In Fünf Schritten den Tagesablauf optimieren – Zeitpläne erstellen mit der ALPEN-Methode
Auch wenn der Begriff ALPEN viele vielleicht an das europäische Gebirge erinnert: Im Falle der ALPEN-Methode hat das Wort eine andere Bedeutung. Jeder Buchstabe steht für ein zu berücksichtigendes Kriterium bei der Aufstellung von Zeitplänen:
- Aufgaben, Termine und Aktivitäten notieren,
- Länge schätzen,
- Pufferzeit einplanen,
- Entscheidungen treffen,
- Nachkontrolle.
Potenziell handelt es sich also um eine nützliche Methode für Schreibprojekte und andere Tätigkeiten des wissenschaftlichen Arbeitens.
A. Aufgaben, Termine und Aktivitäten notieren
Es ist wichtig, alle anstehenden Kernaufgaben zu notieren. Dies kann zum Beispiel durch das Erstellen einer To-do-Liste in einem Terminplaner oder mithilfe von speziellen Zeitverwaltungsanwendungen erfolgen. Auch formlose und zunächst ungeordnete Listen im Rahmen von Notizen können dieses Kriterium erfüllen. Dabei ist es wichtig, sowohl die Art und ggf. den Ort als auch den Beginn der Tätigkeit festzuhalten. Die Recherche nach Fachinformationen in unterschiedlichen Datenbanken sollte also auch jeweils explizit festgehalten werden („Recherche nach Veröffentlichungen im Zeitraum 2020 bis 2023 in Datenbank X“) und nicht zu unspezifisch unter dem Punkt „Recherche in Datenbanken“ aufgeführt werden.
L. Länge einschätzen
Die Einschätzung der Länge einzelner Arbeitsschritte scheint in der Theorie einfach zu sein. In der Praxis treten erfahrungsgemäß aber immer wieder Herausforderungen und Ungewissheit auf. Grundsätzlich gilt: Menschen arbeiten in der Regel fokussierter und schneller, wenn eine Aufgabe innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens abgeschlossen werden muss.
Zur Erleichterung der Abschätzung des Zeitaufwands gibt es unterschiedliche Möglichkeiten:
Aufbau auf Erfahrungswerten:
- Wenn man ein Experiment selbst zum ersten Mal durchführt, kann man sich an Erfahrungswerten von Betreuenden und Kommiliton*innen orientieren;
- Um den eigenen Schreibprozess langfristig besser einzuschätzen, kann man bspw. im Rahmen eines Semesters oder einer mehrwöchigen Schreibaufgabe Protokoll zu den eigenen Schreibgewohnheiten führen. Dabei notiert man u. a., wann man am liebsten schreibt oder wie viele Zeichen, Wörter oder Textabschnitte man zu welcher Zeit schafft;
60/40-Regel:
- Man plant nur etwas 60 % der zur Verfügung stehenden Zeit konkret ein. Die restlichen 40 % werden als Zeitpuffer angesetzt (siehe auch „P. Pufferzeit einplanen“);
- Mit diesem Vorgehen stellt man sicher, dass bei Formtief, Krankheit, benötigten Ruhephasen und anderen unplanmäßigen Situationen nicht direkt eine Drucksituation entsteht;
- Falls keine unplanmäßigen Ereignisse auftreten: umso besser, man arbeitet dann quasi vor 🙂
P. Pufferzeit einplanen
Im Alltag ereignen sich regelmäßig unvorhersehbare Dinge wie Staus, Krankheit oder außerplanmäßige Öffnungs- bzw. Schließzeiten. Die Einplanung von Puffern bei Schreibprojekten ist eine Möglichkeit, um Druck von vornherein abzubauen. Bei der Pufferplanung sollte auch die persönliche Leistungskurve berücksichtigt werden. Im Rahmen der unter „L. Länge einschätzen“ vorgeschlagenen Protokollierung der eigenen Schreibgewohnheiten könnte also auch darauf geachtet werden, zu welcher Tageszeit bestimmte Tätigkeiten des wissenschaftlichen Arbeitens (Ideenfindung, Korrekturlesen, Recherche, Textarbeit, Schreibarbeit, etc.) am besten gelingen.
E. Entscheidungen treffen
Wenn es schwierig wird, alle geplanten Aufgaben am geplanten Tag zu erledigen, ist es ratsam, eine Einschätzung vorzunehmen, was wichtig(er) ist und was weniger Priorität hat. Prioritäten können zum Beispiel nach dem Eisenhower-Prinzip gesetzt werden, das im Beitrag Wichtig und dringend? Aufgaben priorisieren mit dem Eisenhower-Prinzip vorgestellt wird.
N. Nachkontrolle
Vor allem beim ersten Versuch ist es wahrscheinlich, dass die ALPEN-Methode (und generell neu ausprobierte Ansätze zur Optimierung der Selbstorganisation) noch nicht reibungslos funktionieren. Aber auch bei bereits guten Erfahrungen gilt es, den eigenen Planungsablauf zu reflektieren:
- War der Zeitpuffer ausreichend?
- Waren die Prioritäten angemessen gesetzt?
Wichtig ist auch, dass auf das eigene Bauchgefühl geachtet wird. Ließ sich das geplante Tagespensum ohne Stress bewältigen, sodass man abends mit einem guten Gefühl den (Arbeits-)Tag beenden konnte? Wenn ja, wurde auf jeden Fall vieles richtig gemacht. Sollte dies nicht der Fall gewesen sein, bietet das eigene Vorgehen höchstwahrscheinlich noch viel Raum für Anpassungen und Verbesserungen.
Für eine abschließende Überprüfung am Ende des Tages oder beim Abschluss der Aufgabenliste empfiehlt es sich, etwa 15-20 Minuten einzuplanen. In dieser Zeit kann auch ein Blick auf die To-dos des nächsten Tages geworfen werden. Auf diese Weise kann man häufig den Feierabend mit einem positiveren Gefühl antreten.
Ausprobieren der ALPEN-Methode
Auf dem Papier ist die ALPEN-Methode als eine effektive Methode zur Zeitoptimierung bekannt. Doch um herauszufinden, wie gut sie zum eigenen Arbeitsstil passt, ist es wichtig, sie aktiv auszuprobieren. Im Rahmen unseres Seminarangebots „Wissenschaftliches Arbeiten“ für Bachelorstudierende wird das Ausprobieren optional über eine kleine Fragestellung angeregt:
- Stellen Sie sich einen Aufgabenplan für ihre kommende Schreibphase (Hausarbeit), ein Arbeitspaket zur kommenden Woche oder eine anstehende Posterpräsentation zusammen.
- Stellen Sie Ihren Sitznachbarn, Freunden oder Bekannten die Aufgabenliste vor. Erläutern Sie Aspekte wie den Zeitrahmen, Prioritäten oder Formulierung der Aufgabenpakete und Tauschen sich über Unklarheiten und Unsicherheiten aus.
Zusammengefasst ergaben die bisherigen Rückmeldungen, dass Menschen mit Hang zu einer gut strukturierten Organisation die ALPEN-Methode als hilfreich für verschiedene Projekte betrachten. Insbesondere die Fähigkeit, Zeitfressern entgegenzuwirken, wurde dabei hervorgehoben. Allerdings wird auch angemerkt, dass die realistische Zeiteinplanung auch nach mehreren Anwendungen eine Herausforderung ist.
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