren bietet sich die Open-Source-Anwendung GanttProject an. In dieser wird mit Gantt-Diagrammen – also Balkendiagrammen – die individuelle Projektorganisation strukturiert. In seiner Grundform sieht ein Gant-Diagramm wie folgt aus:

Screenshot zu GanttProject

In GanttProject wird die Projektorganisation durch Balkendiagramme visualisiert (eigene Darstellung).

In der linken Spalte sind die verschiedenen Projektaktivitäten aufgeführt. Im Rahmen einer Abschlussarbeit können dies bspw. Arbeitsschritte wie die Themenfindung, Literaturrecherche, Schreibprozesse und Korrekturvorgänge sein. Jeder Arbeitsschritt hat ein Start- und ein Enddatum – der abgedeckte Zeitraum wird durch den eigentlichen Balken repräsentiert.

Wie nutze ich GanttProject? – Tutorial zur Planung von Abschlussarbeiten
Gantt-Project besitzt eine Vielzahl von Features für die Gestaltung der Projektorganisation bzw. der zeitlichen Planung einer Abschlussarbeit. Im Folgenden wird ein Video-Tutorial zu bereitgestellt, das sich mit den Aspekten Aufgabenplanung, Erstellung von Abhängigkeiten und Meilensteinsetzung auseinandersetzt.

1. Einführung in GanttProject
Im ersten Abschnitt des Tutorials geht es einleitend um Ganttdiagramme allgemein, den Ausblick auf die einzelnen Tutorialschritte und den Installationsprozess der Software. Zudem wird ein erster Blick auf den Aufbau der Software geworfen und ein paar grundsätzliche Einstellungen für die Projektarbeit vorgenommen.


2. Eintragung von Aufgaben und Aktivitäten

Im zweiten Video werden Aufgaben in den Ganttplan eingetragen. Dabei werden die verschiedenen Vorgehensweisen zur Eintragung ausprobiert und die Einteilung in Haupt- und Unteraufgaben thematisiert, um eine übersichtlichere Struktur innerhalb unserer Projektorganisation zu schaffen.


3. Berücksichtigung von Zeitfressern

Zeitaufwendige Aufgaben und auch außerhalb des Projektes anstehende Verpflichtungen sollten bei der Planung berücksichtigt werden, um einen realistischen Überblick über den tatsächlichen Zeitaufwand für das Verfassen einer wissenschaftlichen Arbeit (oder anderen Projekten) zu erhalten.


4. Aufgaben aufeinander abstimmen

In dieser Einheit geht es um die Abstimmung von Aufgaben. Wenn es bspw. Tage gibt, an denen nicht am Projekt gearbeitet werden kann, so sollte dies auch bei wichtigen Terminen wie dem (geplanten) Abgabe- bzw. Fertigstellungstermin berücksichtigt werden.


5. Aufgabenabhängigkeiten einrichten

Aufgabenabhängigkeiten sind ein wichtiger Bestandteil des wissenschaftlichen Arbeitens. Wenn der Text der Abschlussarbeit nicht fertig geschrieben und korrigiert ist, ist es auch nicht möglich sich der Folgeaufgabe Ausdruck und Bindung zu widmen. Wenn sich Arbeitsschritte also verzögern, sollte dies auch automatisiert bei den davon abhängigen Folgeaufgaben automatisiert in der Projektplanung berücksichtigt werden.


6. Meilensteine setzen

Meilensteine (bspw. der Abgabetermin einer Abschlussarbeit oder vorzubereitende Texte für Gespräche mit den Betreuern) unterscheiden sich von Aufgaben und Aktivitäten, da es sich hierbei um feste Etappen handelt, die keinen Zeitraum umfassen, sondern nur einen konkreten Termin im Projektplan darstellen. Die Einrichtung von Meilensteine werden im folgenden Video gezeigt.


7. Zeitplanüberprüfung

Der Zeitplan steht. Das Projekt ist damit jedoch nicht abgeschlossen und es sollte regelmäßig überprüft werden, ob man sich noch im geplanten Zeitfenster bewegt. Wie dies mit GantProject realisiert werden kann, wird im folgenden Video besprochen.


8. Plananpassung während des laufenden Projektes

Es kommt nicht selten vor, dass während des laufenden Projektes Aufgaben und Projektphasen von Verzögerungen betroffen sind. Diesem Umstand kann man in GanttProjekt mit einer Art selbst erstellter Versionierung entgegnen.


Warum man GANTT-Diagramme zur Aktivitätenplanung nutzen sollte

Die Vorteile von GANTT-Diagrammen liegen vor allem in der kompakten und übersichtlichen Projektdarstellung. Der aktuelle Stand des (Schreib-)Projektes lässt sich immer erkennen und unterstützt dabei, den Zeitplan und vorgegebene Fristen einzuhalten. Die Planung der Aktivitäten inkl. Meilensteinen und Abgabeterminen lässt zudem leichter erkennen, ob der angesetzte zeitliche Ablauf realistisch ist oder wo ggf. Aufgabenüberschneidungen, und -priorisierung und andere Termine so optimiert werden sollten, dass keine Engpässe auftreten.

Noch Fragen zu GANTT-Diagrammen oder weitere Tipps und Tricks? Wir freuen uns über Kommentare!

CC BY 4.0
Weiternutzung als OER ausdrücklich erlaubt: Dieses Werk und dessen Inhalte sind lizenziert unter CC BY 4.0. Nennung gemäß TULLU-Regel bitte wie folgt: Zeit, wo bist du? Mehr Organisation und Struktur mit GanttProject“ von Florian Hagen (tub.), Lizenz: CC BY 4.0. Beitragsbild „Laptop“ by Pinho on Unsplash.

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