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Schon wieder so spät? Und noch so viel zu tun. Gerade in Studium und Beruf kommen diese Situationen immer mal wieder vor. Ein kurzes Telefonat oder ein kleiner Abstecher in die sozialen Medien und schon fehlt die Zeit an anderer Stelle. Die Zeitfresser haben wieder zugeschlagen. Mit einigen Kniffen lässt sich der eigene Energiehaushalt und das individuelle Zeitkonto aber zumindest ein wenig besser schützen. Im Bachelorseminar „Wissenschaftliches Arbeiten“ sprechen wir darüber jedes Semester im Themenblock „Umgang mit Zeit“. Denn am Selbstmanagement lässt sich eigentlich immer ein wenig „schrauben“. Neben einem Austausch zu „gutem“ (wir wissen und berücksichtigen z. B. wann, wo und wie wir uns besser konzentrieren können) und „schlechten“ Umgang mit Zeit (wenig Struktur und unklare Ziele verstärken Zeitdruck, Unwohlsein und Flüchtigkeitsfehler) das Wichtigste: Selbstreflexion. Hierzu haben wir dieses Semester im Plenum zunächst über unsere individuellen Gewohnheiten gesprochen und festgestellt, dass Einstellungen wie „Irgendwie packe ich das schon“, überambitionierte Zeitpläne und auch Perfektionismus (es fällt u. a. beim Schreiben schwer ein Ende zu finden, stattdessen wird ein Textblock wieder und wieder überarbeitet) oft eine Herausforderung sind.

Mit Hilfe eines kleinen Fragebogens haben wir uns weiter zu kleinen und großen Zeitfressern ausgetauscht und überlegt, wo man zumindest in Druckphasen (z. B. Abgabefristen für Haus-, Projekt- und Abschlussarbeiten) effizienter als bisher agieren könnte. Leitfragen sind dabei beispielsweise:

• Welche Zeitfresser sind für mich persönlich am schlimmsten?
• Warum sind mir diese so wichtig?
• Was kann ich machen, um eine Veränderung zu erreichen und welche konkreten Ziele könnten mich dabei unterstützen?

Einige dieser Zeitdiebe und dazugehörige mögliche Lösungen und Strategien aus unserer Seminarrunde möchte ich mit diesem Beitrag offen teilen und um weitere Gedanken ergänzen.

1. Der (häufige) Griff zum Smartphone

Wenig überraschend gehört das Smartphone zu den zeitraubendsten Nebenbeschäftigungen im Studium. Private Nachrichten trudeln im Sekundentakt ein und auch die Arbeit lässt das Telefon an so manchem Tag kaum ruhen.

Mögliche Lösung:
Eine mögliche Lösung kann das Trainieren eines „besseren“ Umgangs mit dem Smartphone sein. Der erste Handgriff am frühen Morgen sollte zum Beispiel nicht zum Telefon gehen. Und nicht jede Gelegenheit – z. B. der Nachrichtenalarm oder das regelmäßige Überprüfen der Aktivitäten von Freunden und Bekannten – sollte unmittelbar wieder zum Griff Richtung Smartphone führen. Neu war für mich in diesem Zusammenhang der Begriff FOMO („fear of missing out“). Selbstkritisch wurde hier von Einigen die Gewohnheit erwähnt, dass selbst im Beisein von Freunden und Bekannten der Fokus auf der Beschäftigung mit dem Smartphone liegt. Im Rahmen von Schreibprozessen können die ständigen kurzen Unterbrechungen oft auch dafür sorgen, dass kein richtiger Flow, also das zufriedene Aufgehen in einer Aufgabe, entsteht.

