Eisenhower-Matrix

Wichtig und dringend? Aufgaben priorisieren mit dem Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip (auch: Eisenhower-Matrix, Eisenhower-Methode) wurde im tub.torials-Blog bereits im Rahmen des Beitrags „9 Zeitfresser und wie wir sie ganz einfach loswerden“ erwähnt. Aktuell hilft mir diese Methode auch im Arbeitsalltag wieder häufiger, um vergessenen Terminen, versehentlich unerledigten Aufgaben und organisatorischem Chaos vorzubeugen.

Ursprung und Ziel des Eisenhower-Prinzips

Das Eisenhower-Prinzip ist eine – auch in der Fachliteratur oftmals aufgeführte – Methode, um anstehende Aufgaben in Kategorien einzuteilen und so eine Priorisierung für die Bearbeitung vorzunehmen.

Häufig wird eine Verbindung zum ehemaligen US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower über dessen Aussage aus dem Jahr 1954 hergestellt: „I have two kinds of problems, the urgent and the important”.

Das Ziel des Prinzips besteht darin, sicherzustellen, dass die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigt werden. Weniger wichtige Aufgaben werden ggf. delegiert oder auch mal komplett gestrichen. Über insgesamt vier Kategorien wird die Entscheidung zur Priorisierung von Arbeits- und Aufgabenschritten erleichtert.

Kriterien und Kategorien des Eisenhower-Prinzips

Um nach dem Eisenhower-Prinzip vorzugehen, listen wir zunächst unsere Aufgaben bspw. in Listenform auf. Zur Einteilung stehen uns nun zwei Kriterien zur Verfügung:

Wichtigkeit: Eine Aufgabe ist wichtig, wenn diese zur Erreichung unserer Ziele beiträgt. Wenn die Aufgabe uns keinem unserer Ziele näher bringt, so ist diese unwichtig.

Dringlichkeit: Eine Aufgabe hat eine hohe Dringlichkeit, wenn sie zu einem bestimmten Zeitpunkt in nächster Zukunft erledigt werden muss. Sie ist weniger oder gar nicht dringlich, wenn es (in nächster Zeit) keine Rolle spielt, wann sie erledigt wird.

Um uns die Einordnung unserer Aufgaben zu erleichtern, können einige Leitfragen helfen:

Wichtigkeit:

  • Ist die Aufgabe nötig, um unser Ziel zu erreichen?
  • Sind andere Personen von der Erledigung unserer Aufgabe abhängig?

Dringlichkeit:

  • Besteht eine (baldige) Deadline für die Aufgabe?
  • Kann jemand anders diese Aufgabe übernehmen?

A-, B-, C- und D-Aufgaben am Beispiel von Studium/Abschlussarbeit

Haben wir alle unsere Aufgaben den Kriterien „Wichtigkeit“ und „Dringlichkeit“ entsprechend eingeschätzt, so lassen sich diese nun in insgesamt vier Aufgabenkategorien unterteilen:

  • A-Aufgaben (wichtig und dringend),
  • B-Aufgaben (wichtig, weniger dringend),
  • C-Aufgaben (dringend, nicht wichtig),
  • D-Aufgaben (nicht dringend, nicht wichtig).
Eisenhower-Prinzip
Standardmatrix Eisenhower-Prinzip (Florian Hagen, CC BY 4.0).

A-Aufgaben: wichtig und dringend

A-Aufgaben sind für uns der relevanteste Aufgabentyp, um unsere Gesamtziele zu erreichen. Diese Aufgaben sollten wir möglichst als Erstes selbst erledigen. So stellen wir sicher, dass die Aufgabe zu unserer eigenen vollsten Zufriedenheit abgehakt werden kann.

Oftmals ist es so, dass natürlich alle Aufgaben, die von außen an uns herangetragen werden, immer je nach Perspektive „unheimlich wichtig“ und „eilig“ sind. Die A-Kategorie ist also schnell überladen. Wir müssen uns daher vor allem selbst fragen:

  • Was passiert, wenn ich die Aufgabe erst später erledige (Dringlichkeit)?
  • Kann jemand anders diese Aufgabe eventuell übernehmen (Wichtigkeit)?

