Kategorie: Arbeitswelt

SMART Akronym

SMART im Studium: Anwendungstipps und Beispiele für effektive Zielsetzung

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Ein neues Semester steht vor der Tür und bringt die Herausforderung mit, sich effektiv zu organisieren und effizient zu lernen. In diesem Beitrag schauen wir uns die SMART-Methode an, eine mögliche Strategie zur Zielsetzung, die Studierende nutzen können, um trotz zahlreicher Fristen und Deadlines erfolgreich ihr Studium zu absolvieren. Zusammen mit bewährten Methoden des Selbstmanagements wie der ALPEN-Methode und dem Eisenhower-Prinzip bildet sie (potentiell) eine hilfreiche Toolbox für erfolgreiches Selbstmanagement in Studium und Beruf.

Der Beitrag ist in folgende Abschnitte eingeteilt:

Grundlagen der SMART-Methode

Mit der SMART-Methode können Ziele klar und effektiv definiert werden, was auch deren Umsetzung und die dazu erforderlichen Schritte erleichtert. Jeder Buchstabe von SMART steht dabei für ein Kriterium, das vage Aussagen in umsetzbare Aufgaben konvertiert.

Die Erfindung der SMART-Ziele wird verschiedenen Personen zugeordnet. Oftmals wird angenommen, dass George T. Doran, ein Berater für Unternehmensplanung, im Artikel “There’s a SMART way to write management’s goals and objectives” die SMART-Formel erstmals konkret formulierte (vgl. Kühl 2016, S. 29-30). Dieser beschrieb die Kriterien wie folgt:

  • Specific: target a specific area for improvement.
  • Measurable: quantify or at least suggest an indicator of progress.
  • Assignable: specify who will do it.
  • Realistic: state what results can realistically be achieved, given available resources.
  • Time-related: specify when the result(s) can be achieved (Doran 1981, S. 36).

Andere Quellen wie die Informationsseite des BMI (Bundesministerium des Innern und für Heimat) führen hingegen Peter Drucker als Erfinder der SMART-Methode an.

Auch wenn der genaue Ursprung des SMART-Akronyms nicht eindeutig ist und sich zum Begriff im Laufe der Zeit unterschiedliche Formen und Definitionen für die Kriterien (Buchstaben) entwickelt haben, bleibt die grundlegende Funktion der SMARTen Ziele gleich: Mit einer verhältnismäßig einfachen Methode lassen sich Ziele besser und klarer formulieren, was effektiveres Selbstmanagement unterstützt. Für diesen Beitrag bedeutet SMART, dass Ziele spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert sind. Was dies im einzelnen bedeutet, wird nachfolgend erklärt:

Grafik SMART-Methode
Ziele SMART definieren (Florian Hagen, CC BY 4.0)

SMART-Kriterien: Definition und Beispiele

S = Spezifisch:

Ziele sollten so genau wie möglich definiert werden. Das bedeutet nicht, dass das Ziel umfassend bis ins kleinste Detail beschrieben wird. Verallgemeinerungen und Unklarheiten sollten vermieden werden und das Ziel sollte in einem prägnanten Satz mit den notwendigen Angaben und Bedingungen festgehalten werden.

Beispiel:

Anstatt „Ich möchte ein besseres Semester haben“ (weil wir uns bisher zum Beispiel schlecht organisiert haben und viele Deadlines verschwitzt haben) sollte das Ziel lauten:

  • Ich werde täglich meine wichtigen To-Dos und Termine in einen Planer oder eine To-Do-Liste übertragen, um meine Zeit effektiver einteilen zu können.

Frage zur Überprüfung:

  • Was ist mein Ziel?
  • Ist das Ziel so konkret und genau wie möglich formuliert und lässt keine Fragen mit Blick auf mein Vorhaben offen?

M = Messbar:

Es empfiehlt sich messbare Ziele zu formulieren, um Erfolg oder Misserfolg bewerten zu können. Bei quantitativen Zielen können konkrete Zahlenwerte verwendet werden. Dies kann eine Frist, eine Zahl oder eine prozentuale Änderung sein. Im Studium können dies auch spezifische Indikatoren wie beispielsweise die Anzahl gelesener Kapitel in Fachbüchern oder -artikeln pro Woche sein. Bei qualitativen Zielen müssen wir uns um eine geeignete Formulierung bemühen. Wenn ich beispielsweise die Zufriedenheit von Studierenden mit meinem Tutorium überprüfen möchte, so kann dies über geeignete Methoden wie eine Umfrage geschehen.

