Schreibtisch Videokonferenz

Videokonferenzen mit BigBlueButton: Bedienung, Funktionen und Einblicke

Das von der tub. angebotene Bachelorseminar Wissenschaftliches Arbeiten wird auch dieses Semester komplett online über BigBlueButton (BBB) angeboten. Für bis zu 63 Teilnehmende hat sich die Open-Source-Lösung bereits in den vergangenen Semestern bewährt. Als Rückfall-Option für Ausfälle und technische Probleme steht Zoom zur Verfügung. Die Zugangsdaten für die Ausweichmöglichkeit werden Seminarteilnehmer:innen in so einem Fall über das StudIP-Forum der Veranstaltung zur Verfügung gestellt.

Die technische Einführung in einzelne Features von BBB findet Stück für Stück im Laufe des Seminars statt. Generell geht die Nutzung überwiegend selbsterklärend von der Hand. Da es aber mittlerweile so viele unterschiedliche Angebote für digitale Veranstaltungen gibt, kann schon leicht der Überblick über Möglichkeiten und Einschränkungen verloren gehen. Für alle Interessierten werden in diesem Beitrag einige wesentliche Funktionen, Möglichkeiten und Tipps für BBB möglichst einfach nachvollziehbar aufgeführt.

Konferenzraum – die Oberfläche

Beim Betreten eines Konferenzraumes in BBB ist zunächst anzugeben, ob am Meeting mit Mikrofon oder ohne Mikrofon teilgenommen wird. Letztere Wahl ermöglicht immer noch eine aktive Teilnahme, beispielsweise über die Chat- und Notizenfunktion, Umfragen und Statusabfragen. Wird Ersteres gewählt, so muss der Freigabe des Mikrofons zugestimmt werden. Es folgt ein Echotest, um die Funktionalität des Mikrofons zu überprüfen. Im Anschluss befindet man sich im Startraum von BBB, der sich zunächst in zwei Hauptbereiche unterteilt.

In der linken Spalte ist unter anderem die Teilnehmer:innen-Liste zu sehen. Hier ist also erkennbar, wer sich im Konferenzraum befindet. Im großen Fenster auf der rechten Seite befindet sich der „Inhaltsbereich“. Hier werden in der Regel Präsentationen, Bildschirmfreigaben und die Sprecher:innen angezeigt.

Die Oberfläche von BBB besteht aus zwei Hauptfenstern.

Die Oberfläche von BBB besteht aus zwei Hauptfenstern.

In der linken Spalte gibt es neben der Teilnehmer:innenliste noch die Optionen „Chat“ und „Geteilte Notizen“. Mit Klick auf diese Optionen öffnet sich die jeweilige Funktion neben der Teilnehmer:innen-Liste. Die komplette linke Spalte kann auch über einen Klick auf das Personen-Symbol ein- und ausgeklappt werden.

Funktionen wie Chat oder auch die komplette linke Seitenleiste können ein- und ausgeklappt werden.

Funktionen wie Chat oder auch die komplette linke Seitenleiste können ein- und ausgeklappt werden.

Das Inhaltsfenster (rechts) bietet ebenfalls einige individuelle Einstellmöglichkeiten. So kann unten rechts auf das Vollbild-Symbol („Präsentation zum Vollbild machen“) geklickt werden, um Sprecher:innen auszublenden und somit mehr der gerade besprochenen Inhalte zu sehen (z. B. lassen sich so vor allem Tabellen auf Folien so besser erkennen).

Das Inhaltsfenster kann über den Vollbildbutton angepasst werden.

Das Inhaltsfenster kann über den Vollbildbutton angepasst werden.

Am unteren Rand vom Inhaltsfenster haben alle Teilnehmer:innen die Möglichkeit, die Video- und Audiofreigabe sowie die Bildschirmfreigabe zu steuern. Mehr Details dazu gibt es in Kapitel E. Die Bildschirmfreigabe lässt sich alternativ auch über Tastaturkürzel (siehe Kapitel I, Tastaturkürzel) steuern.

Über das Zahnrad-Symbol haben Moderator:innen unter anderem die Möglichkeit Breakout-Räume einzurichten (mehr dazu in Kapitel H). Auch das Zurücksetzen von Statusangaben und die Stummschaltung einzelner Teilnehmer:innen ist hier als Funktion hinterlegt.

Die folgende Abbildung bildet die Funktionen in der Gesamtansicht ab, die im Folgenden besprochen werden:

Funktionsübersicht BBB

Übersicht der wesentlichen BBB-Funktionen, die im Folgenden besprochen werden.

