Mehr Zeit für die Forschung: Schritt-für-Schritt-Anleitung für den PDF-Reader und Notizeneditor von Zotero 6

Zotero ist ein Literaturverwaltungsprogramm, das seit 2006 angeboten wird. Mit Version 6 hat die Open-Source-Software jede Menge neue Funktionen erhalten, die über das gewohnte Sammeln, Verwalten und Zitieren unterschiedlicher Literaturquellen hinausgehen. Profitieren kann davon unter anderem die Arbeit mit PDF-Volltexten und Notizen. Nachfolgend eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für viele Funktionen des neuen PDF-Readers und Notizeneditors. Für das parallele Ausprobieren des kompletten Ablaufs wird neben Zotero 6 eine Schreibanwendung mit Zotero-Plugin (zum Beispiel LibreOffice oder Microsoft Word) benötigt.

PDF-Reader und Notizeneditor in 25 Schritten

1. Zunächst wählen wir ein PDF aus unserer Zotero-Sammlung aus. Sollte kein PDF vorhanden sein, so kann bspw. ein Dokument per Drag-and-drop vom eigenen Rechner oder mithilfe einer DOI (Digital Object Identifier) und der Option „Einträge per Identifier hinzufügen“ (Zauberstab-Schaltfläche) in unsere Zotero-Sammlung übertragen werden. In diesem Beispiel nutze ich thematisch passend die DOI „10.15480/882.4281“. Dabei handelt es sich um die Auswertung einer Umfrage der TU-Bibliothek (TUB) zum Thema Literaturverwaltung an der TUHH. Die Ergebnisse wurden auf TORE (TUHH Open Research) veröffentlicht. Die Publikation wird in die Zotero-Sammlung „0_Beispiel“ überführt.

2. Sollte beim Ausprobieren mit dieser oder anderen DOIs mal kein PDF mitgeliefert werden, so kann über einen Rechtsklick in Zotero auf den jeweiligen Literatureintrag und Auswahl von „Verfügbares PDF finden“ nachgeholfen werden.

3. Nachdem das PDF geladen wurde, sollte die Benennung des Volltexts ggf. angepasst werden. Dies ist möglich über einen Rechtsklick auf das PDF, Auswahl von „Anhänge verwalten“ sowie Klick auf „Anhänge umbenennen“. Empfehlenswert für Dateibenennungen ist die Installation des Plugins Zotfile. Zotfile ermöglicht u. a. die Standardisierung der eigenen Dateibenennungskonventionen. Es kann also festgelegt werden, nach welchem Schema ein PDF automatisch immer benannt werden soll.

4. Das geladene PDF kann mit einem Doppelklick auf den Eintrag in der Zoterosammlung oder dem PDF-Volltext selbst im internen Zotero-PDF-Reader geöffnet werden.

5. Auf der linken Seite sehen wir unser Fenster für Annotationen. Wenn ein PDF bislang nicht bearbeitet wurde, sollte dieses Feld noch leer sein.

6. Über dem zentral angeordneten PDF haben wir unterschiedliche Annotationsoptionen. Hier lässt sich bspw. ein Textmarker auswählen („Text hervorheben“), eine Notiz hinzufügen oder ein Bereich markieren, der mit Annotationen versehen werden soll („Bereich auswählen“).

7. Auf der rechten Seite der Zotero-Oberfläche werden zunächst die Metadaten des Dokuments abgebildet. Ebenfalls an der rechten Seite über den Metadaten des jeweiligen Dokuments befindet sich ein Notizblock-Symbol. Mit einem Klick auf dieses lässt sich der Notizeneditor von Zotero öffnen.

8. Wir haben einige Möglichkeiten, in Zotero Notizen zu erstellen. Da ich bei ausgedruckten Texten oftmals zunächst mit dem Textmarker arbeite, nutze ich im vorliegenden digitalen Text als Erstes die Option „Text hervorheben“ (siehe Schritt 6). Bei diesen Markierungen haben wir auch die Möglichkeit, eigene Anmerkungen zu ergänzen. Zum Beispiel trage ich mir ein, dass ich mit Blick auf die erste markierte Textstelle noch einen Blick auf die Webseiten zur Hamburg Open Online University und Hamburg Open Science werfen sollte. So habe ich einen aktuellen Überblick zu den dortigen Aktivitäten erhalten und kann diese Programme bzw. Begriffe besser einordnen. Vertraut machen sollte ich mich auch mit der Software LimeSurvey.

9. Nachdem wir uns mit dem Textmarker-Werkzeug und der Kommentarfunktion vertraut gemacht haben, öffnen wir (wie in Schritt 7 beschrieben) den Notizeneditor mit einem Klick auf das Notizblocksymbol.