Beispiele für A-Aufgaben:

  • Wenn mit Betreuenden unserer Abschlussarbeit abgesprochen ist, dass für den gemeinsamen Austausch bis zur kommenden Woche ein Exposé vorliegt, so ist die Fertigstellung des Exposés eine A-Aufgabe
  • Lernen in der Klausurphase
  • Die Hausarbeit mit der naheliegendsten Deadline oder ein Arbeitspaket dieser Arbeit fertigstellen

B-Aufgaben: wichtig, weniger dringend

B-Aufgaben sind ebenfalls wichtig, aber im Vergleich zu A-Aufgaben weniger dringend. Auch um B-Aufgaben sollten wir uns selbst kümmern, da sie für unser Hauptziel wichtig sind. Allerdings müssen wir sie nicht sofort erledigen und können eine (eigene) spätere Deadline festlegen. Es ist ratsam, regelmäßig zu kontrollieren, ob B-Aufgaben in der Zwischenzeit dringlicher geworden sind und somit in die Kategorie der A-Aufgaben rutschen.

Beispiele für B-Aufgaben:

  • Ein Exposé weit vor dem eigentlichen Abgabetermin fertigstellen
  • Lernen für Klausuren der Klausurenphase, die erst zum Ende der Prüfungswochen anstehen
  • Eine Hausarbeit oder ein Arbeitspaket einer Hausarbeit fertigstellen, bei der/dem noch genügend Zeit bis zur Abgabe vorhanden ist

C-Aufgaben: dringend, aber nicht wichtig

C-Aufgaben sind zwar schnell bzw. dringend zu erledigen, aber im Vergleich zu A- und B-Aufgaben nicht so wichtig. Nach Möglichkeit können wir diese Punkte unserer To-do-Liste also bspw. an Freunde, Bekannte oder Familie delegieren.

Beispiele für C-Aufgaben:

  • Die Abgabefrist für ein Buch der Bibliothek läuft ab
  • Eine weitere Korrekturlesung unserer Texte
  • Um das Gesamtbild unserer Haus-/Abschlussarbeit zu verbessern, könnten Grafiken nochmals überarbeitet oder nachgeschärft werden

D-Aufgaben: nicht dringend, nicht wichtig

D-Aufgaben haben keine oder nur eine geringe Bedeutung für unser Hauptziel. Zudem ist es bei einer D-Aufgabe oft nicht relevant, wann diese erledigt wird. Wenn wir unter Zeitdruck stehen, können wir D-Aufgaben komplett außen vorlassen oder verschieben. Wenn ausreichend Zeit und Energie vorhanden ist, können wir uns um diese Aufgaben kümmern. Wichtig ist vor allem, dass D-Aufgaben uns nicht von Aufgaben der Kategorien A, B und C ablenken.

Beispiele für D-Aufgaben:

  • Lernmaterial für die Klausurenphase durchgehen, das wir schon in- und auswendig beherrschen
  • Unsere Abgabefrist für ausgeliehene Bücher läuft ab, wir liegen aber krank im Bett (Je nach Bibliothek helfen ein Attest und eine Vorabinfo per E-Mail)
Eisenhower-Prinzip Handlungen
Darstellung des Eisenhower-Prinzips mit konkreten Handlungen (Florian Hagen, CC BY 4.0).

Übung zum Eisenhower-Prinzip

Auch wenn das Eisenhower-Prinzip in der Theorie einfach zu verstehen ist: Ob die Methode individuell geeignet ist, sollte vor allem vor den heißen Phasen von Haus- oder Abschlussarbeiten ausprobiert werden, da die Gewichtung der einzelnen Kategorien von individuellen Vorlieben und Zielen abhängig ist. Dazu drei Beispiele:

  • Je nachdem, ob ich mein Studium (oder Semester) schnell und mit Bestnoten abschließen oder währenddessen Praxis- und Auslandserfahrungen sammeln möchte, variiert meine Priorisierung der täglichen Aufgaben.
  • Zu Semesterbeginn setze ich bei meinen täglichen Aufgaben andere Schwerpunkte als während der Prüfungsphasen oder dem Endspurt bei meiner Abschlussarbeit.
  • Wenn ich mich aktuell auf Prüfungen vorbereite, die erst in einigen Wochen stattfinden (wichtig, nicht dringend), aber bereits im Lernfluss bin, muss ich nicht unbedingt meine Lernphase unterbrechen, um bspw. ausgeliehenen Fachliteratur wegen Leihfristende zurückzugeben. Stattdessen kann ich abwägen, welche Aufgabe für meinen Studienerfolg langfristig einen höheren Nutzen hat (unmittelbarer Lernerfolg, weitere Lernaufgaben oder ggf. einige Euro Mahngebühren) und entsprechend handeln (bspw. Tausch von Aufgabenkategorien).

Eine mögliche Übung:

Das Eisenhower-Prinzip ist ein vielseitiger Ansatz, der sich sowohl für die Aufgaben-Priorisierung im Studium als auch die Organisation von Projekten im Beruf oder das Erledigen von Alltagsaufgaben anbietet. Um das Eisenhower-Prinzip im Studium auszuprobieren, eignet sich ein kleineres Schreibprojekt.

  • Zu Beginn sollten alle unsere Aufgaben aufgelistet werden (bspw. Ideenfindung, Themeneingrenzung, Recherche, Textbearbeitung und -auswertung, Erstellung eines Exposés, Fertigstellung einzelner Kapitel etc.). Alternativ kann auch eine bereits bestehende To-do-Liste genutzt werden.
  • Die Aufgaben sollten hinsichtlich Wichtigkeit und Dringlichkeit bewertet werden und im Anschluss Aufgabenkategorien A, B, C und D zugeordnet werden.
  • Nun werden die Aufgaben entsprechend abgearbeitet. Die A-Aufgaben werden von uns selbst zeitnah erledigt, für B-Aufgaben planen wir ein konkretes Zeitfenster und bearbeiten diese ebenfalls selbst. C-Aufgaben delegieren wir und D-Aufgaben streichen wir, es sei denn, es ist noch Zeit zur Bearbeitung vorhanden.
  • Zum Abschluss wird überprüft, wie viel Zeit für jede Aufgabenkategorie aufgebracht wurde, wie man eventuell mehr Zeit für A- und B-Aufgaben schaffen kann und was beim Einsatz der Eisenhower-Matrix besonders herausfordernd war.

Zusammenfassung

Das Eisenhower-Prinzip bietet eine klare Struktur, mit der wir unsere Aufgaben schnell und einfach sortieren können. So können wir unwichtigere Aufgaben aussortieren oder zumindest hinten anstellen, sodass wir uns auf wichtigere Aufgaben mit größerer Aufmerksamkeit konzentrieren können. Für eine simple Matrix benötigen wir lediglich Stift und Papier. Anschließend bewerten wir die anstehenden Aufgaben hinsichtlich ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit und können potenziellen Organisationsproblemen proaktiv entgegenwirken. Nutzt ihr Methoden abseits des Eisenhower-Prinzips, die euch bei der Organisation eurer Aufgaben immer wieder helfen? Teilt diese doch gerne offen über die Kommentarfunktion.


CC BY 4.0
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Schriftzug Monatsnotiz auf hellem minten Hintergrund

Monatsnotiz für die Monate Juni, Juli, August und September 2022

Selbst in Hamburg war es diesen Sommer für meinen Geschmack an vielen Tagen einfach zu warm und trocken. Immerhin: In kühleren Räumen blieb somit genug Zeit für die Arbeit 😉 Zu berichten gibt es in dieser Notiz nun zum Herbstanfang u. a. etwas zu folgenden Themen:

Wissenschaftliches Arbeiten

Der letzte Termin unseres Bachelorseminars „Wissenschaftliches Arbeiten“ im Sommersemester 2022 fand am 12. Juli statt. In den letzten Veranstaltungswochen ging es überwiegend um das eigentliche Schreiben wissenschaftlicher Texte und den damit verbundenen Herausforderungen, nachdem zuvor wie gewohnt Recherche, Literaturverwaltung, Zitieren und Lesen Themen waren. Neben theoretischen Inputs ist es in meinen Augen vor allem wichtig, dass die Studierenden Raum haben, um mehr über die eigenen Gewohnheiten, Stärken und Schwächen (die wir alle haben) beim Schreiben von Texten herauszufinden. Neben dem gemeinsamen Austausch (Wie lief es bspw. bisher im Rahmen des Semesters bei der Hausarbeit oder auch anderen Schreibprojekten), theoretischen Inputs (bspw. Kennzeichen wissenschaftlicher Texte) und interaktiveren Lehr-Lernmaterialien wie dem Fragebogen zu Schreibgewohnheiten ist für mich vor allem immer spannend, welche Wege aus problematischeren Phasen wie der Schreibblockade eingeschlagen werden. Während ich nach wie vor (aber auch nicht immer) ganz gut mit kleineren Tools wie Typedrummer oder Ortswechseln vorankomme (weitere Ideen finden sich in 7 individuelle Tipps gegen Schreibblockaden), ist für andere zum Beispiel das Borgen eines Anfangs oder die Sprachaufnahme ein Weg vorbei an der Angst vor dem leeren Blatt. Dies war für mich auch ein Anlass, um mal wieder selbst Sprachaufnahmen auszuprobieren. Hier neige ich dann aber im Anschluss „leider“ immer noch dazu, viele potenziell passende digitale Werkzeuge für die Transkription auszuprobieren, was mich Unmengen an Zeit kostet. Die „Umwandlung“ bei vielen Programmen sorgt aber wenigstens des öfteren für wirklich kuriose Ergebnisse. Auch schön 🙂

Mit Ende des Seminars standen auch im vergangenen Sommersemester die Abgaben der wissenschaftlichen Hausarbeiten an, die von meinem Kollegen Detlev Bieler und mir dann mit einem Feedback versehen wurden, bevor für uns bereits heute wieder Vorlesungsstart war. Wie in den vergangenen Jahren versuchen wir auch dieses Semester so gut es geht, Rückmeldungen der Studierenden in der neuen „Ausgabe“ des Seminars zu berücksichtigen.

Nicht nur im Bachelorseminar der TU-Bibliothek spielt das Thema „Wissenschaftliches Arbeiten“ eine Rolle und so hatten mein Kollege Detlev Bieler und ich in den vergangenen Wochen und Monaten auch einige Gespräche mit Kolleg:innen verschiedener TUHH-Institute, um zu schauen, wie einige Basisthemen unseres Seminars zukünftig in andere Veranstaltungen integriert werden können.

Open Access

Auch in den vergangenen Wochen und Monaten hat das Open-Access-Team der TU-Bibliothek die im März 2022 eingeführte offene Open-Access-Sprechstunde an der TUHH angeboten. Am Konzept hat sich bisher nichts geändert. TU-Angehörige haben hier die Möglichkeit, mit ihren Fragen zu OA spontan in unserer virtuellen Runde vorbeizuschauen und sich mit uns auszutauschen. Wer Lust, Interesse und Fragen hat: Immer freitags ab 10:00 Uhr steht das OA-Team per Videokonferenz über Zoom zur Verfügung. Sollte unsere Runde nicht besucht werden, so werden u. a. Entwicklungen rund um Open Access, aktuelle Finanzierungsanfragen oder Workflows im Team besprochen.

Abseits der festen Open-Access-Sprechstunde ist dieses Jahr vor allem die Nachfrage nach kurzen Inputs zu OA-Grundlagen mit anschließendem Austausch gestiegen. Meine Kollegin Isabo Schick und ich waren in verschiedenen Instituten, Arbeitsgruppensitzungen oder auch Studiengängen zu Gast, um einen Einblick in Open-Access-Grundlagen, Publikations- und Förderungsmöglichkeiten zu geben. Für uns ist es hier auch spannend, von Seite der Forscher:innen zu erfahren, welche Bedürfnisse und Fragen rund um Open Access bestehen. Häufiges Thema: Zweitveröffentlichungsrecht.