Beispiel:

Anstatt „Ich möchte im kommenden Semester bessere Noten“ sollte das Ziel lauten:

  • Ich bestehe jede Statistikprüfung mit mindestens 80 %.

Frage zur Überprüfung:

  • Wie kann ich mein Ziel messen?
  • Welche Methoden muss ich ggf. nutzen, um ein messbares Ziel zu formulieren?

A = Akzeptiert (Attraktiv):

Ein Ziel kann am einfachsten erreicht werden, wenn man hinter diesem steht und es positiv formuliert. Wir sollten uns also klarmachen, warum wir das Ziel erreichen wollen. Ist das Ziel nicht wichtig für uns, so werden wir dieses eher aufgeben, wenn uns auf dem Weg die eine oder andere Herausforderung entgegen kommt.

Beispiel:

Im Rahmen des Studiums sollte unser Ziel für unser Studium und/oder für unsere zukünftigen beruflichen Pläne von Bedeutung sein.

  • „Ich werde eine Studie zum Nutzungsverhalten auf Bibliothekswebseiten für mein Semester-Projekt im Bachelorstudium ‚ Bibliotheks- und Informationsmanagement‘ durchführen, da dies direkt mit meinem Ziel verbunden ist, später Usability Manager*in zu werden bzw. im Bereich User Experience Research tätig zu sein.“

Frage zur Überprüfung:

  • Warum möchte ich das Ziel erreichen?
  • Ist das Ziel für mich (oder meine Gruppe) ansprechend und motivierend?

R = Realistisch:

Ziele sollten herausfordernd, aber dennoch erreichbar sein. Unrealistische Ziele führen potentiell zu Frust und Problemen. Wir müssen also ehrlich überlegen, ob das Ziel wirklich erreichbar ist und im Idealfall eine herausfordernde, aber dennoch machbare Zielformulierung finden.

Beispiel:

Stellen wir fest, dass ein Ziel zu hoch gesteckt ist, so überlegen wir uns ein kleineres Ziel, welches auch als Meilenstein zum Erreichen eines größeren Ziels dienen kann. Statt „Ich werde dieses Semester eine 100-seitige Hausarbeit im Seminar Wissenschaftliches Arbeiten schreiben“ kann ein realistischeres Ziel sein:

  • „Ich werde täglich eine Stunde für die Hausarbeit im Seminar Wissenschaftliches Arbeiten schreiben, um die Arbeit innerhalb der Deadline abgeben zu können.“

Fragen zur Überprüfung:

  • Kann ich mein Ziel wirklich erreichen?
  • Habe ich die mir realistisch zur Verfügung stehende Zeit und meine Fähigkeiten und Kenntnisse berücksichtigt?
  • Habe ich alle Herausforderungen bedacht, die mein Ziel beeinflussen könnten?

T = Terminiert:

Jedes Ziel sollte einen klaren zeitlichen Rahmen haben, um zu verhindern, dass sich Projekte unnötig in die Länge ziehen oder ggf. nie abgeschlossen werden. Der Termin des Ziels ist gleichzeitig auch unser Kontrollpunkt, an dem wir messen und festhalten können, ob die vor Tagen, Wochen oder Monaten festgelegten Ziele auch erreicht wurden oder wir ggf. Anpassungen vornehmen müssen.

Beispiel:

  • „Ich werde die 12 bereitgestellten Fachartikel bis zum Semesterende am 01.07.2024 lesen und annotieren.“

Fragen zur Überprüfung:

  • Wann möchte ich mit der Arbeit zur Erreichung meines Ziels beginnen?
  • Wann möchte ich mein Ziel erreicht haben?

SMART-Ziele formulieren: Wie gehe ich vor?