10. Mit einem Klick auf das „+“-Symbol am rechten oberen Seitenrand unter dem Notizblocksymbol in der Kategorie „Eintragsnotizen“ und anschließend der Betätigung von „Eintragsnotiz hinzufügen“ öffnen wir eine Notiz. Wählen wir stattdessen „Eintragsnotiz aus Anmerkungen hinzufügen“, so werden zuvor angefertigte Textmarkierungen (links vom Volltext) in die Notiz übertragen.

11. Im nun geöffneten leeren Notizeintrag sehen wir verschiedene Werkzeuge am oberen Fensterrand, die uns zur Verfügung stehen: * „Text formatieren“ („Aa“-icon), * „Text hervorheben“ (Stift-Symbol), * „Formatierung löschen“, * „Link einfügen“, * „Zitation einfügen“, * „Suchen und Ersetzen“.

12. An dieser Stelle könnten wir auch die in Schritt 8 angefertigten Textmarkierungen und dazugehörige Anmerkungen individuell oder gesammelt in die geöffnete Eintragsnotiz übertragen. Dazu klickt man bei der jeweiligen Textmarkierung im linken Fenster auf das „…“-Symbol und anschließend auf „Zur Notiz hinzufügen“.

13. Im Notizeneditor können jetzt einige Notizen zum geöffneten PDF erstellt werden. Für das erste Ausprobieren kann neben der in Schritt 12 aufgezeigten Möglichkeit, unsere bereits erstellten Textmarkierungen und Anmerkungen in die Notiz zu integrieren, auch ein Platzhaltertext über den Blindtextgenerator erstellt und eingefügt werden („in die Zwischenablage kopieren“).

14. Ich erstelle statt Platzhaltertexten in der leeren Eintragsnotiz mithilfe von Markdown oder den Formatoptionen des Notizeneditors eine „manuelle“ Notiz mit Überschrift und einem Absatz. Die Überschrift unserer Notiz könnte ein Teilthema in der jeweiligen Veröffentlichung sein, mit dem ich mich auseinandersetze. In diesem Beispiel orientiere ich mich stattdessen an der Überschrift im Textteil, den ich mir gerade weiter erschließen möchte. Ich notiere mir eine Frage an den Einleitungstext, um mich mit diesem weiter auseinanderzusetzen.

15. Als mögliche Quellen zur Klärung meiner Frage (Einblicke zur HOOU an der TUHH) notiere ich mir zunächst die potenziellen Suchbegriffe „Projektbericht“, „Jahresbericht“ und „Erfahrungsbericht“. Diese halte ich in einer Liste in meiner Notiz fest und markiere mir den Absatz/Arbeitsauftrag als Erinnerungsstütze Rot (noch nicht erledigt, dringend erledigen!). Würden sich Referenzen im Text befinden, würde ich diese alternativ oder zusätzlich als zu lesende Informationsquellen in meiner Notizliste festhalten.

16. Da bekannt ist, dass TUHHler*innen öfters Projektberichte und weitere Publikationen über TORE veröffentlichen, schaue ich dort nun über die ganz einfache Suchanfrage „HOOU“ nach Publikationen zu dieser. Dazu schränke ich die Treffermenge noch über „Publications“ ein und finde einige Berichte.

Zur weiteren Eingrenzung der Treffermenge wähle ich die letzten bzw. aktuellsten drei Veröffentlichungen der Reihe „Erfahrungen und Erfolge“ aus. Bei diesen habe ich über ein kurzes Querlesen festgestellt, dass die Projekte jeweils übersichtlich mit kompakten Eindrücken aufgeführt sind. Die Platzhaltertitel in meiner Notiz tausche ich dementsprechend mit den Titeln der recherchierten Veröffentlichungen aus.

17. Anschließend überführe ich die ermittelten Quellen in meine Zoterosammlung. Dazu gibt es verschiedene Wege (siehe auch Kapitel „4. Literatur hinzufügen“ in „Einstieg in die Literaturverwaltung“). Ich gehe in diesem Fall den Weg über den Zotero Connector. Bei der jeweiligen Veröffentlichung in TORE klicke ich auf das Symbol zum einsammeln der Quelle und diese landet direkt in meiner Zoterosammlung.

Nachdem ich alle benötigten Quellen nach diesem Schema in meine Zoterosammlung überführt habe, habe ich relevante Informationen der Veröffentlichungen zur Notiz hinzugefügt. In meinem Fall sind dies die Namen der an der TUHH durchgeführten HOOU-Projekte. Am einfachsten gelingt dies generell, wie von vielen Programmen gewohnt, per Copy-and-paste (macOS: „Command+C“ und „Command+V“; Windows: „Strg+C“ und „Strg+V“). Alternativ können wir gefundene Aussagen auch manuell selbst in die Notiz schreiben. Letzteres habe ich in diesem Fall getan, um den nachfolgenden Schritt besser nachvollziehbar abzubilden.