Eine Lösung kann auch die bewusste Einschränkung der Smartphone-Nutzung sein. Wenn das Smartphone ausgeschaltet oder stummgeschaltet in der Tasche bleibt, wird der sonst schon gewohnte direkte Griff zumindest erschwert. „Trainiert“ werden kann der Verzicht auch, indem das Telefon zunächst beim Spaziergang (um z. B. in Ruhe Gedanken und Ideen zu sortieren) oder Sport (um den Kopf freizubekommen) einfach mal zu Hause bleibt. Es wurde auch angemerkt, dass einige Smartphones über Wochenberichte zur Bildschirmzeit dazu beitragen, dass diese bewusster wahrgenommen wird. Auf diesen Werten basierend könne zumindest besser darauf geachtet werden, dass die Bildschirmzeit im Vergleich zur Vorwoche nicht noch weiter steigt. Erwähnt wurde auch, dass die meistgenutzten Apps vorübergehend gelöscht werden könnten.

2. Soziale Medien, Internet und E-Mails

Eng verbunden mit der häufigen Smartphone-Nutzung ist das längere Verweilen in sozialen Medien, das immer wieder schnelle Überprüfen verschiedener Mailaccounts sowie das ziellose Browsen im Internet über mobile Hardware. Aus dem kurzen Blick in die verschiedenen Kommunikationskanäle entsteht auch hier das Problem häufiger Unterbrechungen des eigentlichen Schreib- und Arbeitsflusses. Dies führt oft zu mangelnder Konzentration (siehe auch Punkt 4).

Mögliche Lösung:
Eine Lösung für Abschlussarbeiten kann hier die Einrichtung fester Zeitfenster für das freie Browsen im Netz, soziale Medien und das Abrufen von E-Mails sein. Gerade bei Mails wurde angemerkt, dass es oftmals nicht nur beim Lesen bleibt und zusätzliche Zeit in die Beantwortung oder Koordination weiterer Aufgaben fließt. Mit abgesteckten Zeiträumen lässt sich dieses Problem zumindest einschränken. Für soziale Medien können feste Zeiten eine positive Auswirkung auf die Grundstimmung haben, da man in den selbst vorgegebenen Zeiten „kein schlechtes Gewissen“ haben muss, sich nun mal eine kleine Ablenkung oder Aufheiterung zu gönnen.

Wenn beim Thema E-Mails vor allem die Anzahl der zu prüfenden Mails ein Problem darstellt, kann eine Priorisierung über Selbstmanagement-Methoden wie dem Eisenhower-Prinzip (Aufgaben werden nach Wichtigkeit und Dringlichkeit kategorisiert) helfen. Bei Nutzung verschiedener Mailaccounts kann der Fokus nach Relevanz erfolgen. Arbeitsmails könnten z. B. Vorrang vor persönlichen Nachrichten haben. Für Letztere ist nach Erledigung bestimmter Meilensteine und Aufgabenpakete Zeit. Eine andere Möglichkeit ist, dass CC-Mails („Carbon Copy“) eine geringere Relevanz gegenüber Direktadressierungen zugewiesen wird.

3. Ohne Plan drauf losarbeiten

Ohne Struktur und zumindest Rahmenpläne geht die Übersicht über unbedingt zu erledigende Arbeitsschritte schnell verloren. Selbst wenn viel und lange gearbeitet wurde ist es oftmals so, dass wichtige Dinge vernachlässigt oder verschiedene Arbeitsschritte unnötig mehrfach wieder und wieder durchgeführt werden.

Mögliche Lösung:
Einfache Strategien, um die Arbeit generell besser zu organisieren, können To-do-Listen und Formulierungen von Aufgaben über Methoden des Selbstmanagements, wie z. B. dem ALPEN-Ansatz, sein:

• Aufgaben notieren,
• Länge einschätzen,
• Puffer einplanen,
• Entscheidungen treffen,
• Nachkontrolle durchführen.

Auch ein einfacher Kalender (egal ob digital oder analog), Tages- sowie Wochenpläne können die Konzentration stützen und dabei helfen die eigene Zeit besser im Griff zu haben. Im Zusammenhang mit dem wissenschaftlichen Arbeiten und der Recherche bietet sich konkret die Nutzung eines Rechercheprotokolls an, um Recherchen zukünftig nicht wieder und wieder in den gleichen Datenbanken durchzuführen.