Um SMART-Ziele zu definieren, sind lediglich drei Schritte erforderlich:

  1. Wir formulieren unser Ziel.
  2. Wir überprüfen unser Ziel mit Blick auf die (oben aufgeführten) fünf SMART-Regeln.
  3. Wir überarbeiten unser Ziel ggf. nach Abgleich mit den SMART-Zielen neu.

Für das Studium ist es sinnvoll die aufgeschriebenen Ziele an einem „sichtbaren“ Ort anzubringen. Hilfreich ist es bei SMARTen Zielen auch, die W-Regel zu beachten:

  • Wer?
  • Was?
  • Wann?
  • Wo?
  • Warum?

Feiern von kleinen und großen Erfolgen kann zudem zusätzlich motivieren.

SMART-Ziele zur Inspiration: Beispiele aus dem Studierendenalltag

Zur besseren Veranschaulichung des SMART-Prinzips werden in diesem Abschnitt einige Beispiele sinngemäß aufgeführt, die Studierende aus dem Seminar Wissenschaftliches Arbeiten der TUB an der TUHH in den vergangenen Jahren geteilt haben:

  • Ich möchte meinen Abschluss bis zum Ende des Jahres erreichen, indem ich die noch erforderlichen Kurse und Seminare im Sommersemester sowie Wintersemeseter absolviere.
  • Ich werde mein Selbstmanagement optimieren, indem ich mir ab kommender Woche an jedem Wochentag (unter der Woche) eine Stunde Zeit für ablenkungsfreies Lernen einplane. Am Ende des Monats werde ich mein Vorgehen überprüfen und mein Lernsystem ggf. anpassen.
  • Ich führe dieses Sommersemester einen digitalen Plan, um Fristen meiner Aufgaben zu verfolgen und weniger Druck zu verspüren.
  • Ich werde mich mit meinem Erstbetreuer der Bachelorarbeit vor Beginn meiner Bearbeitungsfrist in seiner Sprechstunde treffen, um Erwartungen an mich zu klären und die Arbeit im Rahmen der beantragten Frist fertigzustellen.
  • Ich werde meine Aufgaben/Abgaben in diesem Semester mindestens einen Tag vor dem Abgabetermin erledigen, um Zeitdruck zu vermeiden. Dazu werde ich meine Aufgaben in der Reihenfolge der Deadline auflisten und auch in dieser Folge Abarbeiten. Am Ende der Woche (sonntags) nehme ich mir 15 Minuten Zeit, um zu sehen, welche Aufgaben in der kommenden Woche anstehen.
  • Ich werde bis zum Ende des Semesters mindestens 2 neue Peer-Beziehungen mit Personen aufbauen, mit denen ich im Studium zuvor noch keinen Kontakt hatte. Dies schaffe ich, indem ich in den Murmelgruppen im Seminar Wissenschaftliches Arbeiten mit mir unbekannten Kommiliton*innen an Aufgaben arbeite.
  • Ich werde dieses Semester nicht zu spät zu den Vorlesungen kommen und auch nicht unentschuldigt fehlen. Dafür versuche ich, jeden Morgen 20 Minuten früher aufzustehen, als bisher.
  • Um mich besser auf mein Studium konzentrieren zu können, werde ich die Nutzung von TikTok bis zum Semesterende auf Samstag und Sonntag eingrenzen.

Fazit

Mit SMART-Zielen können wir die uns zur Verfügung stehende Zeit im Studium oder Beruf optimal nutzen. Wichtig ist, dass wir zunächst einmal unsere Ziele aufschreiben und dann anhand der SMART-Kriterien überprüfen. Auch wenn das Konzept nicht immer eins zu eins entsprechend der Theorie umgesetzt werden kann, steigern wir mit der Spezifizierung von Zielen unsere Erfolgschancen bei Schreibprojekten (zum Beispiel eine Hausarbeit oder Abschlussarbeit), Prüfungen oder generell im Studium durch eine verhältnismäßig einfache Strategie. Habt ihr Erfahrungen mit dem SMART-Konzept oder anderen Selbstmanagement-Methoden gesammelt? Teilt diese gerne in den Kommentaren.

Literatur

Doran, G. T. (1981). There’s a SMART way to write management’s goals and objectives. Management Review (AMA FORUM), 70(11), 35–36.

