Schriftzug Monatsnotiz

Monatsnotiz für die Monate Januar bis Mai 2022 – Wissenschaftliches Arbeiten, Open Access, Tweets

Nach Monatsende schreibe ich gerne auf, was mich in den vergangenen Wochen arbeitstechnisch beschäftigt hat. Diese Monatsnotiz kommt nun mit ordentlicher „Verspätung“ und deckt gleich die Monate Januar bis Mai 2022 ab. Ich versuche dennoch, mich knapp zu fassen 🙂 .

Wissenschaftliches Arbeiten

Zu unserem Bachelorseminar „Wissenschaftliches Arbeiten“ habe ich schon öfter geschrieben. Hier gibt es für Studierende der TUHH die Möglichkeit, im Rahmen des Nichttechnischen Angebots (NTA) praktische Erfahrungen bei vielen Schritten des wissenschaftlichen Arbeitens zu sammeln. Neben theoretischen Inputs zu Themen wie Ideenfindung, Recherche, Schreiben, Lesen und Präsentieren werden diese im Rahmen einer abschließenden Hausarbeit auch praktisch „erlebt“. Die letzte Veranstaltung unseres Seminars im Wintersemester 2021/2022 fand am 27.01.2022 statt. Der Abgabeschluss der wissenschaftlichen Hausarbeit ist immer einige Tage später. In der Regel benötigen mein Kollege Detlev Bieler und ich für die Feedbacks zu den Arbeiten je nach Anzahl der Abgaben zwischen vier und sechs Wochen, was auch dieses Jahr der Fall war. Schön war einmal mehr die Themenvielfalt. So drehten sich die Ausarbeitungen u. a. um folgende Themen:

  • Benotungssysteme in der Schule,
  • Elektromobilität,
  • Ernährungsverantwortung,
  • Gesundheitsüberwachung mit smarten Geräten,
  • Literaturkonsum,
  • Mediale Repräsentation von Minderheiten,
  • Nachhaltigkeit bei Lieferdiensten,
  • Perspektivische Einbindung von Online-Unterricht in den Studienalltag,
  • Umgang mit Mikroplastik,
  • Wildcampen.

Gefreut habe ich mich auch, dass es von den Studierenden dieses Semester einige Rückmeldungen und Nachfragen zu den Feedbacks gab. Ich verstehe absolut, wenn dies im Studierendenalltag bei all den Fristen und Prüfungen nicht immer gemacht wird. Umso schöner war es, dieses Semester quasi Feedbacks zum Feedback zu bekommen. Viele Studierende haben sich dieses – bzw. vergangenes – Semester auch dazu entschieden, über Stud.IP (Studienbegleitender Internetsupport von Präsenzlehre) eigene Texte mit den anderen Seminarteilnehmer:innen zu teilen. Hier könnte ich mir vorstellen, dass dies zukünftig auch eine gute Gelegenheit ist, um Peer Feedbacks – vielleicht als Vorversion der endgültigen Abgabe – auszuprobieren. Das Seminar ist mit Vorlesungsbeginn am 01. April auch bereits ins aktuelle Sommersemester (2022) gestartet.

Wissenschaftliches Arbeiten war in den vergangenen Wochen und Monaten aber nicht nur Thema im Rahmen unseres Seminars. So konnten mein Kollege Detlev Bieler und ich u. a. im Rahmen der Vorlesung „Einführung in die VT/BioVT“ über einige Kernaspekte des wissenschaftlichen Arbeitens sprechen und eine Art offene Schreibwerkstatt anbieten. Auch im Rahmen des Projektierungskurses (hierzu hat Thomas Hapke auch einiges aufgeschrieben) durften wir im Grunde einen sehr stark komprimierten „Ausschnitt“ aus unserem Bachelorangebot einbringen. Das es aus diesen Veranstaltungen heraus auch Anfragen zu unserem „vollen“ Bachelorangebot gab, werte ich dies einfach mal als ein gutes Zeichen 🙂 .

Veranstaltungen mit eigener Beteiligung

Eine Veranstaltungsreihe, an der ich auch im Jahr 2022 beteiligt war, ist die Werkzeugkiste „Collect, Write, Publish“ (CWP). In Kurzworkshops geht es um Werkzeuge für den Forschungsprozess, die für Promovierende an der TUHH relevant sind. Die neun Termine umfassten nachfolgende Themen bzw. Titel:

  • #1 Auf der Suche nach der Nadel im Heuhaufen – Fachinformation finden
  • #2 Kein Chaos, kein Vergessen, kein Plagiat – besser schlafen dank Literaturverwaltung
  • #3 Open Up! Forschung sichtbar machen mit Open Access
  • #4 Die richtige Zeitschrift für die Karriere
  • #5 Forschungsdatenmanagement: Mehr als Speichern
  • #6 Die Digitale Identität als Wissenschaftler:in
  • #7 Coole Tools für die Zusammenarbeit in Forschung und Lehre
  • #8 Open Science in Practice at TUHH: Experiences in Projects, Research and Teaching
  • #9 Urheberrecht in Forschung und Lehre

Zu den Terminen 1 bis 3, an denen ich selbst als Teilgebender beteiligt war, sowie allen anderen Terminen stehen die Folien über die CWP-Seite offen zur Verfügung.