A. Chat

Hier lässt sich mit allen Konferenzteilnehmer:innen, wie man es von anderen Chatoberflächen gewohnt ist, diskutieren. Im Rahmen des Seminars „Wissenschaftliches Arbeiten“ steht es den Studierenden offen, schriftlich oder über Mikrofon am Austausch teilzunehmen. Gibt es neue Aktivitäten im Chat, so werden diese über eine rote Markierung und die Anzahl der (neuen) Nachrichten hervorgehoben. Neben dem öffentlichen Chat können auch private Nachrichten über einen Klick auf die gewünschte Person verschickt werden.

B. Geteilte Notizen

Die geteilten Notizen eignen sich vor allem, um gemeinsame Protokolle zu erstellen. Im Rahmen des Seminars lässt sich hier aber auch gut die Agenda zur Orientierung festhalten. Auch eine Übersicht der im Rahmen der Veranstaltung anfallenden Fragen oder (klickbare) Links zu den jeweiligen Themen können hier schnell abrufbar bereitgehalten werden. Gerade für Notizen ist zu bedenken, dass diese mit Beenden der Sitzung gelöscht werden. Speichern also nicht vergessen! Hierfür kann neben Copy-and-Paste auch die Download-Option (Download-Symbol) genutzt werden. Bei dieser stehen unterschiedliche Dateiformate wie Etherpad, HTML, TXT oder Word zur Verfügung.

Für Notizen gibt es eine Speicheroption.

Für Notizen gibt es eine Speicheroption.

C. Teilnehmer:innen-Liste

Die Teilnehmer:innen-Liste dient in erster Linie der Übersicht, weist aber in der TU-Installation auch Zugang zu zwei weiteren Funktionen auf. So kann über Klick auf den eigenen Namen die Option „Status auswählen“ angeklickt werden. Hier lässt sich zwischen Optionen wie „Hand heben“, „Verwirrt“, „Glücklich“, „Daumen hoch“ oder „Daumen runter“ wählen.

Im Rahmen von Veranstaltungen lassen sich so kleinere Umfragen (Wie ist die Tagesform? Ist die Aufgabenstellung verständlich? Technikcheck) durchführen, die mit dem jeweiligen Icon beantwortet werden können.

Beim Start der Arbeit in unterschiedlichen Räumen (siehe Punkt H, Breakout-Räume) lässt sich über die Teilnehmer:innen-Liste auch sehen, ob der Beitritt in den zugeordneten Raum geglückt ist. Ebenfalls sichtbar ist hier, ob das Mikrofon freigegeben oder stumm geschaltet ist.

Raumstatus bei Breakout-Sessions.

Raumstatus bei Breakout-Sessions.

Für die Moderator:innen des Konferenzraums steht mit Klick auf die Namen der Teilnehmenden noch die Option „Teilnehmer:in stummschalten“/ „Stummschaltung aufheben“ zur Verfügung.

D. Präsentation und Video teilen

Moderator:innen haben die Möglichkeit über das „+“-Symbol („Aktionen“) und Auswahl von „Präsentation hochladen“ eine Präsentation oder auch andere Dokumente hochzuladen. Im Folgefenster wird das Upload-Symbol betätigt und die jeweilige Datei ausgewählt. Das Hochladen muss noch durch einen Klick auf den blauen „Hochladen“-Button bestätigt werden. In der Liste kann nun die jeweils benötigte Datei ausgewählt und über den Button „Bestätigen“ im Inhaltsfenster der Veranstaltung dargestellt werden. In der Liste lassen sich die Dateien zudem für den direkten Download im Originalformat freischalten. Freigegebene Dateien haben am unteren linken Rand des Inhaltsfensters ein Download-Symbol.

Es empfiehlt sich alle benötigten Dateien vor Veranstaltungsbeginn hochzuladen, da die Dokumentkonvertierung je nach Dateigröße und -anzahl einen Augenblick Zeit beanspruchen kann. Beim Hochladen werden Office-Dateien automatisch konvertiert (PDF). Hierbei hatte ich häufiger unschöne Formatierungsfehler in Foliensätzen (Powerpointformat), so dass ich meine Präsentationen vor dem Upload in BBB lokal in ein PDF konvertiere.