18. In der Notiz können wir die Funktion „Zitation einfügen“ nutzen, um Quellenangaben innerhalb einer Notiz mit dem dazugehörigen Zoteroeintrag (aus dem wir diese Informationen haben) und den angehängten Dateien zu verknüpfen. Die Verknüpfung erfolgt über einen Suchschlitz. Im rot umrandeten Feld erscheint zunächst die Quelle des geöffneten PDF-Volltexts, in dem wir gerade sind. Diese entfernen wir. Stattdessen suchen wir die gewünschte Quelle aus unserer Zotero-Datenbank. Sinn kann die Option der Verknüpfung auch machen, wenn wir lediglich eine Printvariante einer Veröffentlichung oder andere Medienformate vorliegen haben (Verknüpfung mit dem Dateneintrag). Bevor wir die Einfügung der Quelle durch die Entertaste bestätigen, sollte mit einem Klick auf die aufgeführte Quelle noch die Information zu den entsprechenden Seitenzahlen ergänzt werden.

19. Die Seitenzahl hat an dieser Stelle nicht nur informativen Charakter. Klicken wir auf die entsprechende Quelle in unserer Notiz, so öffnet sich ein Menü mit drei Optionen:

• A. „Gehe zur Seite“
• B. „Eintrag anzeigen“
• C. „Zitation bearbeiten“.

Wählen wir jetzt „Gehe zur Seite“, springt Zotero nicht nur in diesen Volltext, sondern auch direkt zur konkret angegebenen Seite in diesem Dokument!

20. Achtung! In einigen Fällen wird nach einem Klick auf die Quelle stattdessen nur die Option „Eintrag anzeigen“ angezeigt (festgestellt bei Copy-and-paste aus einigen PDF-Texten in die Notiz hinein, wo automatisch eine Verlinkung zwischen Quelle in der Notiz und PDF-Volltext erstellt wird). Dieses Problem kann wie folgt gelöst werden:

• A. „Auf Zitation bearbeiten“ klicken.
• B. Auf die Quelle im Suchschlitz und anschließend mit dem Mauszeiger in das Feld „Seite“ klicken.
• C. Den Eintrag mit der „Enter“-Taste schließen. Wenn wir nun auf die Quelle in der Notiz klicken, sollte die Option „Gehe zur Seite“ angeboten werden und die Verlinkung korrekt funktionieren.

21. Je nach erarbeiteten Informationen kann auch die Nutzung des Textmarkers innerhalb von Notizen sinnvoll sein. So lassen sich bspw. Gemeinsamkeiten, Besonderheiten oder Begrifflichkeiten hervorheben. Ich mache das nachfolgend, um Projekte zu markieren, die in mehreren Erfolgs- und Erfahrungsberichten unterschiedlicher Jahrgänge aufgeführt wurden:

22. Nachdem die Arbeit in gelesenen Texten und Notizen vorerst erledigt ist, kann mit einem ersten Textentwurf begonnen werden. Hierfür öffne ich ein leeres Dokument in Word. Ich wähle den Reiter „Zotero“ aus und klicke auf „Add Note“, um Annotationen in Zotero auszuwählen, die in den geöffneten (leeren) Textentwurf eingefügt werden sollen.

23. Es öffnet sich eine goldgelb umrandete Suchleiste, in der die gewünschte Notiz, die in das Dokument eingefügt werden soll, gesucht und ausgewählt werden kann. Ohne weitere Eingaben im Suchschlitz wird die jeweils aktuellste Notiz ganz oben in der Auswahlliste aufgeführt. Sollte Zotero vor dem Suchschlitz ein Fenster zur Auswahl des Zitationsstils öffnen, so wird der gewünschte Stil ausgewählt und mit einem Klick auf die Schaltfläche „Ok“ bestätigt.

24. Wird die Auswahl der Notiz bestätigt, befinden sich die darin enthaltenen Texte nun im gewünschten Zitationsstil in unserem Word-Dokument und können im Rahmen unseres Schreibprojektes eingebunden und weiterbearbeitet werden. Zeit also, um sich an die weitere Schreibarbeit zu machen.

25. Soll der Zitierstil im Dokument im nachhinein angepasst werden, so lässt sich dies mit Klick auf „Document Preferences“ und Auswahl eines anderen Zitierstils umsetzen (siehe auch Abbildung in Schritt 24).

Zusätzliche Zotero-Ressourcen

Weitere Informationen und Anleitungen zu Zotero enthalten die folgenden Beiträge und Webseiten:

• Einstieg in die Literaturverwaltung – Zotero in 7 Schritten (Text- und Videotutorial)
• Den einen oder keinen: Zitationsstile „analysieren“ und in Zotero hinzufügen (Unterstützung bei der Suche nach einem spezifischen Zitierstil)
• Literaturverwaltung an der TUHH (Übersicht und Ansprechpartner)

Darüber hinaus empfiehlt sich auch immer ein Blick in die offizielle Zotero-Dokumentation.