Gefreut habe ich mich darüber, etwas zum Thema Open Access im Rahmen des 80. Bibliotheksausschusses am 11.05.2022 an der TUHH einbringen zu dürfen. Neben der eigentlichen Open-Access-Transformation und den dazugehörigen Herausforderungen im Arbeitsalltag (u. a. Monitoring, Umgang mit Mischfinanzierungen und steigenden Article Processing Charges) ging es um den erfolgreichen DFG-Antrag (Open-Access-Publikationskosten 2022-2024) der TUHH, den Publikationsfonds sowie Open-Access-Ausgaben und -Planungen. Leider konnte ich daher nicht an der parallel stattfindenden Veranstaltung „Wissenschaft trifft Verwaltung“ teilnehmen. Hier stellten unterschiedliche Organisationseinheiten der TU-Verwaltung Themen und Services in kurzen Impulsvorträgen vor, bevor es im Anschluss gemeinsam mit Vertreter:innen der Professorenschaft in den weiteren Austausch an Thementischen ging. Auch mit all den digitalen Möglichkeiten (oder gerade deshalb?) kommt es selbst im Jahr 2022 also immer mal wieder zu unumgänglichen Terminüberschneidungen.

Toll fand ich auch die Einladung in den Bachelor-Wahlkurs „Wissenschaftliches Publizieren“ von Prof. Christine Gläser an der HAW Hamburg. Hier haben meine Kollegin Isabo Schick und ich als Teil des Open Access Teams der TU-Bibliothek versucht, einen kompakten Praxiseinblick in unseren Open-Access-Arbeitsalltag zu geben. Es war schön, auch einfach mal wieder meine alten Lernräume aus dem Studium zu sehen, wenn dieses Mal auch nur virtuell 🙂 . Zum Einstieg bei unserem Praxiseinblick ging es zunächst allgemein um Open Access an der TUHH (DFG-Förderung, Transformationsverträge und Zweitveröffentlichungen über TORE), bevor wir grob strukturiert über folgende Punkte gesprochen haben:

  • Beratungstätigkeiten (sehr unterschiedliche Themen von Urheberrecht, über Open-Access-Grundlagen bis hin zu konkreten Finanzierungsfragen),
  • Services und Serviceentwicklung (u.a. Webseitenpflege und -erweiterung, Veranstaltungsarbeit sowie Workflow-Entwicklung),
  • Kommunikation & Vernetzung (u.a. Teilnahme und Einbringung bei verschiedenen Veranstaltungen und Erprobung eigener Konzepte).

Besuchte Veranstaltungen

Dadurch, dass ich jetzt doch ein längeres Monatznotiz-Päuschen gemacht habe, haben sich natürlich so einige Veranstaltungen angehäuft. Eigentlich habe wirklich überall etwas für mich und die Arbeit mitgenommen. So war ich u. a. bei der Schulung „Urheberrecht in Bibliotheken“ (07.04.2022) von Ina Kaulen (SUB Hamburg), bei der es nach einem allgemeineren Rundumschlag zum Urheberrecht konkret um Bibliotheken im Kontext des Urheberrechtes ging (urheberrechtlich relevante Nutzung des Bestandes, Schrankenregelungen sowie speziell die „Bibliotheksschranke“ in Form von § 60e UrhG). Speziell für unser Fachreferat habe ich zudem am „Train-the-Trainer-Workshop für Fachreferenten*innen der STM-Fächer – Multiplikator*innen für einen offene Wissenschaft“ (11. und 12.05.2022) teilgenommen. Spannend fand ich hier neben dem eigentlichen Grundlagen-Training (Foliensatz offen verfügbar über Zenodo) vor allem auch den inhaltlichen Input zum Thema Diamond-Open-Access (Publikationen können weltweit kostenlos gelesen werden und auch für Autor:innen fallen keine Publikationskosten an). Bei Letzterem wurde auch eine Publikationsliste zur Diamond-Open-Access-Landschaft in Deutschland angekündigt, die mittlerweile erschienen ist.