Gesteuert werden Folien, wie von anderen Videokonferenzanwendungen gewohnt, über die Pfeiltasten der Tastatur oder die klickbaren Pfeile der Softwareoberfläche. Da die hochgeladenen Dateien unabhängig vom Uploadformat als PDF dargestellt werden, können Animationen in Foliensätzen auf diesem Weg über BBB nicht dargestellt werden. Hier kann alternativ der Bildschirm geteilt und die Präsentation auf dem eigenen Rechner gestartet werden (siehe Kapitel E, Bildschirmfreigabe). Zu beachten ist hierbei der steigende Ressourcenverbrauch im Gegensatz zur datenoptimierten Möglichkeit des Vorab-Uploads.

Videos lassen sich ebenfalls über das „+“-Symbol teilen. Nach Wahl der Option „Externes Video teilen“ muss lediglich die Video-URL eingefügt werden.

E. Mikrofon- und Kamerafreigabe, Bildschirm teilen

Das zentral am unteren Rand des Inhaltsbereiches angeordnete Panel enthält einige wesentliche Funktionen für Videokonferenzen.

Mikrofon und Kamera

So lässt sich über das Mikrofon-Symbol das Mikrofon ein- und ausschalten. Die eigene Kamera lässt sich über das Kamera-Symbol aktivieren und deaktivieren.

Mikrofon- und Kamerafreigabe sowie das Teilen des Bildschirms erfolgen über ein zentrales Menü.

Mikrofon- und Kamerafreigabe sowie das Teilen des Bildschirms erfolgen über ein zentrales Menü.

Bildschirm teilen

Moderator:innen haben die Möglichkeit, den eigenen Bildschirm mit allen Teilnehmer:innen zu teilen. Dazu muss am unteren Rand des Inhaltsfensters auf das Monitor-Symbol („Bildschirm freigeben“) geklickt werden. Sollte diese Option nicht vorhanden sein, so muss am linken Rand vom Inhaltsfenster auf das Plus-Symbol geklickt werden, um zunächst den Präsentator:innen-Status zu aktivieren.

Dies kann der Fall sein, wenn es mehr als mindestens zwei Teilnehmer:innen gibt, denen Moderationsrechte zustehen (z. B. wenn eine Veranstaltung von mindestens zwei Verantwortlichen betreut wird).

Steht die Option „Bildschirm teilen“ nicht zur Verfügung, so muss zunächst der Präsentator:innen-Status aktiviert werden.

Steht die Option „Bildschirm teilen“ nicht zur Verfügung, so muss zunächst der Präsentator:innen-Status aktiviert werden.

Als Moderator:in gibt es auch die Möglichkeit, weiteren Teilnehmenden dieses Recht freizuschalten (Klick auf die freizuschaltende Person und Auswahl von „Zum Moderator befördern“).

Bildschirm von iOS-Geräten teilen

Es gibt die Möglichkeit Bildschirminhalte von Tablets und Smartphones (sowohl Android- als auch iOS-Geräte) im Rahmen einer BBB-Veranstaltung zu teilen. Veranschaulicht werden soll dies für die Kombination iPad/ iPhone zu Mac. Mit Zusatzanwendungen ist dies auch mit einem Windows-Rechner realisierbar.

Folgende Schritte sind notwendig:

  • iPad/iPhone per Kabel mit einem Mac-Rechner verbinden.
  • Quicktime-Player öffnen und unter „Ablage“ die Option „Neue Filmaufnahme“ wählen.
  • Der Quicktime-Player öffnet in der Regel ein Fenster mit dem Kamerabild der integrierten Rechnerkamera.
  • Am unteren Rand in der Mitte des Fensters ist ein Menü zu sehen (u. a. der rote Aufnahmeknopf), bei dem ganz rechts ein Pfeil-Symbol angeklickt werden kann.
  • Hier steht nun das verwendete iPad/iPhone als Alternativkamera zur Verfügung.
  • Das Fenster kann nun über die Funktion „Bildschirm teilen“ in einer BBB-Sitzung geteilt werden.

Denkbar ist im Rahmen unseres Seminars so z. B., dass eine praxisnahe Vorstellung von Apps, die das Schreiben wissenschaftlicher Arbeiten unterstützen können, abseits einer Folienpräsentation erfolgen kann. Konkret kann also beispielsweise nicht nur über die iOS-App der Literaturanwendung Zotero im Rahmen eines Foliensatzes gesprochen werden, sondern ein gemeinsamer Blick auf Funktionen im Plenum erfolgen. Studierende haben so zunächst ohne eigene Installation die Möglichkeit Potentiale für die eigenen Arbeitsgewohnheiten abzuschätzen.

Am besten funktioniert das Teilen von Tablet/Smartphone-Bildschirmen (gefühlt) dann, wenn vor Beginn der Videokonferenz die oben aufgeführte Einrichtung der zweiten Kamera durchgeführt wird.