4. Mangelnde Konzentration und Multitasking

Wir alle haben unsere ganz speziellen Arbeitsgewohnheiten. Während einige von uns gut zwischen Aufgaben hin- und herspringen können, fällt anderen das schnelle, kurzfristige gedankliche Umspringen eher schwer oder ist zumindest tagesformabhängig. Ein Problem ist dann auch, dass nicht nur die neuen Aufgaben wenig motivierend sind (auch das Hineindenken kostet Energie), sondern die bisher begonnenen Arbeitsschritte hinsichtlich Qualität (kein Fokus mehr auf die zuvor noch geringere Anzahl an Aufgaben und Arbeitsschritten) mit zunehmender Aufgabenlast beziehungsweise -menge leiden.

Mögliche Lösung:
Aufgabenpakete können nacheinander zumindest weitestgehend erledigt und in kleinere, realistisch machbare Teile untergliedert werden. So vermeiden wir das Gefühl von Überforderung und haben schneller Erfolgsgefühle (einen Haken unter erfüllte Teilaufgaben zu setzen wirkt zumindest bei mir ganz gut), die uns auch bei der Erreichung des Flow-Zustands (siehe Punkt 1) helfen.

Helfen kann auch hier das bereits unter Punkt 3 erwähnte Eisenhower-Prinzip (Prioritäten setzen). Ein Promodoro-Timer (Methode, um zur Verfügung stehende Zeit in feste Arbeits- und Pausenzeiten zu teilen) wie in der Open-Source-Schreibanwendung Zettlr kann auch abseits von Schreibprozessen dazu beitragen, dass der Fokus ausreichend für die jeweiligen Arbeitsschritte genutzt wird, bevor wir Zeit in neue Aufgaben investieren. Was laut einigen Studierenden ebenfalls nicht zu unterschätzen ist: die Lern- und Arbeitsorte wirken sich auf die Konzentration aus (Licht, Farben, wenig Lärm und Möglichkeit zur Bewegung zwischendurch). Mir hat Bibliotheks-Hopping oft geholfen, was ich auch im Beitrag 7 individuelle Tipps gegen Schreibblockaden festgehalten habe.

Selbst der Blick für die Uhrzeit kann eine Rolle spielen. Frühmorgens können viele Studierende Menschen besonders konzentriert arbeiten. Andere bevorzugen den späten Nachmittag. Wenn wir uns selbst nicht ganz sicher sind, wann eigentlich unsere produktivsten Phasen sind, so kann eine kleine Selbstdokumentation (beispielsweise beiläufig über ein Semester geführt) helfen:

• Wann habe ich viel Text geschrieben?
• Wann habe ich meine besseren Texte geschrieben?
• Wann ist eher die Zeit für Aufgaben, die mir leichter von der Hand gehen (z. B. einfache Informationssuche mit bereits festgelegten Suchbegriffen)?

5. Die Jagd nach Perfektion

Eine nahezu perfekt erfüllte Aufgabe ist eine tolle Sache. Sie kann aber auch viel Zeit und Energie kosten, wenn man sich beispielsweise direkt zu sehr auf saubere Formulierungen ohne jegliche Fehler fokussiert. Oftmals wurde diese Perfektion vor allem bei Schreibprozessen und der Ausgestaltung von Präsentationen/ Folien angemerkt.

Mögliche Lösung:
Gerade für den ersten Punkt empfiehlt sich auch ein Blick auf die eigenen Schreibgewohnheiten und -erfahrungen. Dazu geeignet ist auch der Beitrag Wie schreibe ich?, in dem einige potentielle Lösungsansätze angeboten werden. Generell lässt sich auch sagen: wird Perfektionismus als Herausforderung gesehen, so empfiehlt es sich vielleicht Aufgaben zunächst einmal grob und „befriedigend“ zu erledigen (Stichwörter, Rohtexte, grobe Skizzen) und erst in späteren Arbeitsschritten Zeit in die Optimierung der Details zu investieren.