Etwas mehr Schreiben werde ich an dieser Stelle allerdings „nur“ zum Open Access Barcamp 2022, da ich mir hier umfassendere Notizen gemacht habe, in die ich auch die vergangenen Tage nochmals vermehrt einen Blick geworfen haben.

Open Access Barcamp 2022

Am 28. und 29. April bot das Open Access Barcamp wieder reichlich (virtuellen) Platz für einen offenen Austausch rund um Open Access. Wie im vergangenen Jahr wurde die Veranstaltung wieder mit Gather.town (siehe Monatsnotiz April/ Mai 2021) umgesetzt. Schön fand ich auch dieses Jahr, dass sich neben dem Socializing während der Veranstaltung auch wieder einige (virtuelle) Verabredungen mit Kolleg:innen ergeben haben, um später gemeinsam weiter zu dem einen oder anderen Thema zu grübeln.

Eine Übersicht der Sessions – die auch in der Barcampdokumentation enthalten ist:


Sessionübersicht des Open Access Barcamps 2022 (Screenshot „Sessionübersicht“ nicht unter freier Lizenz)

Zu den Sessions 1 bis 4 habe ich nachfolgend meine Notizen zusammengefasst. Ein Klick auf den jeweiligen Sessiontitel klappt den dazugehörigen Text aus. Weiteres zum Barcamp kann auch noch über das Hashtag #OABarcamp22 auf Twitter und im PDF-Export des Miro-Whiteboards der Veranstaltung gelesen werden.

Session 1: „Kurzvorstellung der Studie »Wirkungen von OA«“ (David Hopf)

David Hopf (TIB Hannover) gab im Rahmen des Open Access Barcamps einen Einblick in das Vorgehen und einige wesentliche Ergebnisse der Studie „Wirkungen von Open Access. Literaturstudie über empirische Arbeiten 2010-2021“. Die TIB arbeitete an dieser im Auftrag des Bundesministeriums für Bildung und Forschung (BMBF).

Zu Beginn gab es einen Überblick über das methodische Vorgehen. In der Recherchephase für die Datengrundlage wurde zunächst über eine offene Suchanfrage in Angeboten wie Dimensions, LISTA (Library, Information Science & Technology Abstracts), Scopus und Web of Science recherchiert. Mehr als 7.000 Studien wurden dabei laut David Hopf gesammelt, die im Anschluss nach und nach gefiltert wurden. Der finale Datenkorpus umfasste letztlich etwas mehr als 300 Studien. Diese wurden thematisch in Wirkungsfelder (bspw. „Aufmerksamkeit in der Wissenschaft“, „Wissenstransfer“ oder „Nutzung von Publikationen“) gruppiert, bevor eine Auseinandersetzung mit den zentralen Studien des jeweiligen Bereiches erfolgte. Weitere Informationen zum methodischen Vorgehen können der veröffentlichten Studie auf den Seiten 6 bis 8 entnommen werden.

Im Anschluss an den Methodik-Teil stellte David Hopf einige Ergebnisse der Studie vor, die in vier Kategorien unterteilt wurden:

  • Positive Wirkung,
  • Negative Wirkung,
  • Vermutete Wirkung,
  • Keine Wirkung.

Zu den positiven Auswirkungen von Open Access gehört der untersuchten Literatur nach, dass OA-Publikationen höhere Downloadzahlen aufweisen. Zudem könne ein erhöhter Wissenstransfer ausgemacht werden (nicht-wissenschaftliche Dokumente verweisen öfter auf Open-Access-Publikationen). Auch eine höhere Diversität der Nutzenden von Open-Access-Publikationen gegenüber traditionell publizierten Medien wurde von David Hopf angesprochen. Die Studie zeigt bzgl. dem Forschungsstand zudem, dass bspw. kein Unterschied zwischen der Qualität von Open-Access- und Closed-Access-Publikationen festgestellt werden konnte (Kategorie „Keine Wirkung“).

Überraschend ist das Ergebnis zum oftmals erwähnten Zitationsvorteil von Open-Access-Publikationen. Die empirische Literatur kann nicht eindeutig einen Open-Access-Zitationsvorteil bestätigen. Zwar wird dieser auch in den meisten empirischen Studien aufgeführt, aber mehr als 30 % der untersuchten Studien konnten keinen Vorteil finden. Ein Punkt, der auch im gemeinsamen Austausch im Anschluss an den Input nochmals diskutiert wurde.

Als einzige negative „Wirkung“ von Open Access innerhalb der untersuchten Literatur wurden Article Processing Charges (APC) erwähnt. Vor allem Autor:innen mit weniger Ressourcen bzw. keiner institutionellen Open-Access-Förderung würden durch diese vor zusätzliche Publikationsherausforderungen gestellt.

