Videokonferenz

10 Tipps und Tricks für Videokonferenzen und Aufzeichnungen mit Zoom

Nach über einem Jahr Covid-19 sind Videokonferenzen mittlerweile fester Bestandteil unserer Meeting- und Arbeitskultur. Zoom dürfte dabei eine der am meisten verwendeten Videokonferenz-Anwendungen sein. Grund genug rechtzeitig zum Start des Sommersemesters an der TUHH und anderen deutschen Hochschulen meine persönlichen zehn Lieblingstipps für Zoomkonferenzen und -aufzeichnungen in einer kleinen Liste festzuhalten. Viele davon dürften bekannt sein. Vielleicht ist aber auch die eine oder andere neue hilfreiche Funktion oder Anregung dabei. Grundlage für den Beitrag ist die Zoom-Version 5.5.5 (macOS). Die Funktionen sollten aber auch auf anderen Betriebssystemen über gleiche oder ähnliche Klickpfade aktivierbar sein.

1. Video standardmäßig ausschalten

Mein Video war in Zoom eine ganze Zeit lang standardmäßig immer eingeschaltet, sobald ich einen Raum betreten habe. Gerade wenn man überpünktlich in Warteräumen eintrifft und in der Zwischenzeit noch andere Aufgaben oder den Gang zur Kaffee- oder Teekanne erledigen möchte, unpraktisch (wenn auch noch ein sehr verfrühter Einlass in die Besprechung erfolgt). Die Option kann über das Pfeilsymbol (rechts unten von der Menüoption „Video abbrechen“/ „Video starten“), Klick auf „Videoeinstellungen…“ und schließlich im Menü „Video“ über „Mein Video ausschalten, wenn ich einem Meeting beitrete“ ein- oder ausgeschaltet werden.

Videos können automatisch beim betreten von Besprechungsräumen ein- oder ausgeschalten werden.

Videos können automatisch beim Betreten von Besprechungsräumen ein- oder ausgeschaltet werden.

2. Individuelle Hintergründe „bauen“

Im letzten Jahr habe ich einen Beitrag zur Erstellung von Screencasts mit Powerpoint geschrieben. Powerpoint eignet sich aber auch wunderbar, um individuelle Hintergründe für Videokonferenzen zu erstellen. Ob einfarbige Flächen, Hintergründe mit Farbverläufen (wie man es von vielen Streamer:innen kennt) oder eine Mischung aus Farben, Formen und Texten: Mit Powerpoint ist das mit Hilfe weniger Klicks alles kein Problem. Sowohl dezente Hintergründe als auch Hintergründe, die Gesprächsstoff für Aufzeichnungen oder Videokonferenzen (bspw. eine fixe Agenda für eine Besprechung) liefern, lassen sich schnell umsetzen.

Dazu öffnen wir eine leere Powerpointpräsentation und können über einen Rechtsklick mit der Maus auf die Folie die Option „Hintergrund formatieren…“ auswählen. An der rechten Bildschirmseite öffnet sich ein Menü mit zahlreichen Füllungsoptionen, mit denen nun experimentiert werden kann.

Mit Hilfe von Powerpoint lassen sich eigene virtuelle Hintergründe erstellen.

Mit Hilfe von Powerpoint lassen sich eigene virtuelle Hintergründe erstellen.

Nach einem Rechtsklick auf den leeren Foliensatz und Auswahl von "Hintergrund formatieren..." öffnet sich das Menü mit Formatoptionen.

Nach einem Rechtsklick auf den leeren Foliensatz und Auswahl von „Hintergrund formatieren…“ öffnet sich das Menü mit Formatoptionen.

Wichtig ist der Export in – von Zoom unterstützte Formate – wie PNG oder JPG. Dies geht in Powerpoint nach Auswahl des „Datei“ und Klick auf „Exportieren…“.

Die Folien müssen für den Einsatz in Zoom in ein Format wie PNG oder JPG exportiert werden.

Die Folien müssen für den Einsatz in Zoom in ein Format wie PNG oder JPG exportiert werden.

Einige einfache Beispiele können über das – auch im Lizenzhinweis dieses Beitrags verlinkte – GitLab-Repositorium runtergeladen werden.

Eine Auswahl an einfachen Hintergründen steht frei zum ausprobieren bereit.