6. Streaming (TV, Serien, Youtube, Netflix, etc.)

Wenig überraschend: Unser Medienkonsum hat sich über viele Jahre (und vermutlich auch im Jahr 2020) erhöht. Mittlerweile kann man auf eine Vielzahl an Streamingmöglichkeiten im Film-, Musik- und Podcastbereich zurückgreifen. Und je mehr spannende Inhalte es über viele Kanäle gibt, desto schwerer ist es auch fokussiert weiterzuarbeiten. Gerade wenn bei eigenen Projekten eine Phase erreicht ist, wo Fortschritte klein ausfallen oder kaum sichtbar sind. Das Problem dabei: im Hinterkopf schwingt das ungute Gefühl mit, dass jetzt eigentlich nicht die Zeit ist, um sich zurückzulehnen. Richtig erholsam ist das eher unentspannte Streamen also auch nicht.

Mögliche Lösung:
Als eine mögliche Lösung wurden technische Hilfsinstrumente erwähnt. Open-Source-Lösungen wie Selfcontrol ermöglichen es, den Zugang zu Webseiten für einen selbst festgelegten Zeitraum zu sperren, um gar nicht erst in Versuchung zu geraten. Eine für mich persönlich viel angenehmere Strategie ist sich selbst eine Belohnung in Aussicht zu stellen. Wenn ich bestimmte Punkte meiner To-do-Liste oder Tagesplanung erreiche (Anzahl geschriebener Seiten, Anzahl ausgewerteter Fachtexte, fokussierte Arbeit für einen bestimmten Zeitraum an einer Aufgabe, etc.), so erlaube ich mir ganz bewusst mit gutem Gewissen das Ausklingen des Arbeitstages mit meiner Lieblingsserie (oder aktuell Live-Sport). Hier braucht es sicher eine gewisse Selbstdisziplin (und bei Nichterreichen des Tagesziels sollte man durchaus abwägen, woran es lag und ob man die Belohnung dann lieber auf den nächsten Tag verschiebt). Gerade während meinen Abschlussarbeiten hat dieses Vorgehen meistens dazu geführt, dass ich nach langen Arbeitstagen guten Gewissens komplett abschalten konnte und regelmäßige Fortschritte für meine Abschlussarbeit sicherstellte.

Eher selten aber vielleicht auch hilfreich: wenn die Medienform selbst den großen Reiz darstellt, besteht vielleicht auch die Möglichkeit sich beispielsweise einen Podcast rauszusuchen, der unterhält, gleichzeitig aber auch Wissen vermittelt (für wissenschaftliches Arbeiten habe ich in den Monatsnotizen vom März und April/ Mai einige Beispiele aufgeführt).

7. Freunde, Bekannte und Kolleg:innen

Der Austausch mit Freunden, Bekannten und Kolleg:innen ist wichtig. Und klar: „gute“ Gespräche kosten oft Zeit. Daher fällt es mir an dieser Stelle auch schwer diesen Punkt als (negativen) Zeitfresser aufzuführen. Vorenthalten wollte ich diesen aber auch nicht. In meinen Augen sind die sozialen Kontakte – aktuell mehr denn je – für mich eine der sinnvollsten „Ablenkungen“. Sie tragen für mich viel zu meiner allgemeinen Zufriedenheit bei und haben große Auswirkungen auf Arbeitsergebnisse und Denkprozesse. Im Rahmen unseres Digitaltags-Angebots Zusammen schreibst du weniger allein! haben wir über die Wichtigkeit des sozialen Miteinanders gesprochen und wie glücklich sich beispielsweise Studierende schätzen können, wenn sie auch in Zeiten kompletter digitaler Lehr-Lern-Szenarios nicht alleine vor sich hinarbeiten (das gilt natürlich auch für Schule oder Arbeit) und eine Art Arbeits- oder Schreibtandem haben. Mir ist hier auch wieder bewusst geworden wie viel Glück ich in meinem Studium hatte. Bei größeren Projekt-, Haus- oder Abschlussarbeiten war ich meist zusammen mit Kommilitonen:innen in der Bibliothek oder an anderen Lernorten. Geplant und ungeplant. Und so gab es immer mal wieder die Möglichkeit sich über aktuelle Projekte zu unterhalten, Frust herauszulassen und nebenbei auch genug Zeit für Smalltalk und anderen Quatsch zu haben. An Vieles davon denke ich heute noch sehr gerne zurück (und gefühlt weiß ich immer noch bis ins Detail bei vielen Gesprächen worum es ging, als wir uns auf den Fluren von HAW, Stabi oder den TU-Lernräumen gegenseitig unterstützt haben). Mitunter kam man so auch oft mit Studierenden komplett anderer Fachdisziplinen ins Gespräch und hat hier ganz andere Perspektiven auf die eigene Arbeit erhalten.

