JabRef im Überblick: Literaturmanagement für LaTeX, LibreOffice & OpenOffice

Du arbeitest an einer Haus-, Projekt- oder Abschlussarbeit? Dabei kann man schnell den Überblick über die eigenen Quellen verlieren. In einem früheren Beitrag haben wir bereits Zotero als Open-Source-Lösung für Literaturverwaltung vorgestellt. Heute werfen wir einen Blick auf eine weitere kostenfreie Alternative: JabRef. Dieser Beitrag gibt einen Überblick über ausgewählte Funktionen und zeigt, wie JabRef das Sammeln, Organisieren und Einbinden von Literaturangaben erleichtert.

JabRef richtet sich besonders an LaTeX-Nutzer*innen, lässt sich aber auch mit Word und LibreOffice/OpenOffice verwenden und bietet so flexible Möglichkeiten für unterschiedliche Schreibprojekte.

Der Beitrag ist in sechs Kapitel unterteilt:

• 1. Was ist JabRef?
• 2. Programmoberfläche
• 3. Literatur hinzufügen
• 4. Zitate in Dokumente einfügen
• 5. Weitere Funktionen
• 6. Fazit

1. Was ist JabRef?

JabRef ist auf die Arbeit mit BibTeX-Dateien spezialisiert, die in LaTeX-Dokumenten zum Zitieren verwendet werden. Jede Quelle wird darin als Eintrag gespeichert und lässt sich über eine übersichtliche Benutzeroberfläche einfach verwalten. Seit seiner Gründung im Jahr 2003 blickt JabRef auf über 20 Jahre Entwicklung zurück. Eine Umfrage an der TUHH zeigt, dass JabRef hier zu den am häufigsten verwendeten Tools zählt. Die lange Historie spiegelt sich auch in der umfangreichen Dokumentation, der aktiven Community in verschiedenen Foren, GitHub und Social Media.

2. Programmoberfläche

Die Oberfläche (Abbildungen: Version 5.15 für macOS) ist übersichtlich und schlicht gestaltet. Die Symbolleiste ermöglicht schnellen Zugriff auf häufig genutzte Funktionen, während die Seitenleiste für Gruppen und Websuchen genutzt wird. Auf macOS wird die Menüleiste nach Mausbewegung an den oberen Bildschirmrand eingeblendet, auf anderen Systemen ist sie dauerhaft sichtbar.

Die zentrale Datei ist die „Bibliothek“, in der alle Literaturinformationen einer Sammlung gespeichert werden. Neue Bibliotheken lassen sich über „Datei“ > „Neue Bibliothek“ anlegen.

Beim Öffnen erscheint zunächst eine leere Eingabetabelle. Sobald wir diese abspeichern (Diskettensymbol „Save library“ oder Tastenkürzel „Command + S“), kann der Bibliothek ein eigener Name vergeben werden. Standardmäßig heißt diese zunächst „Untitled“.

3. Literatur hinzufügen

Literatur kann über unterschiedliche Wege in unsere JabRef-Sammlung überführt werden. Einige ausgewählte Möglichkeiten werden nachfolgend vorgestellt.

3.1 Eintrag manuell erstellen

Manuelle Einträge lassen sich über das „+“-Symbol oder das Tastenkürzel „Command + N“ erstellen.

Für das Beispiel wählen wir einen Zeitschriftenartikel. Nach Klick auf „Article“ öffnet sich der Editor für den gewählten Publikationstyp.

Im Tab „Required fields“ (1) werden nur die Mindestinformationen wie Titel oder Zeitschrift benötigt. Der „citationkey“ dient als eindeutiger Identifier für Querverweise und Volltext-Dateien. Mit der Schaltfläche „Generieren“ (2) kann der Schlüssel automatisch erstellt werden.