Eine Auswahl an einfachen Hintergründen steht frei zum Ausprobieren bereit.

In Zoom fügen wir die gewünschten Hintergründe wie folgt zu:

  • Klick auf den nach oben zeigenden Pfeil neben „Video starten“ (linke, untere Bildschirmhälfte),

  • Anschließend „virtuellen Hintergrund wählen“ anklicken,

  • Auswahl des „+“-Icons und Auswahl des Hintergrunds, der hinzugefügt werden soll.

Neue virtuelle Hintergründe werden in Zoom über das Pfeilsymbol und Wahl von "Virtuellen Hintergrund wählen..." zugefügt.

Neue virtuelle Hintergründe werden in Zoom über das Pfeilsymbol und Wahl von „Virtuellen Hintergrund wählen…“ zugefügt.

Dazu muss im entsprechenden Menü das „+“-Symbol und der gewünschte Hintergrund ausgewählt werden, damit dieser in einer Zoom-Sitzung genutzt werden kann.

Hinzufügen neuer Hintergründe.

Hinzufügen neuer Hintergründe.

3. Powerpoint-Präsentation als Hintergrund

In einem Beitrag zu Open Broadcaster Software (OBS) haben wir vergangenes Jahr gezeigt, wie es möglich ist für Screencastaufzeichnungen das eigene Bild einzubinden. Richtig komfortabel per Mausklick lässt sich dieser Effekt mittlerweile auch mit Zoom umsetzen. Wenn wir uns also beispielsweise durch Folien im Rahmen einer Veranstaltung durchklicken, werden diese immer hinter uns als Sprecher:in positioniert. Da es mittlerweile auch viele Zoom-Nutzer:innen gibt, die Screencasts über Zoom aufzeichnen, ein sehr praktisches neues Feature.

Um diese Optionen zu aktivieren, navigieren wir zum unteren Zentrum des Zoom Panels und gehen wie folgt vor:

  • Klick auf „Bildschirm freigeben“,

  • Auswahl des Reiters „Erweitert“ und Klick auf „Folien als virtueller Hintergrund (BETA)“,

  • Bestätigung über „Bildschirm freigeben“ (unten rechts), im Anschluss lassen sich die gewünschten Folien auswählen.

Eine Präsentation als virtueller Hintergrund lässt sich im Bildschirmfreigabemenü über "Erweitert" aktivieren.

Eine Präsentation als virtueller Hintergrund lässt sich im Bildschirmfreigabemenü über „Erweitert“ aktivieren.

Nach der Auswahl der Folien haben wir nun mit Hilfe der Maus noch die Möglichkeit uns eine Position für unser Bild im Bild (Folien) auszusuchen und auch die Größe anzupassen. Die Powerpointfolien können wir wie gewohnt über die Pfeiltasten der Tastatur oder auch das Menü in Zoom steuern. Mit einem Klick auf die drei Punkte in der zentrierten unteren Steuerkonsole lassen sich Video und Folien voneinander trennen. So erhält man bei Bedarf die gewohnte Ansicht bei Folienpräsentationen mit Zoom.

Das Kamerabild von Präsentator:innen kann beliebig mit der Maus positioniert und in der Größe angepasst werden.

Das Kamerabild von Präsentator:innen kann beliebig mit der Maus positioniert und in der Größe angepasst werden.

4. Weniger Artefakte bei virtuellen Hintergründen mit Greenscreen

Das Thema Greenscreen haben wir im vergangenen Jahr im Beitrag zu Open Broadcaster Software (OBS) und der Anleitung für die Open-Source-Videoschnittanwendung Shotcut thematisiert. In Zoom hat ein Greenscreen ebenfalls seine Vorteile, wenn in Sitzungen ein virtueller Hintergrund verwendet werden soll.

Ein virtueller Hintergrund kann – wie bereits zuvor erwähnt – über die Navigation am unteren linken Bildschirmrand ausgewählt werden:

  • Klick auf den nach oben zeigenden Pfeil neben „Video abbrechen“,

  • Auswahl von „Virtuellen Hintergrund wählen…“ aus und befinden uns nun im Menü „Hintergrund & Filter“ (siehe auch Punkt 1: „Individuelle Hintergründe bauen“), wo der gewünschte Hintergrund ausgewählt werden kann.