Kühl, S. (2016). Die Abschlussarbeit in den Life Sciences. Verlag Eugen Ulmer.

CC BY 4.0
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ALPEN-Methode

In Fünf Schritten den Tagesablauf optimieren – Zeitpläne erstellen mit der ALPEN-Methode

Auch wenn der Begriff ALPEN viele vielleicht an das europäische Gebirge erinnert: Im Falle der ALPEN-Methode hat das Wort eine andere Bedeutung. Jeder Buchstabe steht für ein zu berücksichtigendes Kriterium bei der Aufstellung von Zeitplänen:

  • Aufgaben, Termine und Aktivitäten notieren,
  • Länge schätzen,
  • Pufferzeit einplanen,
  • Entscheidungen treffen,
  • Nachkontrolle.

Potenziell handelt es sich also um eine nützliche Methode für Schreibprojekte und andere Tätigkeiten des wissenschaftlichen Arbeitens.

A. Aufgaben, Termine und Aktivitäten notieren

Es ist wichtig, alle anstehenden Kernaufgaben zu notieren. Dies kann zum Beispiel durch das Erstellen einer To-do-Liste in einem Terminplaner oder mithilfe von speziellen Zeitverwaltungsanwendungen erfolgen. Auch formlose und zunächst ungeordnete Listen im Rahmen von Notizen können dieses Kriterium erfüllen. Dabei ist es wichtig, sowohl die Art und ggf. den Ort als auch den Beginn der Tätigkeit festzuhalten. Die Recherche nach Fachinformationen in unterschiedlichen Datenbanken sollte also auch jeweils explizit festgehalten werden („Recherche nach Veröffentlichungen im Zeitraum 2020 bis 2023 in Datenbank X“) und nicht zu unspezifisch unter dem Punkt „Recherche in Datenbanken“ aufgeführt werden.

L. Länge einschätzen

Die Einschätzung der Länge einzelner Arbeitsschritte scheint in der Theorie einfach zu sein. In der Praxis treten erfahrungsgemäß aber immer wieder Herausforderungen und Ungewissheit auf. Grundsätzlich gilt: Menschen arbeiten in der Regel fokussierter und schneller, wenn eine Aufgabe innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens abgeschlossen werden muss.

Zur Erleichterung der Abschätzung des Zeitaufwands gibt es unterschiedliche Möglichkeiten:

Aufbau auf Erfahrungswerten:

  • Wenn man ein Experiment selbst zum ersten Mal durchführt, kann man sich an Erfahrungswerten von Betreuenden und Kommiliton*innen orientieren;
  • Um den eigenen Schreibprozess langfristig besser einzuschätzen, kann man bspw. im Rahmen eines Semesters oder einer mehrwöchigen Schreibaufgabe Protokoll zu den eigenen Schreibgewohnheiten führen. Dabei notiert man u. a., wann man am liebsten schreibt oder wie viele Zeichen, Wörter oder Textabschnitte man zu welcher Zeit schafft;

60/40-Regel:

  • Man plant nur etwas 60 % der zur Verfügung stehenden Zeit konkret ein. Die restlichen 40 % werden als Zeitpuffer angesetzt (siehe auch „P. Pufferzeit einplanen“);
  • Mit diesem Vorgehen stellt man sicher, dass bei Formtief, Krankheit, benötigten Ruhephasen und anderen unplanmäßigen Situationen nicht direkt eine Drucksituation entsteht;
  • Falls keine unplanmäßigen Ereignisse auftreten: umso besser, man arbeitet dann quasi vor 🙂

P. Pufferzeit einplanen

Im Alltag ereignen sich regelmäßig unvorhersehbare Dinge wie Staus, Krankheit oder außerplanmäßige Öffnungs- bzw. Schließzeiten. Die Einplanung von Puffern bei Schreibprojekten ist eine Möglichkeit, um Druck von vornherein abzubauen. Bei der Pufferplanung sollte auch die persönliche Leistungskurve berücksichtigt werden. Im Rahmen der unter „L. Länge einschätzen“ vorgeschlagenen Protokollierung der eigenen Schreibgewohnheiten könnte also auch darauf geachtet werden, zu welcher Tageszeit bestimmte Tätigkeiten des wissenschaftlichen Arbeitens (Ideenfindung, Korrekturlesen, Recherche, Textarbeit, Schreibarbeit, etc.) am besten gelingen.

