Seit Veröffentlichung im Oktober 2006 ist die Literaturverwaltung mit Zotero immer wieder durch neue Funktionen wie verschiedene Synchronisationsmöglichkeiten, einen integrierten PDF-Reader und Notizeneditor oder mobile Anwendungen erweitert worden. Im Folgenden finden Sie 13 Tipps und Tricks, die nach dem Meistern der Zotero-Grundlagen bei der Optimierung von Arbeitsabläufen helfen können. Für diesen Beitrag wurde auf Zotero in den Versionen 6.0.33 (macOS) und 6.0.26 (Windows) zurückgegriffen.

1. Datum „umrechnen“ lassen

In der rechten Fensterseite (Metadaten) von Zotero können Sie im Feld „Datum“ die Begriffe „Gestern“, „Heute“ oder „Morgen“ eingeben. Zotero wandelt diese automatisch in das entsprechende Datum um. Dies ist vor allem bei manuellen Einträgen ein häufig praktisches Feature.

2. Links in Metadaten per Mausklick öffnen

In Zotero sammelt man neben zahlreichen Metadaten wie Autor*innen oder Titelnamen auch Links und Digital Object Identifier (DOI) zur jeweiligen Quelle. Zum Aufrufen von Links klickt man nicht direkt auf die eigentliche URL, sondern den Feldname „URL“.

3. Alle Sammlungen anzeigen, die ein ausgewähltes Element enthalten

Wenn Sie in der mittleren Spalte einen Datenbankeintrag auswählen, zum Beispiel einen Journalartikel, können Sie alle Sammlungen anzeigen lassen, denen der ausgewählte Titel zugeordnet ist. Möglich ist dies durch drücken der Optionstaste unter macOS sowie der Steuerungstaste unter Windows.

4. Feldinhalte wie Titel in englische Titel-Großschreibung wandeln

Sie können den Inhalt der Felder „Titel“ und „Herausgeber“ entweder in Satz- („englische Satz-Großschreibung“) oder Titelform („englische Titel-Großschreibung“) umwandeln. Dazu muss mit der rechten Maustaste nur auf das jeweilige Feld geklickt und die jeweilige Option ausgewählt werden.

Auch weitere Felder wie „Autor“ haben über einen Rechtsklick mit der Maus Zusatzoptionen. So lassen sich beispielsweise Vor- und Nachname mit einem Klick tauschen.

5. Anzahl der Elemente in einer Bibliothek oder Sammlung anzeigen

Um (wieder) die Anzahl der Elemente in einer ausgewählten Bibliothek oder Sammlung anzuzeigen, klicken Sie auf ein Element in der mittleren Spalte und verwenden Sie die Tastenkombination zur Auswahl aller Elemente. Unter macOS lautet diese „Command + A“, für Windows „Strg + A“. In der rechten Spalte der Zotero-Oberfläche erscheint die jeweilige Anzahl.

6. Anhänge eines Eintrags anzeigen

Um Anhänge von Datenbankeinträgen anzuzeigen ist nicht zwingend ein Klick mit der Maustaste erforderlich. Wird ein Datenbankeintrag markiert, so kann unabhängig vom Betriebssystem mit der „+“-Taste auf der Tastatur der Anhang des gewählten Datenbankeintrags und weiteren Einträgen in der jeweiligen Sammlung angezeigt werden. Mit der „-“-Taste lassen sich die Anhänge wieder einklappen.

7. Schnelle Kopie in Schreibprogramme und Emails

Wer Kolleg*innen, Freunden und Bekannten schnell eine lesenswerte Literaturangabe zukommen lassen möchte, muss diese mit Zotero nicht müßig kopieren oder gar abtippen. Ein Zotero-Eintrag kann direkt per Drag-and-drop in Emails und Texteditoren wie Word oder auch die TU-Installation von HedgeDoc gezogen werden.

Halten Sie bei der Schnellkopie per Drag-and-drop zusätzlich die Shift-Taste gedrückt, so wird statt der vollständigen Referenz ein Zitat eingefügt.

8. Immer die klassische Ansicht nutzen

Zotero bietet ein Word-Plugin an, dass bei der Übertragung von Zitaten in Texte unterstützt. Zur Verfügung stehen hierbei eine Kurzansicht sowie die klassische Ansicht.

Von der Kurzansicht (Standardeinstellung) kann beim einfügen von Zitaten in Word per Klick auf das „Z“-Symbol (Kurzansicht) zur klassischen Ansicht gewechselt werden. Soll aber die klassische Ansicht die Standardeinstellung sein, so kann auch dies festgelegt werden.