Im Anschluss an den Input von David Hopf wurde die Session für den gemeinsamen Austausch geöffnet. Diskutiert wurde vor allem nochmals das Thema Open-Access-Zitationsvorteile, da diese natürlich auch in vielen Open-Access-Beratungskonstellationen eine wichtige Rolle für Forschende spielen. Letztlich gilt hier zusammengefasst nach wie vor, dass der große Anteil der untersuchten Studien einen Zitationsvorteil sieht und dies so auch in Beratungsszenarien kommuniziert werden kann. Andere Aspekte wie der generelle Nutzungsvorteil (erhöhte Downloadzahlen) stützen zudem die Annahme, dass es (potenziell) einen Zitationsvorteil gibt. Auch Ideen zu zukünftigen Forschungsmöglichkeiten rund um Open Access wurden angesprochen (u. a. Nachnutzung von Open-Access-Veröffentlichungen).

Session 2: „Fachlich passende OA Journals finden mit B!SON“ (Anita Eppelin)

Anita Eppelin (TIB Hannover) stellte in Raum 1 der Session 2 das Projekt B!SON vor. Bei B!SON handelt es sich um ein maschinengestütztes Empfehlungssystem von qualitätsgeprüften Open-Access-Zeitschriften. Für die Suche einer geeigneten Zeitschrift werden die Informationen der eigenen Publikation (Titel, Abstract und Referenzen) in eine Eingabemaske eingegeben. Ein semantisches Verfahren für den Abgleich des Abstracts und ein bibliometrisches Verfahren für den Abgleich der angegebenen Referenzen sorgen nach Abschicken einer Suchanfrage dafür, dass eine Trefferliste mit möglichst geeigneten Open-Access-Publikationen ausgegeben wird. Mit weiteren Filtern können die Ergebnisse spezifiziert werden. Zudem lassen sich die Daten exportieren oder in einer anderen Ansicht darstellen.

Ziel von B!SON ist es u. a. bei der wachsenden Anzahl an verfügbaren Open-Access-Zeitschriften Forschenden das Open-Access-Publizieren zu erleichtern und auch Unterstützung von Publikationsberatenden wie Bibliotheken anzubieten. Wie dieser Service in der Praxis derzeit aussieht, kann mithilfe der offen zugänglichen Betaversion ausprobiert werden. Weitere Informationen zu Bison können auch der dazugehörigen Projektseite entnommen werden.

Im Anschluss an die Einführung zu B!SON wurde im Rahmen einer Beispielrecherche ein detaillierterer Blick auf die Oberfläche geworfen. Session-Teilnehmende konnten zudem individuelle Erfahrungen mit der Betaversion sammeln und im (virtuellen) Plenum teilen. Wichtig: Feedback zu B!SON nimmt das Team gerne über die Feedbackfunktion entgegen.

Session 3: „Publikationskostenmonitoring“ (Ulrike Kändler)

In Session 3 (Raum 1) gab Ulrike Kändler (TIB Hannover) zunächst einen Input zum Thema Publikationskostenmonitoring und sprach dabei vor allem zwei zentrale Herausforderungen des Publikationsmonitorings an: dezentrale Open-Access-Zahlungen und Datenverarbeitung.

Bei dezentralen Open-Access-Zahlungen stellt sich für viele Einrichtungen vor allem die Frage, wie man bspw. Ausgaben über Institutsmittel, Projektmittel und andere Einzelrechnungen (also alles, was nicht über die Bibliothek läuft) möglichst effizient im Blick behält. Bei der Datenverarbeitung stellt sich die Grundsatzfrage, welche Systeme Einrichtungen für die Arbeit mit Daten individuell überhaupt zur Verfügung stehen und was ggf. zusätzlich benötigt wird, um Daten für die eigenen Einrichtungs-Zwecke auszuwerten.

Beide Herausforderungen fußen nach Kändler nicht zuletzt auf unterschiedlichen Voraussetzungen wie Einrichtungsgrößen und -formen, Verwaltungsstrukturen, den bisherigen Arbeitsprozessen und dem Stand der Digitalisierung in der jeweiligen Einrichtung. Letzterer Aspekt betrifft bspw. die Systeminfrastruktur (bereitstehende Technik wie Forschungsinformationssysteme und Publikationskostenmanagementsysteme).

Im anschließenden Austausch teilten Sessionteilnehmer:innen ihre Erfahrungen und Ansätze im Hinblick auf die zuvor angesprochenen Herausforderungen. Wie die TUHH hier vorgeht, ist im bewilligten DFG-Antrag Open-Access-Publikationskosten 2022-2024 festgehalten. Auch Einblicke zu Tools wie OA Switchboard, ChronosHub und Oable – Software, die die Verwaltung von Open-Access-Aktivitäten unterstützt – wurden angefragt. Im Kreis der Sessionteilnehmer:innen lagen bislang aber leider keine umfassenderen Eindrücke und Erfahrungen vor.