Die TU-Bibliothek erhält regelmäßig Open-Access-Angebote, die jeweils im Team begutachtet werden. So ging es zuletzt um mögliche Beteiligungen an unterschiedlichen Freikauf-und National-Konsortien oder auch die Möglichkeit, dass normalerweise lizenzpflichtige Titel direkt über den goldenen Open-Access-Weg veröffentlicht werden. Nicht immer fällt die Entscheidung leicht, da in erster Linie das Erwerbungsspektrum der eigenen Einrichtung berücksichtigt und die Bedürfnisse der Forschenden eingeschätzt werden müssen. Im Fall des PLOS-Nationalkonsortiums (Public Library of Science) wurde zur Entscheidungshilfe daher eine anonyme Umfrage aufgesetzt, die sich an die Professor:innen und Oberingenieur:innen der TUHH richtete. So wollten wir zum einen mehr darüber erfahren, ob und warum Forschende PLOS als mögliche Publikationsmöglichkeit betrachten und TU-Angehörigen auch eine einfache Einbringung in die Gestaltung unseres Serviceangebots ermöglichen. Ähnlich sind wir als TU-Bibliothek auch bereits bei der Umfrage zur Literaturverwaltung an der TUHH vorgegangen. Die Ergebnisse der PLOS-Umfrage wurden über das Blogangebot der TU-Bibliothek geteilt.

Mittlerweile sind auch die Vorbereitungen der Open Access Week angelaufen (bzw. nahezu abgeschlossen), die dieses Jahr unter dem Motto „Open for Climate Justice“ steht. Hier sind wir intern und auch institutionsübergreifend gerade mit der finalen Ausgestaltung unseres Programms im Endspurt und ich bin gespannt, welche Ideen und Beiträge es am Ende in welcher Form in die Open Access Week schaffen.

Fachreferat

Bei meiner Arbeit im Fachreferat stand in den vergangenen Wochen und Monaten neben den klassischen Fachreferatstätigkeiten (viele Anschaffungsvorschläge und Fragen zur Recherche von Fachinformationen, Anpassungen bestimmter Webseiten) vor allem Open Access im Vordergrund. Aber auch urheberrechtliche Fragen trudeln nach wie vor häufiger rein und es gibt eigentlich immer in regelmäßigen Abständen Fragen zu Creative-Commons-Lizenzen. Mit Letzteren geben Urheber:innen Interessierten die Möglichkeit, die jeweiligen Inhalte ohne Einholung einer zusätzlichen Erlaubnis unter Einhaltung bestimmter Voraussetzungen zu nutzen. Auch die eine oder andere Nachfrage zur Veröffentlichung in Open Access über den „Grünen Weg“ gab es in den vergangenen Wochen, sodass immer mal wieder auch auf das Zweitveröffentlichungsrecht und SHERPA/RoMEO hingewiesen wird. Über Letzteres lassen sich Informationen über die Lizenzbedingungen vieler Verlage recht übersichtlich abrufen.

Im Verhältnis zu vorherigen Jahren gab es vor allem in den vergangenen zwei bis drei Monaten viele Anfragen zum Thema Literaturverwaltung. Abseits von Log-in-Problemen bei bestimmten Anbietern und Services sind die Ausgangssituationen vielseitig. Von Studienanfänger:innen, die vom Start weg gerne ein Literaturverwaltungsprogramm nutzen möchten und eine Einführung wünschen über Nutzer:innen, die bestimmte Funktionen suchen oder kurz vor Abgabe von Texten das erste Mal ein Literaturverzeichnis erstellen wollen bis hin zu Forschenden, die einen Programmwechsel in Betracht ziehen ist gefühlt alles vertreten. Würde ich heute gefragt werden, ist Literaturverwaltung sicher auch mit eine der Service-Tätigkeiten, die mir am meisten Spaß bereiten, da hier das Ergebnis (meistens) unmittelbar zu sehen ist: Entweder Freude, weil das Programm nun funktioniert wie gewünscht bzw. Deadlines eingehalten werden können. Oder (leider) auch mal zu Recht Frust, wenn ein Programm bzw. Service in bestimmten Zeitfenstern einfach Probleme macht.