F. Umfragen

Moderator:innen haben die Möglichkeit eine Umfrage zu starten. Dazu kann nach Klick auf das „+“-Symbol die Option „Umfrage starten“ betätigt und aus einer Option von Antwortmöglichkeiten gewählt werden. Die Umfragemöglichkeiten sind recht eingeschränkt, das Erstellen einer individuellen Fragestellung ist z. B. nicht möglich.

Die Frage selbst kann mündlich gestellt werden. Ich nutze in unserem Seminar zur Visualisierung bevorzugt Folien mit der jeweiligen Fragestellung und den dazugehörigen Antwortmöglichkeiten. Ist die Folie aufgerufen, wird die Umfrage mit den passenden Antwortoptionen gestartet. Die Moderator:innen bekommen angezeigt wie viele Veranstaltungsteilnehmer:innen abgestimmt haben. Sobald ich als Moderator die Umfrageergebnisse für alle sichtbar schalten möchte, wird der Button „Umfrageergebnisse veröffentlichen“ angeklickt.

G. Whiteboard

Das Whiteboard kann ebenfalls zum aktiven Austausch genutzt werden. Im Seminar finde ich diese Möglichkeit unter anderem für folgende Einsatzzwecke ansprechend:

  • Rückmeldemöglichkeit/Stimmungsbarometer (Wie empfanden Sie die heutige Veranstaltung?),
  • Selbsteinschätzung (Offene Fragen zum Thema),
  • Informationssammlung (u. a. Meinungen oder Ideen).

Dokumente können mit den Annotationsmöglichkeiten der Whiteboardfunktion von BBB ebenfalls gemeinsam bearbeitet werden. Um diese für alle Konferenzteilnehmer:innen freizugeben muss über das Menü am rechten Bildschirmrand des Inhaltsfensters der „Mehrbenutzermodus“ mit Klick auf das – wie ein Diagramm anmutende – Symbol erfolgen. Form- und Text-Werkzeuge lassen sich nun über das Hand-Symbol („Werkzeuge“) aktivieren und nutzen.

Das Whiteboard kann bspw. als Stimmungsbarometer genutzt werden.

Das Whiteboard kann z. B. als Stimmungsbarometer genutzt werden.

Schön wäre sowohl für die Umfrage- als auch Whiteboardfunktion in BBB eine Speichermöglichkeit wie bei Chats und Notizen. Ohne diese lassen sich Umfragen und gemeinsame Whiteboards aktuell nur per Screenshot sichern.

H. Breakout-Räume/ Gruppenarbeit

Aktuell können mit der TU-Installation bis zu zehn Breakout-Räume eingerichtet werden. Auch Videokonferenzen mit BBB müssen also nicht als Frontalveranstaltung durchgeführt werden. Die Gruppenarbeitsräume lassen sich über einen Klick auf das Zahnrad neben der Teilnehmer:innen-Liste einrichten. Hier gibt es die Option „Breakout-Räume erstellen“. Zur Verfügung stehende Optionen bei der Einrichtung sind unter anderem die Anzahl der Räume, die Laufzeit der Breakout-Sessions und die automatische oder manuelle Zuordnung der Teilnehmer:innen.

 

Für die Einrichtung von Gruppenräumen gibt es in BBB einige Optionen.

Für die Einrichtung von Gruppenräumen gibt es in BBB einige Optionen.

Die im Hauptraum aufgerufene Folie ist auch in den jeweiligen Breakout-Räumen zu sehen. Aufgabenstellungen können so also zentral für alle sichtbar festgehalten werden. Unpraktisch wird es allerdings, wenn im Rahmen der Aufgaben bereitgestellte Internetlinks für die Bearbeitung besucht werden sollen. Das Abschreiben dieser kann erspart werden, wenn vorher im Hauptraum z. B. ein Sammeletherpad „verteilt“ wird, das Links zu den einzelnen Gruppenpads enthält (hier kann die Aufgabenstellung samt der benötigten Links bereitgestellt werden).