Session 4: „oa.finder – Zeitschriften-Recherchetool für das OA-Publizieren“ (Nina Schönfelder)

Nina Schönfelder (Universität Bielefeld) stellte in Session 4 die Beta-Version des oa.finders vor. Dieser soll – ähnlich wie B!SON – das Finden einer passenden Open-Access-Zeitschrift vereinfachen. Zur Zielgruppe zählen vor allem Autor:innen deutscher Wissenschaftseinrichtungen, da die Recherche einer passenden Zeitschrift je nach Disziplin vor allem aufgrund der „Zeitschriftenflut“ und den Anforderungen von Wissenschaftler:innen an das Publikationsorgan recht komplex sei. An dieser Stelle wurden von Frau Schönfelder u. a. das Renommee der Zeitschrift, die Publikationskosten (u.a. auch Color Charges oder Page Charges) und der Organisationsaufwand (welche Möglichkeiten der Kostenübernahme gibt es bspw. durch eigene Einrichtungen) genannt. Da diese Informationen in der Regel an vielen unterschiedlichen Orten abgelegt sind, ist laut Nina Schönfelder oftmals eine umfassendere Recherche durch die Wissenschaftler:innen nötig. Beim Open-Accessss-Publizieren ist somit also bereits die Vorrecherche vor dem eigentlichen Einreichungsprozess durch das Finden einer bestmöglich geeigneten Publikation mit größerem Aufwand verbunden. Dies könne auch dazu führen, dass weiter auf traditionelle und gewohnte Publikationsmöglichkeiten zurückgegriffen wird (closed access) oder unnötigerweise Article Processing Charges (APCs) für hybride Zeitschriften gezahlt werden.

Zusammengefasst soll der oa.finder also eine Art Suchmaschine für Publikationsorgane mit verschiedenen Filtermöglichkeiten sein, die die bisherigen Rechercheprozesse zur Zeitschriftenfindung vereinfachen. Im Hintergrund arbeiten dabei drei Datenbanken, die miteinander verknüpft sind:

  • Zeitschriftenliste (Open Access, hybrid, closed Access)
  • Transformationsverträge (bspw. DEAL)
  • Institutionelle Open-Access-Publikationsoptionen (u. a. Publikationsfonds, OJS

In einer kurzen Demo wurde veranschaulicht, dass mit der Eingabe eines Publikatiotionstyps, der Rolle der recherchierenden Person und der zugehörigen Organisation bereits eine erste Trefferliste generiert wird, bei der über weitere Filter wie das Fachgebiet die Treffermenge weiter verfeinert werden kann. Selbst ausprobieren lässt sich der oa.finder unter https://finder.open-access.network. Wie beim Projekt B!SON freuen sich auch die Kolleg:innen vom oa.finder über Feedback 🙂 .

Im anschließenden Austausch ging es u. a. um Herausforderungen rund um die Aktualisierung der Datenbasis des oa.finders, da es mitunter manuell gepflegte Komponenten gibt. Auch (denkbare) zukünftige Entwicklungen wie zusätzliche Filter und das Zusammenspiel mit dem Projekt B!SON (siehe Session 2) wurden angesprochen.

Dies und das bei der täglichen Arbeit

Unser Open-Access-Team der tub. probiert seit einigen Monaten ein – für uns neues – Format aus. Regelmäßig freitags in der Zeit von 10:00 Uhr bis 10:30 Uhr bieten wir eine offene Open-Access-Beratung an. Interessierte Kolleg:innen der TUHH aus Forschung und Verwaltung können hier mit Fragen rund um Open Access spontan vorbeischauen, um gemeinsam mit uns nach einer Lösung zu schauen, Unklarheiten zu klären oder eben zu überlegen, wie im Rahmen einer eigenen (geplanten) Veröffentlichung am besten vorgegangen werden kann. Wenn keine Fragenden zu diesem Termin erscheinen, werfen wir u. a. einen Blick zurück auf unsere Open-Access-Woche im Team, besprechen eventuelle Unklarheiten, Arbeitsprozesse, Toolempfehlungen oder andere Informationen rund um Open Access.