Ansonsten stehen bei uns im Fachreferat derzeit neben weiteren To-dos wie der Revision des Lesesaalbestandes, dem Reflektieren unserer Arbeitsziele und -schwerpunkte für das Jahr 2022 und der Aufstellung der Schwerpunkte für das kommende Jahr verschiedene Termine im Oktober an:

  • „Kick-Off WiMis GettIng Started 2022“:
    Doktorand:innen lernen Bereiche und Personen an der Hochschule kennen
  • Hospitationsbesuche von Kolleg:innen der Scientific Library of Riga Technical University (Lettland) im Rahmen einen Erasmus+ Stipendiums:
    Viele Kolleg:innen stellen im Rahmen der Woche Ihre Arbeitsbereiche vor. Ich werde dabei u. a. einen Einblick in das Thema Open Educational Resources (OER) vorbereiten. Gespannt bin ich, was ich zum Thema OER vielleicht von unseren lettischen Kolleg:innen lernen kann.

Eine Frage, die mich durch unsere Lesesaalrevision und die anstehenden Veranstaltungen auch mal wieder umtreibt: Wie kann man auf Bibliotheksbestände inklusive Datenbanken vor Ort attraktiv aufmerksam machen? Wenn jemand Beispiele, Ideen oder lesenswerte Beiträge dazu kennt: Immer gerne her damit 🙂

Sonstiges

In der Bibliothek passiert eigentlich immer viel. Wahrscheinlich werde ich mich also auch nach Veröffentlichung dieser Monatsnotiz wieder „ärgern“, dass ich mir bestimmte Themen nicht aufgeschrieben habe und sie daher nicht im Text gelandet sind. Aber ganz wichtig: Sehr gefreut habe ich mich vor allem über die Verstärkung unseres Bibliotheksteams. Gleich drei Kolleg:innen durchlaufen bzw. durchliefen in den vergangenen Wochen und Monaten das interne Onboarding (Ankommen und Kennenlernen von Kolleg:innen und ihrer Arbeit im Haus) und sind in unterschiedlichen Bereichen der Bibliothek im Einsatz.

Auch toll: Dieses Jahr war ich in die Prüfungsvorbereitung unserer FaMI-Ausbildung eingebunden. FaMI steht für Fachangestellte/r für Medien- und Informationsdienste. Da ich diese Ausbildung vor meinem Studium selbst durchlief und vor einigen Jahren nach meiner Ausbildereignungsprüfung (quasi eine Ausbildung der Ausbilder:innen in Hamburg) auch in der Ausbildung tätig war, war es schön, wieder selbst direkt in verschiedene Lernprozesse involviert zu sein. Noch toller: unser Auszubildender hat die Prüfung bestanden. An dieser Stelle nochmal herzlichen Glückwunsch und alles Gute 🙂

Tweets

In meiner letzten Monatsnotiz habe ich einige Tweets festgehalten, die ich aus unterschiedlichen Gründen lesenswert, hilfreich, interessant oder einfach „nur“ unterhaltsam finde. Auch zum Ende dieser Monatsnotiz möchte ich wieder eine kleine Twitter-Linkliste (meistens mit Berufsbezug) teilen:

Damit komme ich zum Ende der Monatsnotiz für die Monate Juli bis September 2022. Bei der Auflistung der Tweets geisterte mir am Ende eine Frage durch den Kopf. Gibt es derzeit Einrichtungen oder Projekte, die sich mit der Archivierung von Tweets auseinandersetzen? Soweit ich mich erinnere, hat die US-Kongressbibliothek vor einigen Jahren zumindest den Plan aufgegeben, alle jemals verschickten Tweets zu archivieren. Kommentare oder E-Mails mit Ergänzungen, Fragen und Anregungen sind wie immer gerne gesehen 🙂 .

CC BY 4.0
Weiternutzung als OER ausdrücklich erlaubt: Dieses Werk und dessen Inhalte sind – sofern nicht anders angegeben – lizenziert unter CC BY 4.0. Nennung gemäß TULLU-Regel bitte wie folgt: Monatsnotiz für Juni, Juli, August und September 2022 von Florian Hagen, Lizenz: CC BY 4.0. Beitragsbild „Monatsnotiz Mint“ von Florian Hagen (Lizenz: CC0/Public Domain). Der Beitrag und dazugehörige Materialien stehen auch im Markdownformat und als PDF zum Download zur Verfügung.
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