Mögliche Lösung:
Sofern ihr das Gefühl habt zu viele oder zu lange Gespräche zu führen, die immer wieder am Zeitkonto eures Projektes nagen, empfiehlt es sich einen produktiveren Mittelweg als bisher zu finden. Habt ihr nicht das Gefühl, dass es sich nach solchen Gesprächen wieder motivierter arbeiten lässt, so versucht vielleicht die Balance zwischen Smalltalk und fachlichen Inhalten anzupassen. Berichtet, woran ihr schreibt, überprüft so, ob ihr das Thema greifbar beschreiben könnt und schaut, wie andere Perspektiven auf euer Thema euch vielleicht auch neue Impulse geben können.

Wenn das schlechte Gewissen eine Rolle spielt („Ich muss weiterarbeiten und habe keine Zeit für Spaß“) können auch hier Pausenzeiten helfen, in denen man sich diese Gespräche zum eigenen Wohl gönnen sollte, bevor es wieder an den Schreibtisch geht.

Sollte es der Smalltalk bei Projekt- und Arbeitstreffen sein, der euch die Zeit raubt, so stellt sicher, dass diese Treffen möglichst pünktlich starten, die Teammitglieder vorbereitet sind und eine kleine Agenda mit ungefährem Zeitplan steht (der Klassiker in meinem Studium war oft, dass wir erst vor Ort die abzusprechenden Punkte festgezurrt haben). Zu starre Regeln sind dabei meiner Meinung nach aber auch nicht zielführend (Zeit für Smalltalk lassen!).

8. Aufräumen und Unordnung

Wir alle kennen das doch? Unangenehme oder einfach aufwändige Aufgaben schieben wir gerne mal vor uns hin, statt sie direkt zu erledigen. Auf einmal muss das Zimmer, der Schreibtisch oder der Kleiderschrank aufgeräumt werden. Es ist ganz dringend. Die Aufschieberitis hat also zugeschlagen (auch: Prokrastination). Und am Ende führt genau diese dazu, dass der Zeitdruck auf die Stimmung schlägt.

Mögliche Lösung:
Eine Strategie gegen das Prokrastinieren: die Gründe herausfinden und sich bewusst machen, dass die kurzfristige Erleichterung langfristig immer für mehr Stress sorgt. Kann uns mehr Struktur, beispielsweise mit Unterstützung durch digitale und analoge To-do-Listen oder Projektmanagementsoftware wie der Open-Source-Anwendung Gantt-Projekt vielleicht helfen, weniger Einstiegshürden in die selbst geschnürten Arbeitspakete zu haben? Vielleicht ist die Lösung an sich einfach und auch ein Blick in die Beitragsreihe zu Notizmethoden – wo es in vielen Beiträgen auch um Selbstmanagement und Struktur geht – kann bereits Abhilfe schaffen?

Wenn wir wieder und wieder durch die Unordnung auf unserem Schreibtisch ausgebremst werden, gibt es auch hier möglicherweise eine einfache Lösung. Statt zu lange zu arbeiten kann am Ende des Arbeitstages etwas Zeit zur Beseitigung der entstandenen Unordnung (bei mir auch in digitalen Zeiten oftmals buntes Zettelchaos) auf dem Schreibtisch investiert werden. Der Start am Folgetag fällt dann leichter. Dass ein aufgeräumter Schreibtisch für mich für den Start in den Arbeitstag (zusammen mit weiteren Ritualen) wichtig ist, habe ich auch im Beitrag Arbeiten und Lernen in den eigenen vier Wänden – Home-Office als Chance und Herausforderung beschrieben.