In einer früheren Monatsnotiz hatte ich bereits einmal geschrieben, dass die Überarbeitung von Serviceseiten regelmäßiger Bestandteil der Fachreferatsarbeit (und natürlich auch in anderen Bereichen der Bibliothek) ist. Mal sind Veränderungen stärker erkennbar, mal nahezu unauffällig, wenn nur – dennoch nicht ganz unwichtige – Kleinigkeiten angepasst werden. Da die Webseite der TUHH seit April 2022 in einem modernisierten Gewand erstrahlt, ist dies natürlich auch ein Thema unserer Webseiten AG im Haus, um das aktuelle Webdesign der TUHH zukünftig auch auf unser Bibliotheks-Webangebot auszubreiten. Sehen kann man dafür bereits vorgenommene Umstellungen derzeit bspw. bei den umgearbeiteten Open-Access-Seiten, die den Informationszugang (hoffentlich) durch das schlankere Layout erleichtern. Ein Vorher-Nachher-Vergleich lässt sich in der folgenden Abbildung durch das Verschieben des „Sliders“ anstellen:

Ein kleineres Projekt, das in den vergangenen Wochen und Monaten abgeschlossen werden konnte, ist die Durchführung und Auswertung unserer Literaturverwaltungsprogramm-Umfrage an der TUHH. Neben den verwendeten Programmen ging es hier auch um Themen wie Arbeitskonstellationen und genutzte Funktionen. Einen kurzen Blick auf einige der Ergebnisse – Citavi ist bspw. unter den Umfrageteilnehmer:innen das am meisten genutzte Programm, gefolgt von der Open-Source-Anwendung Zotero – gibt es in diesem Blogbeitrag im tub.-Blog. Die umfassendere Auswertung kann direkt über TORE heruntergeladen werden.

Die Auswertung der Umfrage zur Literaturverwaltung kann über TORE abgerufen werden (Quelle: Detlev Bieler und Florian Hagen CC BY 4.0)

Lesenswerte Tweets

In vergangenen Monatsnotizen habe ich öfters mal Links geteilt. Mal zu Podcasts, die ich hörenswert finde, mal zu Projekten, die mich interessieren oder zu Veranstaltungen, die ich gerne besuchen würde oder besucht habe. Dabei war auch der eine oder andere Tweet. Für diese Monatsnotiz möchte ich mal eine kleine Rubrik in Form einer Twitter-Linkliste offen teilen. Hier habe ich einige Tweets – meistens mit Berufsbezug – festgehalten, die für mich hilfreich, lesenswert, spannend oder einfach nur unterhaltsam sind. Vielleicht sind diese ja nicht nur für mich interessant:

Damit bin ich am Ende der Monatsnotiz für die Monate Januar bis Mai 2022. Vielleicht ist ein Rhythmus über mehrere Monate gar nicht so schlecht? Ich habe zumindest gerne mal mit einigem Abstand rückblickend in meinen Aufzeichnungen zu Themen und Veranstaltungen gestöbert. Kommentare oder E-Mails mit ergänzenden Links, Fragen oder Anregungen sind natürlich wieder herzlich willkommen 🙂 .

CC BY 4.0
Weiternutzung als OER ausdrücklich erlaubt: Dieses Werk und dessen Inhalte sind – sofern nicht anders angegeben – lizenziert unter CC BY 4.0. Nennung gemäß TULLU-Regel bitte wie folgt: Monatsnotiz für die Monate Januar bis Mai 2022 – Wissenschaftliches Arbeiten, Open Access, Tweets von Florian Hagen, Lizenz: CC BY 4.0. Beitragsbild „Monatsnotiz“ von Florian Hagen (Lizenz: CC0/Public Domain). Der Beitrag und dazugehörige Materialien stehen auch im Markdownformat und als PDF zum Download zur Verfügung.
Tools

Open Access Publishing at TUHH: Exemplary Step-by-step guide for a toolchain with TORE, GitLab, Sherpa Romeo and Zenodo

The following step-by-step guide is updated regularly and should be seen as a kind of living document. A more recent version, if available, can be viewed via the repository linked in the license note at the end of the post.

Publishing a paper as preprint would work as described in the following steps:

  1. You have to get an overview on possibilities to publish and open access sharing rights (further information on the websites of the TU library)
  2. Check the permissions of your journal or publisher where you would like to publish via Sherpa Romeo. Example for IEEE proceeding is:
Example for aggregated permissions of IEEE proceedings via Sherpa Romeo

Here you can see that preprints (research papers that are shared before peer review) are possible and which rules you have to follow. For example for CDC (Conference on Decision and Control) you can upload the preprint with a notice that this paper is submitted for review and afterwards you have to place a copyright notice and a DOI link of the IEEE finally published version. You are not allowed to publish the final version, just an author version with the copyright terms. See IEEE policy, section 3 for that.

