Die Zukunft von Citavi-Lizenzen an Hochschulen – Eine Unsicherheit, die auch die TUHH betrifft

Executive Summary

Die Zukunft der Citavi-Campus-Lizenz an der Technischen Universität Hamburg (TUHH) nach März 2025 ist ungewiss. Citavi, ein Literaturverwaltungsprogramm, das schon viele Jahre an der TUHH genutzt wird, hat eine dynamische Entwicklung durchlaufen: Neben der Begeisterung über viele Funktionen bis hin zu aktuellen Unsicherheiten aufgrund von Unternehmensübernahmen und Datenschutzbedenken.

• Rückblick: Seit 2008 wird Citavi an der TUHH genutzt. Neben Programmfunktionen überzeugte der zuverlässige Support, sodass eine Campuslizenz erworben wurde. Zusätzlich zum offiziellen Citavi-Support unterstützte die Universitätsbibliothek bei Fragen zu Citavi.
• Gegenwart: Die Übernahme von Citavi durch Firmen wie Lumivero lösten u. a. datenschutzrechtliche Bedenken aus. Die Qualität des bis dahin zuverlässigen offiziellen Supports nahm ab.
• Ausblick: An der TUHH kann keine Garantie für eine Lizenzverlängerung nach März 2025 gegeben werden. Empfehlungen und Unterstützung für die Wahl und Nutzung von Alternativen werden von Team Literaturverwaltung der TUB angeboten bzw. erarbeitet.

Der nachfolgende Beitrag bietet detailliertere Einblicke in die historische Entwicklung, gegenwärtige Kritik sowie Empfehlungen und Alternativen zu Citavi und Literaturverwaltung an der TUHH.

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Seit vielen Jahren wird das Literaturverwaltungsprogramm Citavi an der Technischen Universität Hamburg (TUHH) von vielen TU-Angehörigen für die Arbeit mit Literatur genutzt. Wie es mit der Lizenzierung nach März 2025 weitergeht, kann derzeit noch nicht abschließend gesagt werden. In diesem Beitrag werden u. a. ein (kritischer) Blick auf die Entwicklung von Citavi sowie aktuelle Handlungsempfehlungen für die Nutzung von Literaturverwaltungsprogrammen geteilt:

• 1. Ein Blick zurück – Citavi und andere Programme an der TUHH
• 2. Ein Blick in die Gegenwart: Die Übernahme von Citavi, Diskussionen in der Community und Auslöser
• 3. Ein Blick in die Zukunft: Handlungsbedarf an der TUHH

1. Ein Blick zurück – Citavi und andere Programme an der TUHH

Forschende der TUHH entdeckten Citavi 2008 für sich und waren so begeistert, dass das Rechenzentrum letztlich eine Campuslizenz finanzierte. Die benötigte Unterstützung organsierte die Universitätsbibliothek. Ab 2011 gab es auch eine Citavi-Team-Version. So konnten Einzel- oder Teamprojekte in beliebiger Größe erstellt und bearbeitet werden. Das bis dato ebenfalls häufig genutzte Literaturverwaltungsprogramm EndNote verlor somit für Forschende der TUHH schnell an Bedeutung. Zu Beginn des Jahres 2017 stellte das Rechenzentrum den Kauf von EndNote-Lizenzen endgültig ein. Dazu beigetragen hat neben Citavi zwischenzeitlich sicherlich auch das Literaturverwaltungsangebot Mendeley, das als ansprechendes freies und webbasiertes Werkzeug für Literaturverwaltung ins Spiel kam. Nachdem Mendeley im Jahr 2013 an das damals vor allem als Wissenschaftsverlag agierende Unternehmen Elsevier verkauft wurde und neue Geschäftsmodelle rund um Literaturverwaltung angestoßen wurden, fielen viele Vorzüge von Mendeley der Schere zum Opfer. Citavi hingegen entwickelte sich ständig weiter und ergänzte unter anderem ein umfassendes Wissensmanagement. Während viele Forschende Citavi sehr gern nutzten und nutzen, musste sich die Bibliothek aber auch immer wieder Kritik stellen. Warum wird ein kommerzielles Windows-only-Programm unterstützt? Die Antwort lautete guten Gewissens über viele Jahre: Weil es so gut ist und der Support zum jeweiligen Zeitpunkt vorbildlich war. Fragen konnte der Support meist schnell und unkompliziert lösen.

2. Ein Blick in die Gegenwart: Die Übernahme von Citavi, Diskussionen in der Community und Auslöser

Ein Sprung ins Jahr 2023: Der Markt für Literaturverwaltungsprogramme ist in einer ähnlich dynamischen Phase wie die wissenschaftliche Verlagslandschaft. Eine kontinuierliche kritische Beobachtung ist zwingend erforderlich.

2.1 Die Übernahme von Citavi

Citavi, das einst von der Schweizer Entwicklungsfirma Swiss Academic entwickelt und von dieser mit hervorragendem Support unterstützt wurde, gerät zunehmend in die Kritik. Nach einem ersten Verkauf an das Unternehmen QSR International im Jahr 2021 wird Citavi seit 2022 über Lumivero angeboten. Lumivero ist eine Datenanalyse-Softwareplattform, die aus dem Zusammenschluss der Firmen QSR International, Palisade und Addinsoft entstand. Dies entspricht dem Trend, dass Dienstleister und Verlage versuchen, Forschende (und die damit verbundenen Daten) mit einem umfassenden Portfolio an Werkzeugen wie nun auch Literaturverwaltungsprogramme an sich zu binden. Zudem sollen u. a. auch Forschungsverhalten und -trends ausgelotet werden, um in “maßgeschneiderten” Angeboten Verwendung zu finden. Auch bzgl. der zukünftigen Preisgestaltung besteht keine Klarheit. Vielerorts ist daher die Befürchtung, dass Citavi in naher Zukunft vielleicht nicht mehr weiter lizenziert werden kann.