Auch eine nachträgliche Zuordnung in Breakout-Räume ist möglich. Dies kann beispielsweise nötig sein, wenn der Beitritt durch technische Probleme nicht erfolgen konnte oder auch Nachzügler:innen zu einer Veranstaltung dazustoßen. Hierfür müssen Moderator:innen die folgenden Schritte ausführen:

  • Klick auf das Zahnradsymbol neben der Teilnehmer:innen-Liste und Auswahl der Option „Gruppenraumeinladung“.
  • Im nun geöffneten Dialogfenster wird eine Person ausgewählt und dem gewünschten Raum zugeordnet (die aktiven Raumteilnehmer:innen werden hier nicht angezeigt).
  • Mit einem Klick auf den blauen „Einladen“-Button oben rechts sollte nun eine erneute Einladung für den Beitritt in eine Breakout-Session bei der ausgewählten Person eintreffen.
  • In der Teilnehmer:innen-Liste lässt sich sehen, wer in welchem Raum aktiv ist.

Falls in den Breakout-Räumen mit der Notizfunktion von BBB gearbeitet wird, so sollte auch hier unbedingt an das Kopieren der Ergebnisse gedacht werden, da mit Beendigung der Breakout-Session alle Daten in den Räumen gelöscht werden.

I. Tastaturkürzel

Im Beitrag zu Zoom gab es den Tipp, die vielen Möglichkeiten für selbst festlegbare Tastaturkürzel zu nutzen. Auch BBB verfügt über – allerdings nicht individuell verstellbare – Tastenkombinationen. Eine Übersicht lässt sich über das „…“-Symbol am oberen rechten Bildschirmrand und Klick auf „Tastaturkürzel“ abrufen.

Möglich ist unter anderem das Aufrufen und Ausblenden von Chats oder Teilnehmer:innen-Listen sowie Start und Stopp des eigenen Audios.

Weitere Tipps

Durch eigene Erfahrungen und Hinweise von Kolleg:innen sollten zudem noch einige Punkte bei der Nutzung von BBB berücksichtigt werden.

Welcher Browser?

Vor allem die Nutzung von Chromium (Open-Source-Variante von Chrome) oder, falls vorhanden, Google Chrome sind zu empfehlen. Persönlich liefen sowohl Firefox (Version 87.0) und Safari (Version 14.0.3) bislang überwiegend zuverlässig. Ton- und Bildprobleme wurden hier allerdings ab und an festgestellt (z. B. war die Aktivierung des Mikrofons oder der Bildschirmteilung nicht möglich). Auch eine Rückkehr aus Breakout-Räumen in den Hauptraum kann in Einzelfällen unabhängig vom Browser fehlschlagen. In so einem Fall hilft nur ein komplett neuer Beitritt in die BBB-Veranstaltung. 

Bildschirmteilung nicht möglich (macOS)?

Ein nach wie vor aktuelles Problem betrifft vor allem Mac-User:innen (geprüft unter macOS Big Sur 11.2.3) bei der Bildschirmteilung. Diese funktioniert mit Safari meist nicht. Wenn Chrome oder Firefox genutzt werden, so kann es auch hier zu Fehlermeldungen kommen. Die Bildschirmfreigabe für den jeweiligen Browser muss in den Einstellungen des Betriebssystems (aktuell: „Systemeinstellungen“ > „Sicherheit“ > „Bildschirmfreigabe“) erlaubt werden.

Was kann bei Übertragungsproblemen getan werden?

Bei Überlastungen (vor allem zu Beginn des ersten digitalen Corona-Semesters im März und April 2020 war dies bemerkbar) empfiehlt sich das Ausschalten der Videos, die gerade nicht zwingend für die Veranstaltung erforderlich sind (wenn gerade ein Folieninput erfolgt, könnten also die Videos der Zuhörer:innen zunächst deaktiviert werden). Dieses Problem ist bei mir im Praxisbetrieb allerdings schon länger – auch mit aktivierten Videos – nicht mehr aufgetreten, so dass ich mich immer freue, wenn die oft erwähnte stumme, dunkle Wand zumindest technisch nicht erforderlich ist. Interessant in diesem Zusammenhang ist übrigens auch die Idee einer „künstlichen“ Zuhörerschaft von Matthias Magdowski, die er in diesem Beitrag zum 01. April skizziert.

Gibt es noch weitere nützliche Tipps oder Fragen zur Nutzung von BBB? Kommentare sind wie immer gerne gesehen 🙂

 

CC BY 4.0
Weiternutzung als OER ausdrücklich erlaubt: Dieses Werk und dessen Inhalte sind – sofern nicht anders angegeben – lizenziert unter CC BY 4.0. Nennung gemäß TULLU-Regel bitte wie folgt: Videokonferenzen mit BigBlueButton: Bedienung, Funktionen und Einblicke“ von Florian Hagen, Lizenz: CC BY 4.0. Der Beitrag steht auch als Markdown-, DOCX- und PDF-Datei zur Verfügung.

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