  1. Create a repository for your publication in our gitlab instance: TUHH – Gitlab (private repo, a public repo can be seen here). In general you create

    • a repository for your paper
    • a repository for your software code (See Code Section)

Use the following scheme: Year-paper-conference-FirstSixWordsOfTitleOfYourPublication (e.g. 2021-paper-ECC-A-Gradient-Descent-Method-for-Finite) while the code is in the corresponding Year-code-TitleOfYourContribution repository.

  1. Have in mind to add references to supplimentary material in the readme.
  2. Add submission or copyright terms to your paper and create a prefinal pdf. You might keep some space (Where??) to place the preprint DOI for references.
  3. Open tore submission page with your personal account (more details via tore help).
  4. Select Publications with fulltext and click on manual submission
  5. The next pages collect metadata:
    • Title
    • Authors (Add an ORCID if possible, Add Prof Werner, for example). Clicking on the magnifier allows searching for entries. Validated entries are marked with a green arrow.
    • Select Language: English
    • Type: Preprint
    • Enter Abstract in English
    • Select TUHH Institute: Type E14 and by using the magnifier select the validated entry.
    • Go next
A click on the magnifier allows searching for entries
  1. Next page collects publisher metadata:
    • These information will be updated with the final version to be submitted for publication
    • Enter Date of issue: Todays date
    • Go next
  2. License details
    • License: Copyright should be selected
    • Supplemented by: Here you can add your Code DOI
    • Project: If you are working for a DFG program, you should reference it here
    • Funder: Here you should add DFG or BMWI as Funder
  3. Now you get your DOI.
    • Copy this DOI into your paper and compile it with this DOI. The DOI is booked but not finally registered. This will be done in the next steps
  4. Now, upload the pdf of your preprint
    • upload pdf
    • check filename (should be meaningful)
    • Set embargo date if neccessary
    • next
  5. Verfiy your submission and accept the license of TORE
  6. Your submission is nearly done. TUHH Library will check your submission. Either they accept it or ask you to change things. You will be emailed. Your entry is so to say, peer review on metadata level
  7. For now you are done. Further version have to be uploaded when the paper got accepted and you can upload the final author version to TORE. Please make sure that you reference the publisher DOI and add the correct credits to the paper.

Publish your software files related to your paper publication

You want to publish files like your source code, your data or videos in a save manner and cite them using a DOI?

The code you publish should be able to reproduce all figures you show in your publication by running one or multiple files which are than related to your figure. If your code uses special software or libraries to run, you should note them down in a dependancies and software section in a readme file of the repository. You should not include these files to your repository. Installation steps should be explained.

Than this is one way to go:

  1. Create a repository for your publication in our gitlab instance: TUHH – Gitlab. In general you create
    • a repository for your paper (See Paper Section)
    • a repository for your software code in https://collaborating.tuhh.de/ICS/ics-private/phd-students/papers (private repo) by using the following scheme: Year-code-conference-FirstSixWordsOfTitleOfYourPublication (e.g. 2021-code-ECC-A-Gradient-Descent-Method-for-Finite) while the paper is in the corresponding Year-paper-conference-TitleOfYourContribution repository.
  2. Upload your code by using git (You can use this repo already when starting to work on an idea: Repositories can be renamed and moved in the gitlab structure). Code should be cleaned up and except for dependancies and libraries selfcontaining. (Be careful on which branch to push, master gets automatically pushed to github, others not)
  3. Add a License file to the repo using templates: GPLv3 (Software) and CC-BY-SA (for all other media) and remove all lines after End of Terms and Conditions around line 625
  4. Add the following header lines to the beginning of each of your files. In references your refere to papers, software or tools you base on to cite them. Make sure that our license in compatible with the build on software/library/code.
```
%------
% Project: Name and Link
% Copyright: 
% License: 
% References:
% Authors:
%------

%---------------------------------------------------------------------------------------------
% For Paper, 
% "A Gradient Descent Method for Finite Horizon Distributed Control of Discrete Time Systems"
% by Simon Heinke and Herbert Werner
% Copyright (c) Institute of Control Systems, Hamburg University of Technology. All rights reserved.
% Licensed under the GPLv3. See LICENSE in the project root for license information.
% Uses an own implementation of the work of 
% "A. Vamsi and N. Elia, Design of distributed controllers realizable over arbitrary directed networks,
% IEEE Conference on Decision and Control, 2010."
% Author(s): Simon Heinke
%--------------------------------------------------------------------------------------------
```
  1. You also might want to enter a section in the Readme file on how to cite your work. Therefore you should include bibtex code for citing authors to reference your work in their publication. E.g.:
``` 
@misc{1606.01540,
    Author = {Greg Brockman and Vicki Cheung and Ludwig Pettersson and Jonas Schneider and John Schulman and Jie Tang and Wojciech Zaremba},   Title = {OpenAI Gym},
    Year = {2016},
    Eprint = {arXiv:1606.01540},
}
 ```