2.2 Austausch in der Community, Beendigung von Lizenzen an anderen Hochschulen und Details zu Gründen hierfür

Neben zunehmenden Diskussionen in Foren, sozialen Netzwerken und Mailinglisten verdeutlichte zuletzt ein (virtueller) Erfahrungsaustausch zum Umstieg von Citavi auf Zotero, an dem etwa 240 Personen inklusive Kolleg*innen der TUB teilnahmen, die Dringlichkeit des Themas.

Citavi gilt nicht nur an der TUHH, sondern allgemein im deutschsprachigen Raum seit jeher als beliebte Software für Literaturverwaltung. Neben dem Funktionsumfang ist dies auch auf die vielerorts vorhandenen Campuslizenzen zurückzuführen. Hochschulangehörige in Deutschland zahlen in der Regel nicht für die Nutzung, da die jeweiligen Hochschulen oder Hochschulbibliotheken die Kosten tragen.

Entwicklung seit der Übernahme: Rückgang des Supports
Die oben bereits angesprochenen Übernahmen von Citavi stellen Hochschulen, Bibliotheken und andere Informationseinrichtungen vor verschiedene Herausforderungen. Der einst vorbildliche Citavi-Support (u. a. direkte Ansprechpartner und schnelle Antwortzeiten) weist eine zunehmend negative Entwicklung auf. So lässt sich aus dem Tagesgeschäft des Teams Literaturverwaltung der TUB berichten, dass sich weit häufiger als bisher gewohnt Anfragen zu kleinerem und größerem Supportbedarf im Aufgabenpool einfinden. Dazu zählen u. a.:

• nicht funktionierende Logins,
• fehlende Lizenzverknüpfungen,
• fehlerhafte Datenanlieferungen.

Andere teilnehmende Einrichtungen der oben erwähnten Veranstaltung berichten von ähnlichen Erfahrungen.

Datenschutzbedenken

Neben der Supportproblematik spielen auch Datenschutzbedenken eine entscheidende Rolle bei einem kritischen Blick auf die Entwicklung von Citavi. Die Firma Lumivero ist ein US-amerikanisches Unternehmen und die USA kein sicherer Drittstaat im Sinne des EU-Datenschutzrechtes. In Baden-Württemberg führten diese Entwicklungen bereits dazu, dass die Citavi-Landeslizenz zum 31.03.2024 ausläuft. Citavi war dort bislang über eine Konsortiallizenz an allen Hochschulen Baden-Württembergs verfügbar. Andernorts stehen ebenfalls ähnliche Entscheidungen zeitnah bevor. Dies bedeutet auch, das vermehrt mit verhältnismäßig wenig Vorlaufzeit (mitunter wenige Monate bis 1 Jahr) Serviceangebote und Kommunikation für einen Umstieg auf alternative Literaturverwaltungsprogramme angeboten werden müssen.

3. Ein Blick in die Zukunft: Handlungsbedarf an der TUHH

Auch wenn die Citavi-Campus-Lizenz an der TUHH noch bis März 2025 läuft: Die Universitätsbibliothek kann aktuell keine Garantie für eine Verlängerung über diesen Zeitpunkt hinaus geben. Mit diesem Blogbeitrag und über andere Kommunikationskanäle soll daher möglichst frühzeitig darauf hingewiesen werden, dass Citavi an der TUHH eventuell nicht weiter lizenziert wird.

3.1 Empfehlung und Zotero als Alternative

Da Citavi als Programm nur auf Windows-Rechnern läuft, wird an der TUHH bereits seit vielen Jahren Beratung zur Open-Source-Alternative Zotero angeboten. Dazu zählen u. a. Workshops, Seminare und auch individuelle Beratungstermine. Im kommenden Jahr wird die TUB zusätzlich zu bisherigen Tutorials auch Anleitungen für einen (potenziellen) Umstieg erstellen.

Für langfristige Projekte an der TUHH ist es zunächst wichtig, Forschungs- bzw. Projektplanung (Zeitfenster beachten) sowie die individuell benötigten Funktionen zu betrachten (siehe auch Umfrage zu genutzten Funktionen von Literaturverwaltungsprogrammen an der TUHH). Unter Betrachtung der Entwicklungssprünge von Zotero (zunehmende Vergleichbarkeit des Funktionsumfangs) gilt es dann abzuwägen, welches Literaturverwaltungsangebot für die eigene Forschung die vielversprechendste bzw. nachhaltigste Perspektive bietet.

3.2 Unterstützung durch das Team Literaturverwaltung der TUB

Für Forschende und andere Angehörige der TUHH, die vor der Entscheidung eines Umstiegs oder der grundsätzlichen Auswahl eines Literaturverwaltungsprogramms stehen, bietet das Team Literaturverwaltung der TUB wie gewohnt umfassende Unterstützung an.

Fragen?

Wir beraten Sie gerne zu Literaturverwaltung.

E-Mail: literaturverwaltung@tuhh.de

Nutzen Sie auch unsere offene Onlinesprechstunde über Zoom (Kenncode: 503035; Meeting-ID: 832 9724 8626) bei Fragen rund um Literaturverwaltung (jeweils freitags in der Zeit von 09:00 Uhr bis 09:30 Uhr).

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