Am unteren Menü-Rand gibt es die Option „Greenscreen-Technik“. Alles, was für die Nutzung benötigt wird, ist eine grün gefärbte Hintergrundfläche (genutzt werden können neben „professionellen“ Greenscreens beispielsweise auch möglichst gut beleuchtete Wände, große Pappbastelbögen, Poster oder die grüne Tischdecke vom Discounter).

Die Greenscreentechnik kann über das Menü der virtuellen Hintergründe aktiviert werden.

Die Greenscreentechnik kann über das Menü der virtuellen Hintergründe aktiviert werden.

Haben wir keine Möglichkeit auf einen Greenscreen zurückzugreifen, so ist unter anderem bei viel Bewegung im Hintergrund (beispielsweise Gestik und Mimik, Wind der die Gardinen oder Zimmerpflanzen bewegt, etc.) oftmals Artefaktbildung und Detailverlust bemerkbar. Die Software kommt irgendwann einfach an die Grenzen der Informationsverarbeitung, so dass es durchaus mal passieren kann, das der ganze Körper oder andere Gegenstände zwischendurch vom virtuellen Hintergrund „verschluckt“ werden.

Dieser Detailverlust lässt sich über den Greenscreeneffekt reduzieren, was sich vor allem bei Videoaufzeichnungen mit virtuellem Hintergrund empfiehlt, die nachhaltig genutzt werden sollen (siehe folgendes H5P-Element mit Schieberegler).

5. Videohelligkeit verbessern

Im vergangenen Jahr habe ich, typisch Hamburg eben :-), oftmals schwankende Lichtverhältnisse bei Videokonferenzen gehabt. Mal schien die Sonne, wenige Minuten später wurde das lichtdurchflutete Büro vom Hamburger Schmuddelwetter heimgesucht. Eine Kollegin wies mich netterweise darauf hin, dass Zoom für solchen Fälle eine automatische Ausleuchtungsanpassung bietet. Dazu gehen wir auf das Pfeil-Symbol neben „Video starten“/ „Video abbrechen“ und wählen „Videoeinstellungen…“.

Die automatische Helligkeitsregelung von Zoom wird über die Videoeinstellungen gesteuert.

Die automatische Helligkeitsregelung von Zoom wird über die Videoeinstellungen gesteuert.

Hier sehen wir die Option „An schwache Beleuchtung anpassen“. Eine manuelle Einstellung ist möglich, „automatisch“ hat für mich aber stets gut funktioniert.

Neben der Option "Automatisch" kann die Helligkeit auch manuell geregelt werden.

Neben der Option „Automatisch“ kann die Helligkeit auch manuell geregelt werden.

6. Audio verbessern

Auch der Ton kann bei Zoom über wenige Mausklicks optimiert werden. Standardmäßig wird dieser komprimiert ausgegeben. Gerade in Zeiten wo keine umfassenden Face-to-Face-Meetings möglich sind, kann eine weniger mechanische und verzerrte Stimme durchaus zum Wohlbefinden aller Videokonferenzteilnehmer:innen beitragen. Für die Ausgabe des „Originaltons“ klicken wir unten links in der Menüleiste von Zoom auf das Pfeil-Symbol neben der Option „Stummschalten“/ „Audio ein“.

Der Weg ins Audio-Menü.

Der Weg ins Audio-Menü.

Im Audio-Menü können wir unter „Musik und professionelles Audio“ einen Haken bei „Originalton aktivieren“ setzen.

Eine Verbesserung der Audioqualität kann über das Audio-Menü eingestellt werden.

Eine Verbesserung der Audioqualität kann über das Audio-Menü eingestellt werden.

In der zentralen Zoom-Videoansicht kann nun fortan oben links zwischen den Optionen „Originalton einschalten“ und „Originalton ausschalten“ durch einen Mausklick gewechselt werden. Hier können wir uns also spontan entscheiden, wann der Mehrbedarf von Bandbreite sinnvoll erscheint (und Originalaudio anschalten) und wann weniger optimierter Ton ausreichend ist.

Bei der Tonqualität kann nun per Klick auf die oben links in Zoom eingeblendete Schaltfläche zwischen zwei Optionen hin- und hergeschaltet werden.

Bei der Tonqualität kann nun per Klick auf die oben links in Zoom eingeblendete Schaltfläche zwischen zwei Optionen hin- und hergeschaltet werden.