Example for Readme.md from Christian Hespe:

Example for a Readme.md file
  1. Create a repository at github.com/TUHH-ICS
    • with the same name as in gitlab
    • Give a short meaningful description
    • Select public
    • Click on create repository
    • Ask Lennart Heeren or Patrick Göttsch to grant you maintainer rights in that particular repository
    • Copy the SSH url from github
  2. Enable mirroring in gitlab
    • Switch to your private gitlab repository
    • Left menu -> Settings -> Repository -> Expand Mirroring repositories
    • Paste your github url in Input the remote repository URL
    • Modify it this way: ssh:// at the beginning and replace the colon after github.com with a slash. It should look like this now: ssh://git@github.com/TUHH-ICS/REPO_NAME
    • Klick on Detect host keys button
    • Select (although it does not seam to be clickable) in authentification method SSH Public Key
    • And select Mirror only protected branches. By default only the master branch will be pushed as it is.
    • Click on mirror repository to setup the mirror.
    • Now you have to click on the Copy ssh public key
Copy the ssh public key via mousclick on the copy item
  • After a click on the key…
    • go back to GitHub;, click on Settings > Deploy Keys > Add deploy key
    • Give it some title, paste the copied key in the key field and check Allow write access abd than click on Add key
    • Now you can trigger the mirroring by pushing or merging into the master branch in gitlab or manually in the gitlab repo mirroring settings page
  1. Uploading to Zenodo
    • Login to Zenodo using ** Log in with this credentials **
      • user: ics@tuhh.de
      • passwd: JJ^Q?…
    • Click on setting->github (1),
    • Click on Sync now button (2),
    • and enable the repository (3, located at the end of the list),
    • Then we go back to github and create a new release (4):
  • give a version tag like v1.0
  • give a meaningful title
  • and some description (will also be published by zenodo)
  • click on Publish Release
Click on „Publish release“ after assigning a tag, a title and a description

This automatically generates a zip of the code and this zip gets uploaded to zenodo, also automatically.

  1. Creating a DOI/Publishing
  • Back in Zenodo click on upload at the top of the page
Upload-Button
  • Here you find your software code already published
Published software code
  • Since not all metadata is available on github, you have to edit your entry
    • Click on the title opens the entry and shows a view as readers would see it.
    • You can click on edit to add or change metadata. The next view is organised in multiple sections:
      • Files: Here you can upload a new version manually. But normmaly you would choose a github release as the way to go.
      • Communities: Please select Hamburg University of Technology to reference this contribution to TUHH
      • Upload Type: Should already be Software
      • Basic Information:
        • Adjust the Title because the github repo name has been used. E.g.: Code for paper: Name of my marvellous paper
        • Authors: Clean up authors list; Lastname, Firstname – Hamburg University of Technology – Institute of Control Systems – ORCID
        • Add Prof Werner to this list: Werner, Herbert Hamburg University of Technology – Institute of Control Systems – 0000-0003-3456-5539
        • Add a meaningful Description
        • Version tag got automatically set
        • Language: Choose English
        • Give similar Keyword as you choose for your paper
      • License: All should be okay. The License is provided in the repository. Zenodo so far does not support GPLv3.
      • Funding: Select nothing
      • Save the changes. And when you think they can be published, hit the publish button.
  1. Cite code
    • use Zenodo Bibtex generator to get a bibtex entry of your code for your latex literature file – Export section (bottom right)
BibTeX code export via Zenodo

Put a DOI patch into the readme -> Use latest version DOI by clicking on the DOI entry (1) and copying the markdown code (2) from the window. You can add a badge to your gitlab repo as well, either in the readme (2) or by adding a batch using (3a) and (3b)

Zendodo DOI Badge

You might want to change the DOI to the DOI for the latest version:

Adjust the DOI
  1. Updating
    • Create new release on github
    • update Description on zenodo
CC BY 4.0
Weiternutzung als OER ausdrücklich erlaubt: Dieses Werk und dessen Inhalte sind – sofern nicht anders angegeben – lizenziert unter CC BY 4.0. Nennung gemäß TULLU-Regel bitte wie folgt: Open Access Publishing at TUHH: Exemplary Step-by-step guide for a toolchain with TORE, GitLab, Sherpa Romeo and Zenodo von Patrick Göttsch, Christian Hespe, Adwait Datar, Simon Heinke und Lennart Heeren Lizenz: CC BY 4.0. Eine ggf. aktualisierte Version des Workflows kann über dieses GitLab-Repositorium abgerufen werden.
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