9. Zu wenig Erholung

Schon aus dem eigenen Studium kenne ich das Problem (und es hätte mich überrascht, wenn ich in unserem Austausch alleine damit gewesen wäre): Für eine gewisse Leistungsfähigkeit bei anstehenden Aufgaben ist ausreichend Schlaf für mich wichtig. Natürlich haben wir alle unterschiedliche Schlafbedürfnisse. Arbeitspakete sollten aber nicht regelmäßig bis spät in die Nacht bearbeitet werden, um dann nach vier oder fünf Stunden Schlaf bereits wieder am gleichen Thema zu sitzen. Eine konkrete zeitliche Empfehlung sollte also individuell unterschiedlich aussehen.

Mögliche Lösung:
In meinem Studium war bei Vorbereitungsveranstaltungen für Abschlussarbeiten oft die Rede von mindestens sechs Stunden Schlaf. Bei mir sind es gefühlt dann aber bis heute doch eher sieben bis acht Stunden, damit ich am Folgetag gut erholt arbeiten kann. Zur Vorbereitung auf intensive Arbeitsphasen hilft mir auch die Einführung neuer (vorübergehender) Gewohnheiten. So nutze ich möglichst feste Uhrzeiten wo der Stift fallen gelassen wird. Ich gehe in etwa zur gleichen Uhrzeit während dieser Phasen schlafen und stelle mir morgens passend dazu den Wecker, um Zeit für weitere Rituale für den guten Start in den Tag zu haben (beispielsweise ein kleiner Spaziergang am Morgen oder eine kurze Tour mit dem Fahrrad). Je regelmäßiger ich diesen Gewohnheiten nachgehe, desto besser funktionieren diese Automatismen bei mir. Der Wecker ist nach einigen Tagen dann oft gar nicht mehr nötig, da ich auch ohne Alarmglocke in etwa zur gleichen Zeit aufwache.

Zusammenfassung

Neben kleineren Tipps und Tricks, um zumindest in intensiveren Schreib- und Arbeitsphasen Ziele effizient und möglichst stressfrei zu erreichen (ich lasse Dank dem Hinweis im Seminar aktuell häufig erfolgreich das Smartphone im Nebenzimmer) können gängige Methoden des Selbstmanagements (z. B. das Eisenhower-Prinzip oder der ALPEN-Ansatz, etc.) helfen. Auch Hilfswerkzeuge wie Rechercheprotokolle für konkrete Arbeiten wie die Recherche oder Konzentrationsübungen (siehe auch: Mehr als 77 Tipps zum wissenschaftlichen Arbeiten) sind simple Lösungen, die viele Vorteile für den eigenen Umgang mit vorhandener Zeit haben können.
Einige der aufgeführten „Zeitfresser“ sehe ich auch nicht als Zeitdiebe, sondern Wohlfühlfaktoren, auf die ich persönlich nicht verzichten möchte. Doch wie seht ihr das und wie geht ihr mit den täglichen (zeitlichen) Herausforderungen im Studien- und Arbeitsalltag um? Schränkt ihr euch komplett ein? Nutzt ihr einfache Mittel und Strategien, die in diesem Beitrag fehlen oder habt ihr ähnliche Erfahrungen gesammelt? Lasst es uns gerne in den Kommentaren wissen.

Weiternutzung als OER ausdrücklich erlaubt: Dieses Werk und dessen Inhalte sind – sofern nicht anders angegeben – lizenziert unter CC BY 4.0. Nennung gemäß TULLU-Regel bitte wie folgt: „9 Zeitfresser und wie wir sie ganz einfach loswerden“ von Florian Hagen, Lizenz: CC BY 4.0. Der Beitrag steht auch als Markdowndatei und PDF zum Download zur Verfügung.