7. Tastaturkürzel nutzen (Sprechen auf Knopfdruck!)

Viele Funktionen wie „Stummschalten“/ „Audio ein“ sind in Zoom mit kleineren Mauswegen verbunden. Gerade bei längeren Veranstaltungen können diese mit der Dauer aber doch recht umständlich wirken. Bei kurzen Frage-Antwort-Runden kann aber beispielsweise auch auf Tastendruck geantwortet werden (Leertaste gedrückt halten, Voraussetzung: Audio ist ausgeschaltet). Eine wie ich finde sehr praktische Option. Andere Audio-Optionen, Chatnavigation, die Bildschirmfreigabe und weitere Zoom-Funktionen können ebenfalls individuell über Tastaturkürzel gesteuert werden.

Zum Einstellungsmenü gelangen wir über das kleine Pfeilsymbol neben „Audio ein“/ „Stummschalten“ und anschließendem Klick auf „Audio-Einstellungen…“. Hier wählen wir nun im linken Frame des Menüs „Tastaturkürzel“ aus.

Im Menü „Tastaturkürzel“ können individuelle Einstellungen vorgenommen werden.

8. Bokeh-Effekt (unscharfer Hintergrund)

Mittlerweile nutzen viele Kolleg:innen bei Zoomkonferenzen den Bokeh-Effekt. Alles hinter uns als Sprecher:in wird also in einen Unschärfeeffekt getaucht. Praktisch kann dies sein, um persönliche Informationen unkenntlich zu machen oder das vielleicht nicht ganz so aufgeräumte Büro zu verstecken 😉

Der Bokeh-Effekt ist meiner Meinung nach aber auch durchaus ästhetisch und kann ebenfalls eingesetzt werden, um den Fokus auf die Person im Vordergrund zu lenken. Aktiviert wird der Effekt in Zoom nach Klick auf das Pfeilsymbol neben „Video starten“/ „Video abbrechen“, Auswahl von „Virtuellen Hintergrund wählen…“ und Klick auf „Weichzeichnen“.

Zoom bietet einen Weichzeichnereffekt für Hintergründe.

9. Whiteboardfunktion für Brainstorming

In vielen Veranstaltungen und Konferenzen bietet sich ein kleines Brainstorming an. Statt alles in gemeinsamen Texten – beispielsweise über die HedgeDoc-Installation der TUHH oder anderen Anwendungen – festzuhalten, kann auch das integrierte Zoom-Whiteboard ein hilfreiches Werkzeug für den Austausch sein.

Um das Whiteboard aufzurufen, klicken wir auf „Bildschirm freigeben“, wählen das „Whiteboard“ aus und bestätigen mit „Bildschirm freigeben“. Zoom stellt uns nun einige Annotationsfunktionen wie Formen und Textfelder zur Verfügung. Abgespeichert werden können die gemeinsamen Ideen im PNG-Format oder als PDF.

10. Annotationsmöglichkeiten bei Bildschirmfreigabe

Wenn wir unseren Bildschirm teilen („Bildschirm freigeben“), haben wir über die Bedienfläche „Kommentieren“ die Möglichkeit eine ganze Reihe von Annotationswerkzeugen einzublenden.

So ist es möglich Text auf dem Bildschirm festzuhalten (z. B. Ideen zu einer abgebildeten Grafik), freie Formen zu zeichnen oder aus einer Auswahl an Formen auszuwählen. Die annotierten Informationen können wie das Whiteboard ebenfalls abgespeichert werden. So könnten beispielsweise Texte gemeinsam gelesen und mit Fragen annotiert oder Schätzfragen sowie Meinungsbarometer in Kombination mit abgebildeten Diagrammen in der Gruppe gemeinsam bearbeitet werden.

Annotationsmöglichkeiten in Zoom.

Annotationsmöglichkeiten in Zoom.

Zoom hat noch viele weitere nützliche Features wie Breakout-Räume oder die Einbindung eines zweiten Bildschirms (ich finde es z. B. ab und an nützlich meine Notizen von anderen Geräten wie Tablets oder Smartphone zur Diskussion mit anderen zu teilen). Habt ihr weitere Tipps für Zoom? Teilt diese doch gerne in den Kommentaren mit.

CC BY 4.0
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