E. Entscheidungen treffen

Wenn es schwierig wird, alle geplanten Aufgaben am geplanten Tag zu erledigen, ist es ratsam, eine Einschätzung vorzunehmen, was wichtig(er) ist und was weniger Priorität hat. Prioritäten können zum Beispiel nach dem Eisenhower-Prinzip gesetzt werden, das im Beitrag Wichtig und dringend? Aufgaben priorisieren mit dem Eisenhower-Prinzip vorgestellt wird.

N. Nachkontrolle

Vor allem beim ersten Versuch ist es wahrscheinlich, dass die ALPEN-Methode (und generell neu ausprobierte Ansätze zur Optimierung der Selbstorganisation) noch nicht reibungslos funktionieren. Aber auch bei bereits guten Erfahrungen gilt es, den eigenen Planungsablauf zu reflektieren:

  • War der Zeitpuffer ausreichend?
  • Waren die Prioritäten angemessen gesetzt?

Wichtig ist auch, dass auf das eigene Bauchgefühl geachtet wird. Ließ sich das geplante Tagespensum ohne Stress bewältigen, sodass man abends mit einem guten Gefühl den (Arbeits-)Tag beenden konnte? Wenn ja, wurde auf jeden Fall vieles richtig gemacht. Sollte dies nicht der Fall gewesen sein, bietet das eigene Vorgehen höchstwahrscheinlich noch viel Raum für Anpassungen und Verbesserungen.

Für eine abschließende Überprüfung am Ende des Tages oder beim Abschluss der Aufgabenliste empfiehlt es sich, etwa 15-20 Minuten einzuplanen. In dieser Zeit kann auch ein Blick auf die To-dos des nächsten Tages geworfen werden. Auf diese Weise kann man häufig den Feierabend mit einem positiveren Gefühl antreten.

ALPEN-Methode
Die ALPEN-Methode stützt die Aufstellung von Zeitplänen (Florian Hagen, CC BY 4.0)

Ausprobieren der ALPEN-Methode

Auf dem Papier ist die ALPEN-Methode als eine effektive Methode zur Zeitoptimierung bekannt. Doch um herauszufinden, wie gut sie zum eigenen Arbeitsstil passt, ist es wichtig, sie aktiv auszuprobieren. Im Rahmen unseres Seminarangebots „Wissenschaftliches Arbeiten“ für Bachelorstudierende wird das Ausprobieren optional über eine kleine Fragestellung angeregt:

  • Stellen Sie sich einen Aufgabenplan für ihre kommende Schreibphase (Hausarbeit), ein Arbeitspaket zur kommenden Woche oder eine anstehende Posterpräsentation zusammen.
  • Stellen Sie Ihren Sitznachbarn, Freunden oder Bekannten die Aufgabenliste vor. Erläutern Sie Aspekte wie den Zeitrahmen, Prioritäten oder Formulierung der Aufgabenpakete und Tauschen sich über Unklarheiten und Unsicherheiten aus.

Zusammengefasst ergaben die bisherigen Rückmeldungen, dass Menschen mit Hang zu einer gut strukturierten Organisation die ALPEN-Methode als hilfreich für verschiedene Projekte betrachten. Insbesondere die Fähigkeit, Zeitfressern entgegenzuwirken, wurde dabei hervorgehoben. Allerdings wird auch angemerkt, dass die realistische Zeiteinplanung auch nach mehreren Anwendungen eine Herausforderung ist.

CC BY 4.0
Weiternutzung als OER ausdrücklich erlaubt: Dieses Werk und dessen Inhalte sind – sofern nicht anders angegeben – lizenziert unter CC BY 4.0. Nennung gemäß TULLU-Regel bitte wie folgt: In Fünf Schritten den Tagesablauf optimieren – Zeitpläne erstellen mit der ALPEN-Methode von Florian Hagen, Lizenz: CC BY 4.0. Der Beitrag und dazugehörige Materialien stehen auch im Markdownformat und als PDF zum Download zur Verfügung.
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