Nachdem wir einige Pflichtfelder manuell ausgefüllt haben, lassen sich die bibliografischen Daten automatisch aus dem Web ergänzen: Wir klicken dazu auf „Update with bibliographic information from the web“, wählen die Quelle aus (z. B. DOI), prüfen die Daten im aufpoppenden Dialogfenster und übernehmen sie per „Merge entries“. Bei Bedarf können wir die Zusammenführung natürlich auch abbrechen („Cancel“).

3.2 Eintrag über Identifier erzeugen

Einträge lassen sich auch komfortabel über DOI, ISBN oder Crossref erzeugen:

• 1. „Command + N“
• 2. ID-Typ auswählen,
• 3. Wert eingeben,
• 4. „Generate“ klicken.

Nun wird ein Eintrag automatisch angelegt.

3.3 Einträge über PDF-Dokumente erzeugen

Wir können gesammelte PDF-Dateien an bereits bestehende Einträge anhängen oder per Drag-and-Drop in unsere Bibliothek ziehen. JabRef erzeugt dann automatisch neue Einträge auf Basis der PDF-Metadaten.

4. Zitate in Dokumente einfügen

Neben BibTeX/BibLaTeX unterstützt JabRef auch einen Export zu Microsoft Word. Besonders hervorzuheben ist aber die Nutzung mit LibreOffice/OpenOffice.

Hinweis: Im Folgenden zeigen wir die Schritte exemplarisch für LibreOffice. Die Vorgehensweise in OpenOffice ist ähnlich.

Um JabRef mit LibreOffice zu nutzen, sind folgende Schritte erforderlich:

• Wir starten in diesem Beispiel LibreOffice und öffnen ein Dokument.
• Nun wählen wir in JabRef im Menüpunkt „View“ (oberer Bildschirmrand) die Option „OpenOffice/LibreOffice“.
• Am linken unteren Bildschirmrand von JabRef sollte nun ein Fenster mit verschiedenen Zitieroptionen erscheinen.
• Hier wählen wir den ersten Menüpunkt „connect“.

In LibreOffice lassen sich nun Referenzen aus der JabRef-Datenbank einfügen. Dazu markiert man die gewünschte Stelle im Dokument, wählt die Referenzen in JabRef und klickt auf „Cite“ (unten links im JabRef-Suchfenster).

Sollte das Literaturverzeichnis in LibreOffice nicht automatisch angezeigt werden, so hilft in JabRef der Klick auf den Button „Ensure that the bibliography is up-to-date“ (unten links im Suchfenster).

5. Weitere Funktionen

JabRef hat im Laufe der Jahre viele weitere Funktionen erhalten, die wir bisher noch nicht behandelt haben und nachfolgend kurz auflisten:

• Browsererweiterung
  Wir können Literatur auch direkt über eine Browsererweiterung zu unserer Sammlung hinzufügen.
• Websuche
  Wir können in verschiedenen Online-Services wie arXiv, IEEEXplore, GVK oder SemanticScholar nach Literatur suchen.
• Sortiermöglichkeiten
  Innerhalb einer Sammlung stehen verschiedene Sortiermöglichkeiten zur Verfügung, z. B. nach „Rank“, „Priority“ oder „Read status“.
• KI-Funktionen
  Ab Version 6 bietet JabRef verschiedene KI-Funktionen, bspw. automatische Zusammenfassungen von Volltexten oder die Möglichkeit, mit einem Volltext über eine „smarte“ Assistenz zu interagieren.

6. Fazit

JabRef ist eine etablierte, quelloffene Lösung für die Literaturverwaltung, die besonders für LaTeX-Nutzer*innen interessant ist. Weniger bekannt ist, dass es sich auch mit LibreOffice und OpenOffice gut nutzen lässt. Mit einer aufgeräumten Oberfläche, zahlreichen Organisationsoptionen und den ab Version 6 (Alpha-Status) neu hinzugefügten KI-Funktionen ist JabRef eine vielseitige Alternative zu kostenpflichtigen Programmen. Es lohnt sich, JabRef selbst auszuprobieren, um das passendste Werkzeug für die eigene Literaturverwaltung zu finden.

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