• macOS: „Zotero“ > „Einstellungen…“ > „Textverarbeitungsprogramme“ > „Klassische Ansicht bei Zitationsdialog nutzen“
• Windows: „Einstellungen“ > „Zitieren“ > „Textverarbeitungsprogramme“ > „Klassische Ansicht bei Zitationsdialog nutzen“

9. Mit Shortcut statt Mausklick weitere Autor*innenfelder hinzufügen

Sie können alternativ zum Mausklick auch die Tastenkombination „Shift + Enter“ (Windows) beziehungsweise „Shift + Return“ (macOS) verwenden, um in den Metadaten ein weiteres Autor*innenfeld hinzuzufügen, wenn Sie sich in einem aktiven Autor*innenfeld befinden.

10. Überprüfen Sie Ihre gesammelten Zotero-Daten!

Es empfiehlt sich Referenzen nach dem Herunterladen systematisch zu überprüfen. Es kann sein, dass einige wichtige Daten fehlen oder Fehler (abhängig von der Datenquelle) enthalten sind. Gerade bei Arbeitspapieren oder auch Blogbeiträgen ist dies öfters zu beobachten. Wenn Sie regelmäßig und gewissenhaft aufräumen, ersparen Sie sich den Stress, dies zum Beispiel in den Endphasen von Abschlussarbeiten oder gar einer Dissertation tun zu müssen. Bleibt für die Kontrolle einmal keine Zeit, so kann der jeweilige Eintrag auch mit speziellen Markierungen wie „Metadaten kontrollieren“ (Notizen oder Tags bieten sich dafür an) gekennzeichnet werden. So kann der Eintrag für eine spätere Kontrolle leichter wiedergefunden werden.

11. Erstellen Sie Tags und Notizen für die Organisation

Tags können in Zotero nicht nur als kleines Kontrollwerkzeug (siehe Tipp 10) genutzt werden. To-dos oder Anmerkungen wie „zu lesen“, „zu bewerten“ oder auch „uninteressant“ können hilfreiche Erkenntnisse/Markierungen in Tag-Form sein, die bei der Arbeit mit Fachliteratur helfen. Zusätzlich kann eine Notiz angelegt werden, in der die jeweilige Erkenntnis mit kurzer Begründung festgehalten wird. Hilfreich kann dieses Vorgehen auch sein, um Monate oder auch Jahre später ggf. nicht erneut Arbeit in das Lesen und Bewerten von bereits bekannten Inhalten zu investieren.

Tags sind für zusätzliche Organisation gut geeignet und können auch durch Farben für zusätzliche Ordnung sorgen. Die Tag-Farbe kann mit einem Rechtsklick auf das jeweilige Tag individuell zugeordnet werden („Farbe zuweisen“ wählen).

12. Finden Sie Ihren Zitierstil

Gerade wenn für eine Arbeit kein Zitationsstil vorgegeben ist, kann man bei einer Auswahl von vielen 1000 Zitationsstilen schnell die Übersicht verlieren. Abhilfe kann die Vorschaufenster-Funktion von Zotero bieten. Mit dieser lässt sich eine Referenz in allen, in unserer Zotero-Installation verfügbaren, Zitierstilen anzeigen.

• Auf macOS ist dies im Zotero-Menü nach Klick auf einen Datenbankeintrag über den Menüpunkt „Einstellungen“ > „Zitieren“ > „Zitierstil-Vorschau“ und den Klick auf „Aktualisieren“ möglich.
• Windows-Nutzer*innen erreichen die Funktion nach Auswahl eines Datenbankeintrags wie folgt: „Bearbeiten“ > „Einstellungen“ > „Zitieren“ > „Zitierstil-Vorschau“ und Klick auf „Aktualisieren“.

Wie weitere Zitierstile in Zotero hinzugefügt oder bestimmte Zitierstile ermittelt werden können, ist im Blogbeitrag Den einen oder keinen: Zitationsstile „analysieren“ und in Zotero hinzufügen festgehalten.

13. Automatisierte Berichte zu Sammlungen erhalten

Zotero bietet per Mausklick die Möglichkeit automatisierte Gesamtüberblicke für Sammlungen zu generieren. Dazu wählen wir zunächst eine Sammlung mit Rechtsklick aus und klicken auf „Bericht aus Sammlung erstellen“.

Es öffnet sich eine Liste, die u. a. Referenzen, Notizen, Tags und Anhänge zu den Einträgen der jeweiligen Sammlung enthält. Diese kann bspw. für die Auswertung und Verwaltung der enthaltenen Einträge genutzt werden. Das Dokument kann in verschiedenen Formaten gespeichert und ggf. der jeweiligen Sammlung in Zotero hinzufügt werden.

Haben Sie weitere Tipps und Tricks, die die Arbeit mit Zotero erleichtern? Wir freuen uns über geteilte Erfahrungen in den Kommentaren.

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